[네이버웍스 활용하기] 메신저를 만난 기업 관리 서비스, 어떤 효과 내나

[IT동아 남시현 기자] 기업의 디지털 전환은 단순히 기업의 정보를 전산화하는 수준을 뜻하지 않는다. 시장조사기관 IDC는 디지털 전환을 ‘기업이 가진 비즈니스 모델과 제품, 자산, 서비스를 디지털 역량과 결합해 시장의 파괴적인 변화에 적응하거나 이를 추진하는 지속적인 프로세스’로 정의하고 있다. 디지털 전환 이전의 기업을 종이에 인쇄된 책으로 비유하자면, 디지털 전환은 검색과 공유가 자유롭고 새로운 시장에 적응한 전자책이라 할 수 있다. 한마디로 기업의 영향력이 미치는 범위와 구성, 과정을 디지털로 재구성하는 과정인 셈이다.

디지털 전환은 주로 IDC(인터넷 데이터 센터)에서 클라우드로의 전환이나 전사적 자원 관리(Enterprise Resource Planning, ERP), 고객 관계 관리(Customer relationship management, CRM) 등의 디지털 체계 도입으로 시작하는데, 기업 문화와 소통 측면에서는 협업 툴 도입이 대세다. 협업 툴은 업무에 필요한 소통과 정보를 공유하는데 특화된 소프트웨어로, 사람과 사람, 조직과 조직이 업무 목적으로 의사소통하고 디지털화된 정보를 공유하기 위한 업무용 플랫폼이다.

네이버클라우드의 협업 툴 ‘네이버웍스’, 그리고 기업의 인사 및 재무정보를 디지털로 관리하는 ‘워크플레이스’를 활용해 기업의 디지털 소통이 어떻게 진행되고, 또 디지털화된 기업 정보가 어떤 방식으로 활용되는가를 짚어본다.

임직원 간 소통에 효율을 더하는 ‘네이버웍스’

네이버웍스는 네이버클라우드가 서비스하고 있는 업무용 협업 툴로, IT 기업이나 교육, 물류, 운송은 물론 의료·간호, 미용, 도소매업 등 국내외 20만 개 이상의 개인 및 기업이 활용하고 있다. 카카오톡이나 페이스북 메신저처럼 단순 대화는 물론 메일, 그룹 대화, 자료 공유 등 업무에 필수적인 기능이 함께 제공되는 게 특징이다.

네이버웍스의 대화 방법은 라인 메신저와 비슷하며, 업무에 필요한 부가 기능이 추가된 형태다. 개인 간 메시지나 그룹 대화가 가능하며, 이 상태로 노트 필기나 공유한 파일 관리, 일정 공유, 이전 대화 공개, 퇴사 구성원 제외 및 파일 공유(최대 2GB), 24시간 이내 메시지 회수 등 개인 메신저와 차별화된 업무 기능이 제공된다. 아울러 대용량 파일이나 부서, 팀 단위의 그룹 메일 주소, 스팸 차단 등 일반 메일과 차별화된 업무용 메일 서비스가 함께 제공되고, 공유 캘린더 등을 활용해 팀 일정을 공유할 수도 있다.

코로나 19 장기화로 비대면 업무의 주축으로 떠오른 화상회의 기능도 유용하다. 개인 메신저의 화상 기능은 다수가 참여하는 화상회의보다는 1:1 영상 통화에 가깝다. 통화 중 작업 공유나 다른 작업도 어렵고, 업무 용도로 활용하기 어렵다. 네이버웍스는 FHD(1,920x1,080) 해상도의 화면을 최대 16분할로 나눈 회의 기능을 제공하고, 모바일 참여를 포함해 최대 200명이 참가할 수 있다. 내부 임직원을 상대로 단체 회의를 주최하거나 팀별로 회의를 진행하는 등 다양하게 응용할 수 있다.

다국어 지원도 개인 메신저와 다른 점이다. 네이버웍스의 경우 파파고의 인공지능 번역 기술을 기반으로 우리나라 말을 포함해 영어, 일본어, 중국어 간·번체, 프랑스어, 베트남어, 태국어, 인도네시아어, 스페인어까지 총 9개 언어를 지원해 해외 지사의 직원이나 현장과의 소통도 유연하게 진행할 수 있다. 번역 기능은 메시지 뿐만 아니라 메일, 캘린더, 설문, 홈에서도 적용돼 원활한 소통과 업무 효율을 돕는다.

기업 정보를 디지털로 관리하는 ‘워크플레이스’

네이버클라우드가 자체 개발한 기업 정보 시스템, ‘워크플레이스’는 SaaS(서비스형 소프트웨어)로 제공되는 클라우드 기반의 기업정보 및 관리 서비스로, 구축이나 운영비 없이 서비스 비용만 내면 이용할 수 있다. 협업 툴 도입과 함께 기업 정보 시스템을 체계화하려는 기업이라면 함께 도입해볼 서비스다.

워크플레이스의 핵심 기능은 ▲ 근로기준법 및 고용 형태별 근태, 연차, 출퇴근 등의 근태관리 ▲ 회사 맞춤형 결재 서식부터 메일, 메시지를 통해 제공되는 결재 ▲ 조직 및 사원 정보, 근태 기록, 온라인 서약 등이 포함된 인사관리로 나뉘고, 기업 내 공지를 위한 게시판이나 지출, 비용 관리, 영업 및 회계 서비스까지 폭넓은 서비스로 구성된다. 다양한 API를 제공해 조직에 맞게 개발할 수 있는 개발자 도구도 포함된다.

실제 업무에서는 어떻게 사용될까. 유용한 기능 중 하나인 회계 관리 서비스를 살펴보자. 워크플레이스의 회계 기능은 비용, 지출, 영업, 근태 서비스에서 입력된 사용 금액, 주문 및 견적 금액, 경조금이나 출장수당을 자동 전표로 생성한다. 이렇게 모여진 전표는 출금을 통하여 자금의 실시간 처리와 흐름을 지원한다. 전표 생성 시 입력된 부가세 정보를 기준으로 사업장별 신고 기수에 신고하여야 하는 부가세 신고서 및 부속서류, 전산매체를 생성하여 부가세 신고를 할 수 있다. 국세청 홈택스와 연동하면 전자(세금)계산서와 현금영수증 매출/매입 내역을 가져와 대사 작업에 활용할 수도 있다.

최근 출시한 고정자산 관리 기능의 경우 고정 자산의 취득 및 처분, 감가 상각까지 반영할 수 있다. 워크플레이스의 다른 기능도 자체 기능에 그치지 않고 다른 워크플레이스 기능과 연동돼 업무 활동을 돕는다.

또한 카드사 법인 홈페이지에 등록한 회사 법인 카드 내역을 취합해 전날까지의 승인 내역을 빠르게 정산 신청할 수 있고, 법인 카드를 사용한 직원에게 정산을 위임하거나 법인 개인 카드로 회사 승인이 필요하지 않은 내역을 정산하는 등의 기능까지 제공한다. 또한 네이버 클로바의 광학문자인식 기술이 워크플레이스에 적용되었는데, 경비 정산 신청 시 영수증을 스캔하면 영수증의 결제 금액, 사용일, 사용처 정보를 인식하여 결재 서식에 자동 입력하고 영수증 이미지를 바로 업로드해 정산할 수 있다. 영수증 정보를 직접 입력하지 않아도 정확하고 빠르게 비용 정산 신청을 가능케하여 업무를 효율적으로 처리할 수 있게 돕는다.

협업 툴과 관리 도구, 조합했을 때 효과 커

네이버클라우드가 협업 툴인 네이버웍스와 기업 정보 시스템인 워크플레이스를 결합해서 사용하는 것을 제안하는 이유는 두 서비스 조합의 시너지가 크기 때문이다. 각 서비스만으로도 충분한 기능을 하지만, 네이버클라우드는 두 서비스를 통합 인증(Single sing-on, SSO)으로 한 번에 접근할 수 있도록 해 두 서비스를 동시에 관리하도록 한다.

이를테면 워크플레이스에서 부재를 신청하면 네이버웍스 캘린더에 자동으로 등록되고, 휴가나 출장의 경우 워크플레이스 상에서 수당과 회계 처리가 자동으로 반영된다. 근로와 결재, 인사 등 전 분야가 이런 방식으로 엮여있다. 서비스가 연동돼있으니 관리자 입장에서는 워크플레이스의 구성원 연계 정보를 통해 입·퇴사, 인사 발령, 조직 이동 등 구성원 정보를 일원화해 네이버웍스 상에서 활용할 수 있다.

다양한 솔루션과 연계할 수 있는 봇(Bot)을 통해 두 서비스를 연계하는 것도 가능하다. 네이버웍스의 메시지 봇인 ‘WorkNoti’를 활용하면 워크플레이스에서 진행 중인 결재 과정 중 나와 관련된 알림이나 게시글 등을 네이버웍스로 받아 업무 처리 속도를 끌어올릴 수 있고, 또 다른 예시로는 네이버웍스의 메시지 봇인 'WorkTalk'에서 출퇴근 시간 등록이나 연차 신청, 조회 등을 빠르게 확인하고 처리해 워크플레이스에 반영되도록 할 수 있다. 메시지 봇은 다양하게 활용할 수 있도록 기본 시스템이 제공되며, 개발 도구로 기업에 맞는 서비스로 개량할 수 있다.

기업의 디지털화, 소통과 관리부터 시작해도 좋다

2010년 이전까지만 해도 기업의 디지털화는 최소 중견기업에서 대기업에서나 준비하는 절차였다. 하지만 2010년 중반에 들어서 업무용 도구와 솔루션 시장이 확산하기 시작했고, 이제는 중소기업도 협업 툴이나 기업 정보 시스템을 도입하는 게 당연한 수순이 되고 있다. 기업도 이제 디지털화를 통해 기업 규모가 어떻든, 어디서 일하든, 어떤 디바이스를 사용하든 업무를 진행하는 게 당연하게 되고 있다. 작년부터 네이버가 네이버쇼핑에 입점한 스마트스토어 판매자를 대상으로 네이버웍스와 워크플레이스를 제공한 조치도 중소기업, 소상공인의 디지털화와 무관치 않다.

국내에서 선택할 수 있는 협업 툴은 네이버클라우드의 네이버웍스 이외에도 카카오워크, 잔디, 플로우, 두레이! 등을 선택할 수 있는데, 기업 정보 시스템을 동시에 도입할 수 있는 서비스는 아직까진 네이버웍스 뿐이다. 협업 툴마다 서비스의 개요나 최적화가 다르므로 직접 각각의 서비스를 경험해보고 최적의 서비스를 찾는 노력이 필요하다. 그러면서 기업 정보 시스템까지 함께 도입해 시너지를 창출하고 싶다면 네이버웍스와 워크플레이스를 우선 고려해보자.

글 / IT동아 남시현 (sh@itdonga.com)