기업 경쟁력 높이는 최적의 사무실, 이렇게 찾자

상당수의 업무를 온라인으로 처리할 수 있는 시대가 열렸지만 여전히 기업에게 있어 사무실은 중요하다. 좋은 사무실은 업무 효율을 높일 뿐 아니라, 직원들의 소속감과 애사심을 높이고 고객들에게 신뢰감을 주는 역할을 하기 때문이다.

하지만 상당수의 기업인들이 단순히 가격이나 면적, 위치 등의 일부 요소에만 집중하다가 좋은 사무실을 얻는데 실패하는 경우가 상당히 많다. 특히 스타트업이나 벤처기업의 경우, 작은 실수가 곧 경영위기로 이어지곤 하기 때문에, 창업 초반에 안정적이고 효율적인 거점을 마련하는 것이 더욱 중요할 수 밖에 없다. 그렇다면 좋은 사무실을 얻기 위해서는 어떤 과정을 거쳐야 할까?

물건 검색 이전에 중개인의 엄선이 더 중요한 이유

좋은 사무실을 얻기 위한 첫 걸음은 바로 좋은 부동산 중개인을 만나는 것이다. 최근에는 대형포탈 사이트 등을 통해서도 부동산 물건 검색이 가능하기 때문에, 굳이 중개인을 따로 고를 필요가 있을까? 라는 생각을 할 수도 있지만 현실은 그리 만만하지 않다.

포탈 사이트에 올라온 부동산 물건의 경우, 그 수는 많지만 제공하는 세부정보가 단편적인 경우가 많다. 부동산 그 중에서도 특히 사무실의 경우, 규격화된 물건이 많은 주택과는 달리 위치나 면적 외에도 주변 환경에 따라 가치가 크게 달라지기 마련이다. 하지만 온라인 상에서 이를 파악하기는 어렵기 때문에, 사용자들은 단순히 임대료가 면적대비 가장 저렴한, 혹은 원하는 지역에서 가장 저렴한 물건에만 눈이 갈 수 밖에 없다. 하지만 명심하자. 세상에 싸고 좋은 건 없다.

또 한 가지 유의할 점은 온라인 물건을 올린 주체다. 동일한 물건을 여러 중개인들이 동시에 잡아 둔 경우가 문제인데, 업자들끼리 경쟁을 하는 것 같지만 실은 서로 긴밀히 연결되어 있어 타인의 물건을 자신의 것인 양 등록하기도 한다. 이 때문에 물건을 보고 연락을 해도 해당 중개인이 그 물건에 대해 정확한 정보를 파악하지 못한 경우가 적지 않으며, 이런 중개인의 경우는 연락을 하더라도 대개 다른 물건을 선택하도록 유도를 하곤 한다. 이는 허위매물과 다를 바가 없다.

이 때문에 물건을 보기 이전에 중개인부터 선택하는 것이 좋다. 지인, 혹은 관계자를 통해 소개받는 것이 일반적이겠지만 최근에는 부동산, 특히 사무실만을 전문적으로 취급하는 부동산 컨설팅 업체도 적지 않으므로 이를 이용해 보는 것도 좋다. 이런 업체들은 다른 부동산 관련 업체들과 협업 네트워크를 구축하는 경우가 많으므로 이를 통해 자신과 잘 맞는 중개인을 만날 수 있다.

세세히 물어보는 중개인에게 더 주목하자

중개인을 고르는 가장 중요한 기준은 성실성이다. 이는 단순히 친절함의 여부가 아니라 임차인의 환경에 적합한 최적의 사무실은 무엇인지를 정확하게 분석할 수 있는 능력을 일컫는다. 만나자 마자 곧장 물건부터 제시하는 중개인 보다는 우선 고객의 정보를 철저하게 분석하려 하는 중개인을 선택하는 것이 바람직하다.

이를테면 고객의 회사명이나 업무 내용, 회사의 규모, 현재 이용하고 있는 사무실의 위치 및 규모, 직원 수, 심지어는 기존에 이용하던 사무실의 계약 내용까지 세세히 물어보는 중개인도 있는데, 이 때는 너무 거부감을 가지지 말고 공유할 수 있는 정보는 최대한 공유하는 것이 좋다. 이런 중개인이야 말로 최적의 사무실을 찾아줄 가능성이 높기 때문이다.

부동산, 특히 사무실의 경우는 거래를 하는 과정에서 생각치도 못한 변수가 나타나기도 한다. 이를테면 학원을 차리고자 하는 경우, 대피시설 등 소방법률을 고려해서 빌딩을 찾아야 하고, 병원이나 연구소를 유치하려면 폐기물 관련 시설 및 주변 민원에 대비할 수도 있어야 한다.

이 외에도 일부 임대인은 복장규정이 자유분방한 젊은 기업을 꺼리기도 하고, 특정 업종의 사무실이 입주하는 것을 거부하는 경우도 있는 등, 일반적이지 못한 변수 역시 많이 발생하는 곳이 이 시장이다. 임차인과 임대인은 이러한 서로의 정보를 잘 알지 못하므로, 중간에서 양측의 이러한 정보를 최대한 취합, 최적의 결과를 이끌어내고자 노력하는 것이 바로 좋은 중개인의 조건이다.

'최다' 아닌 '최적'의 투어를 해야 하는 이유

이렇게 정보를 공유하고 중개인을 선택하면 직접 물건을 보러 다니는 이른바 ‘투어’를 시작하게 된다. 무조건 투어를 많이 시켜주는 중개인이 일을 열심히 하는 것처럼 보일 수도 있지만 이는 착각이다. 오히려 너무 많은 리스트를 보여주는 곳은 경계하는 것이 좋다. 어차피 요즘은 부동산의 리스트를 확보하는 것이 매우 쉽다. 필요한 건 많은 리스트가 아닌 최적의 리스트다. 필요 이상으로 투어를 많이 하는 건 시간 낭비일 뿐 아니라 피곤한 일이기도 하다.

그리고 이렇게 과하게 많은 투어 리스트를 제안하는 중개인이 있다면, 반대로 고객 쪽에서 특정 물건을 한 번 제시해보자. 이 때 중개인 쪽에서 보여주지 않으려 하거나 가격이 갑자기 올랐다는 등의 핑계를 댄다면 평상시 정보조사를 게을리하는 중개인일 가능성이 크다. 그리고 사소한 수치나 옵션을 자주 틀리게 말하거나 대강 넘어가려고 하는 중개인 역시 의심해 보는 것이 좋다. 정말로 성실한 중개인은 최적의 물건을 제시하면서도 투어 횟수는 최소화한다.

투어 중에 지나칠 수 있는 '디테일'

이렇게 적절한 부동산 중개인을 선정하고, 최적화된 리스트를 받아 본격적인 투어를 시작했다면 절반정도는 이미 성공한 것이다. 이제부터는 물건에 집중하자. 해당 공간의 면적이나 구조, 위치, 실내 분위기 등은 당연히 잘 살펴야 하겠지만, 의외로 많이 놓치는 것이 바로 주변 환경이다. 엘리베이터나 화장실, 주차장 등의 규모만 따질 게 아니라 실제로 이용할 때의 동선이나 이용에 걸리는 시간 등도 세세하게 체크하도록 하자.

이를테면 IT 회사는 각 직원 당 2~3대의 PC 모니터를 쓰는 경우가 많으므로 1인당 최소 7~10 제곱미터(약 2~3평)의 공간이 필요하지만, 콜센터 업체의 경우는 직원 당 3~6 제곱미터(약 1~2평) 정도의 공간이면 충분하다. 이런 경우는 같은 공간을 훨씬 더 많은 인원이 이용하게 되며, 화장실 이용량도 비교할 수 없을 정도로 많아진다. 일부 임대인의 경우는 이런 임차인을 거부하는 경우도 있으므로 투어를 하기 전에 미리 합의를 하는 것이 시간 낭비를 줄이는 일이다. 성실한 중개인이라면 이런 점도 미리 고려하여 적정면적, 적정시설이 포함된 투어 리스트를 만든다.

또한 해당 건물에 어떤 업체가 입주해 있는 상태인지도 반드시 확인하는 것이 좋다. 이를테면 IT, 운수업, 여행업, 서비스업 등은 다른 업체와 가까운 위치에 있으면 시너지 효과를 볼 수 있지만, 금융업과 같이 경쟁이 심한 업종의 경우는 단독으로 입주하는 것이 좋다. 이 역시 투어 전에 중개인을 통해 반드시 확인해 두는 것이 좋다. 만약 이를 잘 대답하지 못하는 중개업소라면 성실성을 의심해 볼 만하다.

스타트업, 벤처라면 공유 오피스에 주목할 만

또한, 가장 중요한 건 역시 보증금, 월 임대료 등의 비용 문제일 것이다. 당장 가용할 수 있는 예산으로 도저히 맘에 드는 새 사무실을 찾을 수 없다면 조건을 수정하거나 ‘위워크’, ‘패스트파이브’ 등의 공유 오피스를 고려해보자. 일반적인 사무실의 경우, 10개월 어치 임대료 정도의 금액을 보증금으로 요구하는 경우가 많은데, 이런 공유 오피스는 1~2개월 임대료 수준의 보증금으로 입주가 가능하다.

그리고 공유 오피스는 각종 사무용 기기 및 시설을 다른 사무실과 공용으로 쓸 수 있고, 이용 중 점유 면적을 비교적 손쉽게 변경할 수 있어 스타트업이나 벤처기업에게 유용하다. 강남, 을지로 등의 대로변 빌딩에 세련된 인테리어의 사무실을 얻을 수 있고, 다양한 재능과 기술을 가진 개인이나 기업을 만나고 협업할 수 있는 기회가 제공되는 것도 장점이다. 다만, 보증금이 적은 대신 월 이용료가 아주 저렴한 편은 아니며, 자사만의 공간이라는 느낌이 그다지 없기 때문에 회사 규모가 어느 정도 커지면 독립적인 사무실을 얻는 것이 좋을 것이다.

계약은 눈앞, 독소조항 해소 위한 협상력 필요

투어 끝에 맘에 드는 사무실을 찾았다면 이젠 계약에 들어갈 차례다. 계약을 앞두고 가장 중요한 점은 임대인과의 협상이다. 비용 외에 임대인이 제시하는 조건을 정리한 문서를 꼼꼼히 살펴봐야한다. 이를테면 입주 기간이 끝나고 퇴거할 때 각종 인테리어를 원상복구 해야 한다는 조건 등이 있기 마련인데, 상당수의 임차인들이 이를 제대로 인지하지 못하다가 나중에 예상하지 못한 추가 비용을 들이는 경우도 있기 때문이다.

임차인에게 불리한 조항이 있다면 협상을 통해 해결을 시도해야 하는데, 위와 같은 항목을 고객에게 주지시키고 고도의 협상기술을 발휘하는 것 역시 좋은 중개인이 갖춰야 할 덕목이라 할 수 있다. 임차인이 원하는 사항을 중개인에게 솔직하게 말하는 것 역시 협상의 만족도를 높일 수 있는 조건 중 하나다. 간혹 임차인이 임대인과 직접 협상을 시도하는 경우도 있는데, 이 때 오히려 손해를 보기도 하니 유의하자. 건물을 가지고 있을 정도의 임대인이라면 이미 수 많은 협상 경험을 가진 베테랑인 경우가 많기 때문이다.

좋은 거점의 확보, 기업의 경쟁력으로 이어진다

위와 같은 사항을 인지한 상태로 절차를 진행했다면 상당히 높은 확률로 원하는 사무실을 얻을 수 있을 것이다. 중요한 건 무턱대고 물건을 검색하기 전에 좋은 부동산 중개업소, 중개인부터 만나야 한다는 것이고, 임차인은 중개인에게 최대한 많은 정보를 공유해 줘야 한다는 점이다.

또한, 무조건 싸고 좋은 사무실을 얻겠다는 무리수를 두지 않아야 한다는 점, 그리고 자사의 업무환경에 최적화된 적정면적 및 적정환경을 정확히 설정하면 투어의 횟수를 최소화할 수 있다는 점도 기억해 두자. 단지 자신의 물건을 빨리 팔기 위해 의미없이 많은 투어 리스트를 제공하는 중개인은 성실성을 의심해 볼 필요가 있다.

그 외에 초기 자금이 부족하거나 회사 규모가 유동적인 스타트업이나 벤처기업은 공유 오피스에 입주했을 때 의외로 높은 만족도를 얻을 수 있다는 점, 계약을 앞두고 있다면 임대인이 제시하는 각종 조건을 꼼꼼히 확인하며 때에 따라서는 중개인을 거쳐 협상에 나서야 한다는 점도 잊지 않아야 할 것이다. 이러한 노력을 하는 것은 물론 번거로운 일이지만, 그 만큼의 보답은 거의 확실하다. 좋은 거점을 가지고 있다는 것은 해당 기업의 중요한 경쟁력 중 하나이기 때문이다.

글 / 리퍼블릭 조성민 부대표(chosm@republiq.net)
정리 / IT동아 김영우(pengo@itdonga.com)

필자 소개: 조성민 컨설턴트는 과거 한국 IBM에서 16년 동안 근무하며 디지털 트랜스포메이션 관련 비즈니스 컨설팅 업무를 수행한 바 있다. 2018년 현재는 온라인 기반 오피스 컨설팅 플랫폼인 리퍼블릭(REPUBLIQ)의 부대표로 재임 중이다.