[구글앱 활용하기] 나만을 위한 일정 관리,구글 캘린더

강화영 hwa0@itdonga.com

[IT동아 강화영 기자] 코로나19 여파로 비대면 업무 방식이 확산됐다. 초반에는 업무 효율에 대한 우려가 있었으나, 반년 이상 적응 기간을 보내니 오히려 직원 만족도가 높아졌다. 지난 9월, 고용노동부 조사에 따르면 재택근무로 업무 효율이 높아졌다는 응답이 '매우 그렇다'와 '그런 편이다'를 합해 66.7%로 나타난 반면, '그렇지 않다'는 응답은 33.3%에 불과했다.

하지만 기업 입장은 다르다. 극복해야 할 문제로 아직 갈길이 멀다. 직원이 업무 시간에 자리를 지키고 있는지, 실제로 일을 하고 있는지 눈으로 확인할 길이 없으니 업무 일지를 쓰게 하는 등 근무 형태 변화를 계속해서 시도한다. '디지털 솔루션'은 기업 입장에서 생기는 직원 관리/의사소통 문제를 해결하고, 직원 입장에서 업무를 편하게 할 수 있게 돕는다.

비대면 업무는 코로나19 종식 이후에도 미래 근무 형태로 자리 잡을 가능성이 높다. 이같은 상황에서 구글은 디지털 솔루션 격인 여러 구글 앱을 무료로 제공하고 있다. 흔히 아는 구글 오피스뿐 아니라 화상 회의 서비스 '구글 미트', '구글 설문', 직장인 교육/평가/피드백을 위한 '구글 클래스룸' 등을 쉽고 간단하게 실무에 활용할 수 있다.

구글 캘린더
구글 캘린더

여기서는 업무 환경이 변해도 빠르게 적응하도록 작업 시간은 줄이고, 성과는 높이는 구글 앱 활용 방법을 정리해 설명한다. 당사 신간 <직장인 구글 실무/2020.10.13 발간> 본문 내용에서 핵심 사항을 간추렸다.

구글 캘린더에서 미팅 날짜와 시간, 장소 지정하기

'구글 캘린더'를 이용하면 미팅 날짜와 시간, 구글 미트 화상 회의를 관리하고 다른 사용자와 공유할 수 있다. 캘린더에 표시된 화상 회의 일정을 확인하고, 빠르게 구글 미트를 실행하는 방법을 알아본다. 크롬 웹브라우저를 실행한 다음, 화면 상단 프로필 이미지 바로 왼쪽에 있는 '구글 앱' 버튼을 누르고 '캘린더'를 선택한다.

구글 캘린더가 실행되면 캘린더 표시를 '월'로 지정한 다음, 일정을 지정하려는 날짜 영역을 선택한다. '제목 및 시간 추가' 대화상자가 표시되면 미팅 제목을 입력하고 '시간 찾기'를 누른다. 시간을 설정하기 위해 미팅 시간을 누른 다음 아래쪽으로 드래그하여 미팅 시간 범위를 지정한다. 미팅 위치를 지정하려면 '위치 추가'를 누른다.

입력창에 미팅 장소를 입력하면 위치 주소를 자동으로 검색한다. 맞는 주소를 선택하고, '저장' 버튼을 눌러 미팅 일정을 저장한다. '위치 추가'를 누르면 미팅 위치를 추가로 지정할 수 있다. 캘린더에 설정한 일정이 버튼 형식으로 나타나는데, 이를 누르면 일정 대화상자 나타난다. 미팅 장소를 클릭해보자. 구글 지도가 실행되면서 미팅 장소 소개와 위치 지도, 미팅 일정이 뜬다.

설정된 일정을 눌러 일정 대화상자 보기
설정된 일정을 눌러 일정 대화상자 보기

일정 수정하기

회사에서 미팅이나 일정이 변경되는 경우는 상당히 많다. 구글 캘린더 '일정 수정' 기능을 이용해 날짜와 시간, 장소를 바꾸자. 수정하려는 '일정' 버튼을 눌러 '일정 대화상자'가 나타나면, 일정을 수정하기 위해 연필 모양을 한 '일정 수정' 버튼을 누른다. 일정 수정 화면이 뜨면 미팅 시간을 수정하기 위해 시간 수정 메뉴에서 시간을 재설정한다. 미팅 주소를 수정하려면 주소 입력창에 변경된 주소를 입력해 검색된 주소를 선택한다. 변경된 일정이 수정되었다면, '저장' 버튼을 눌러 구글 캘린더에 저장한다.

시간 수정
시간 수정

화상 회의 일정을 미팅에 추가하기

오프라인 미팅 일정이 비대면 미팅으로 변경된다면, 구글 미트를 이용한 일정을 구글 캘린더에 추가할 수 있다. 일정 수정 기능으로 화상 회의 일정을 추가하자. 수정하려는 일정 날짜를 선택해 대화상자가 표시되면 일정을 수정하기 위해 '일정 수정' 버튼을 누른다.

일정 수정 화면이 나타나면 'Google Meet(구글 미트) 화상 회의 추가' 버튼을 선택한 다음 '저장' 버튼을 누른다. 해당 날짜에 일정 대화상자를 확인하면 'Google Meet으로 참여' 버튼이 있다. 버튼을 누르면 구글 미트가 실행된다. 참여할 준비가 됐다면 '지금 참 여하기' 버튼을 눌러 화상 회의에 참가한다.

일정 삭제하기

일정 대화상자에서 휴지통 모양을 한 '일정 삭제' 기능으로 없어진 일정을 삭제한다. 삭제된 일정을 복원하려면 실행 취소 기능을 이용해 원상태로 되돌릴 수 있다. 수정하려는 일정 버튼을 눌러 일정 대화상자가 표시되면 일정을 삭제하기 위해 '일정 삭제' 버튼을 누른다. 일정이 삭제 처리되면 화면 하단에 일정이 삭제되었다는 메시지가 나타난다. 일정 삭제를 취소하려면 화면 하단에 표시되는 메시지 창에서 '실행 취소'를 누른다.

반복 일정 추가하기

주간 회의나 월간 회의, 격주 휴무 등 반복되는 일정을 캘린더에 추가하면 편하다. 반복되는 범위와 주기를 설정한다. 구글 캘린더에서 원하는 날짜 영역을 선택한 다음, 일정 대화상자에서 일정 제목을 입력한다.

'시간 찾기'를 선택한다. 오른쪽 화면에서 원하는 시간을 선택하고 드래그하는 방법으로 시간을 설정한다. 기본 옵션은 '반복 안 함'으로 설정되어 있기 때문에 반복 일정을 설정하기 위해 '옵션 더보기'를 선택한다. 화면에서 '종일' 체크박스를 눌러 해제한 다음, 팝업 메뉴에서 반복되는 패턴을 선택한다. 예제에서는 '매주 월요일'을 선택하고 '저장' 버튼을 누른다. 구글 캘린더를 확인해 보면 단번에 매주 월요일, 동일 시간대로 일정이 지정됐음을 확인할 수 있다.

정리 / (주) 성안당 기획부 김해영 차장 (konan2213@naver.com)

글 / IT동아 강화영 (hwa0@itdonga.com)

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