전체 업무 중 37% 차지하는 회의, 어떻게 효율적으로 줄일 수 있을까?

[IT동아 이상우 기자] 오늘날 직장인은 일하는 시간과 공간을 제한하지 않는다. 자신이 가장 효율적으로 일할 수 있는 시간과 장소를 선택해 업무 집중도를 높이는 것은 물론, 출퇴근 시간을 조절하 아이를 돌보거나 퇴근 후 자신을 위한 시간을 갖는 등 일과 생활의 적절한 균형도 찾을 수 있다. 기업 역시 이러한 문화를 권장하는 추세이며, 특히 주 52시간 근무제 도입으로 인해 불필요한 업무 시간을 줄이고 효율성을 최대한 높이는 방법으로 유연 근무제나 원격 근무를 도입하기도 한다.

기업이 기존과 비교해 노동 시간을 줄이면서도 비슷한 수준의 업무 효율을 내기 위해서는 우선 낭비하는 시간을 줄여야 한다. 시스코가 지난해 1월 실시한 설문조사에서 지식노동자의 47%는 너무 많은 회의에 시간을 낭비하고 있다고 응답했으며, 업무 시간의 37%를 회의에 소요하고 있다고 답했다.

회의는 기업이 사업을 준비하거나 진행하면서 꾸준히 이뤄지는 업무지만, 회의라는 업무 자체에 지나치게 많은 시간을 쏟고 있다. 예를 들어 외근 중인 참석자가 모두 사무실로 돌아오기를 기다려야 하며, 회의에 필요한 발표 자료 준비 및 인쇄 등 회의 전 준비, 회의가 끝난 후에는 회의록 작성 및 자료 공유 등 불필요하게 낭비하는 시간이 많다.

먼 곳에 있는 지사와 정기적으로 회의를 진행한다면, 이들이 오가는 시간 역시 낭비하는 시간이다. 이를 위해 컨퍼런스 콜 같은 원격 음성 회의를 진행하기도 하지만, 이 같은 회의에는 자료 공유가 실시간으로 이뤄지는 것이 상대적으로 어려우며, 쌍방향 소통 역시 힘들다. 특히 기존 회의와 마찬가지로 회의실이라는 공간에서 진행해야 하기 때문에 각각의 회의실에 인원이 모두 모여 있어야 하는 점은 일반적인 회의와 큰 차이도 없다.

실제로 지금까지 최첨단이라고 말해온 회의실은 불필요한 요소가 많다. 예를 들어 화이트보드에 손으로 쓴 내용은 원격에서 회의에 참석 중인 다른 사용자에게 내용을 보여주기 어려우며, 사진으로 찍어 보관하지 않으면 언젠가는 사라질 수도 있는 정보다. 여기에 빔 프로젝터, 스피커, 화상회의용 카메라 등 고가의 장비가 많으며, 각 장비를 작동하기 위해 사용법을 배우거나 각 기기별 리모컨도 별도로 갖춰야 한다. 이러한 복잡한 회의실은 시스코 웹엑스로 모두 대체할 수 있다는 것이 시스코의 설명이다.

웹엑스는 개방성과 연결성에 초점을 둔 웹 컨퍼런스 플랫폼으로, 사용자가 어떤 장소에서 어떤 기기를 사용하든 쉽게 회의에 참석할 수 있다. 보통 웹 및 클라우드 기반 회의 솔루션은 전자칠판, 빔프로젝터, 웹캠 등을 사용하기 위해서는 PC가 필수적이다. 이와 달리 시스코 웹엑스는 PC를 포함해 스마트폰, 태블릿PC 등 다양한 장비를 이용할 수 있으며, 특히 웹엑스 보드 같은 장비를 활용할 경우 웹엑스의 모든 기능을 효율적으로 사용할 수 있다.

기존 솔루션과 비교해 높은 안정성 역시 특징이다. 기존의 컨퍼런스 콜은 물론, 일부 웹 기반 화상회의 솔루션은 회의 중 연결이 끊기거나 네트워크 문제로 음성 및 영상 품질이 저하되는 경우가 종종 발생한다. 이와 달리 시스코 웹엑스는 내부망은 물론, 해외에 있는 기업이나 사람과도 안정적인 연결이 가능하다.

시스코 콜라보레이션 전략사업부 조익성 부장은 "웹엑스는 전세계에 있는 25개의 시스코 웹엑스 전용 데이터센터를 통해 웹 컨퍼런스 트래픽을 처리한다. 비수기에 한 달간 이뤄지는 웹 컨퍼런스는 약 1억 3,000만 분(minute) 정도며, 회의가 많은 연말/연초에는 1억 8,000만 분에 이른다. 특히 외국에 있는 사람과 회의를 진행할 경우 각각의 지역에서 가장 가까운 IDC로 연결하고, IDC 사이에는 기가비트로 통신하기 때문에 통신망이 잘 갖춰지지 않은 지역에서도 서비스를 이용할 수 있다"고 설명했다.

과거 화상회의 프로세서는 회의실에 종속된 구조였다. 우선 회의를 시작하기 전에 전화, 문자메시지, 이메일, 메신저 등 외부적인 통신수단을 이용해 참석자에게 연락하고 회의 일정을 잡아야 한다. 회의 당일에는 모든 인원이 회의실에 모여야 하고, 음성이나 화상을 이용한 원격 회의라도 결국 각 지역에 있는 회의실에 참석자가 모여야 하는 것은 동일하다. 회의가 끝난 후에는 누군가가 회의 자료와 회의록을 정리해 공유하는 과정까지 거쳐야 한다.

시스코 웹엑스는 이러한 번거로움을 해결한 플랫폼이다. 웹엑스를 사용하는 누구나 각각의 '가상 회의실'을 가지고 있으며, PC, 스마트폰, 태블릿PC, 웹엑스 보드 등 자신에게 가까이 있는 기기를 이용해 회의 참석자에게 자신의 회의실로 초대하는 메시지를 보낼 수 있다. 회의 시작 시간이 되면 회의 참석 예정자에게 알림이 오며, 참석자는 자신이 가지고 있는 기기를 이용해 어떤 장소에서든 가상 회의실에 접속해 회의에 참석할 수 있다. 다양한 형태의 파일을 공유해 동시에 볼 수 있는 것은 물론, 회의 중 발생한 피드백 등도 회의가 끝나면 웹엑스 플랫폼에 저장된다. 또한, 회의 참석자의 음성을 텍스트로도 저장할 수 있어, 별도의 회의록을 작성하는 번거로움도 줄일 수 있다. 이 밖에도 인공지능 기반 음성인식 서비스를 통해 음성으로 명령을 내리는 것이 가능하며, 현재 일부 국가에서만 지원하는 회의 참석자 얼굴 인식 및 이름 표시 기능도 추가로 지원할 계획이다.

시스코 조익성 부장은 "주 52시간 근무제 도입 이후 이러한 솔루션에 대한 수요도 커졌다. 근무 시간의 37%를 회의에 사용한다는 설문조사 결과 처럼 하루 8시간 중 3시간 정도를 회의에 쓰고 있는 셈이다. 이러한 회의 시간을 줄이고 효율성을 높일 수 있는 것이 웹엑스다. 가령 직원 800명, 관리자 200명이 근무하는 기업에서 직접 인건비는 약 480억 원 규모인데, 이 중 37%는 177억 원에 이른다. 즉 회의 시간을 절반으로 줄이기만 해도 연간 수십억 원의 비용을 아낄 수 있는 셈이다"고 말했다.

또, "부동산 관련 비용 역시 줄이는 것이 가능하다. 웹엑스를 기반으로 컨퍼런스 룸을 꾸미고, 유연 근무제를 통해 고정 좌석을 줄이면 사무공간 임대에 필요한 비용 역시 줄어든다"고 덧붙였다.

웹엑스는 기업 회의뿐만 아니라 웨비나, 온라인 강의 등 다양한 용도로 활용 가능하다. 한양사이버대학의 경우 웹엑스를 기반으로 수강생 수나 기기에 제약 없는 실시간 영상 강의를 운영하고 있다.

한양사이버대학교는 시스코 웹엑스와 수강관리시스템을 연동해 멀티미디어 강의 세션을 무제한으로 생성할 수 있도록 했다. 앞서 언급한 것처럼 웹엑스는 시스코가 구축한 전용 데이터센터에서 트래픽을 처리하는 만큼 안정적이고 빠른 속도로 강의를 제공할 수 있으며, 특히 수강자는 기기 종류와 관계 없이 쉽게 강의에 참석할 수 있으며, 일방향으로 이뤄지던 기존 온라인 강의와 달리 강사와 수강생이 양방향으로 소통하며 강의를 진행할 수 있다. 강의가 끝나면 강의 내용이 자동으로 녹화 및 저장되는 것은 물론, 웹엑스 보드에 판서한 내용이나 실시간으로 공유한 자료 역시 그대로 저장할 수 있다.

이를 통해 기존 제약이 많았던 실시간 멀티미디어 강의 환경을 개선하는 동시에 유연한 원격 강의를 제공할 수 있게 됐다. 수강생의 편의성과 학습 만족도를 높이는 것은 물론, 교육의 질적 강화를 통한 경쟁력을 높여 국내외 학생 유치에 힘을 쏟을 수 있게 됐다는 설명이다. 특히 온라인 강의를 위해 필요한 서버 등의 인프라를 구축할 필요성도 없으며, 촬영을 위한 스튜디오 및 카메라 대신 웹엑스 기반의 강의실로 온/오프라인 강의를 동시에 진행할 수도 있다.

한양사이버대학교 김영대 팀장은 "시스코 웹엑스 솔루션을 통해 타 사이버대학과는 차별화된 수강 과정을 제공하고자 한다"며, "시스코 웹엑스 솔루션이 교수와 학생 간 소통을 원활하게 해주고 학생들의 학습 능률을 높여줄 것으로 기대 중"이라고 말했다.

글 / IT동아 이상우(lswoo@itdonga.com)