[홍순성의 에버노트 활용비법] 7. 영업사원이 에버노트로 고객관리하는 방법

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이문규 munch@itdonga.com

2015.10.13.

[IT동아]

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[편집자주] 에버노트(Evernote)는 PC, 스마트폰, 태블릿PC 등 거의 모든 IT기기를 지원하는 세계적인 노트 프로그램/앱입니다. 최근 들어 에버노트를 업무에 활용하는 사례가 늘어나면서, 에버노트에 대한 관심이 높아지고 있는데요. 이에 IT동아는 국내 에버노트 전문가인, 홍순성 홍스랩 대표가 공개하는 '에버노트 활용비법' 연재를 게재합니다. 에버노트는 기기에 따라 에버노트 홈페이지, 애플 앱스토어, 안드로이드 플레이스토어 등에서 내려받아 무료로 사용할 수 있습니다.

얼마 전 에버노트 사용자 컨퍼런스에서, 인기 웹툰 '미생'의 윤태호 작가는 자신에게 '하늘이 내려준 두 개의 소프트웨어'가 있는데, 하나는 MS 엑셀이며 다른 하나는 바로 에버노트라고 밝혔다. 이처럼 이 둘의 조합은 웹툰 작가에게 매우 의미있게 적용되는데, 이에 버금 가는 직업군으로 영업직을 꼽을 만하다.

영업사원은 대부분 액셀을 이용해 고객 정보를 관리하는데, 엑셀은 고객 각각의 상세 데이터를 넣기가 곤란하기 때문에 관련 정보를 따로 정리해 보관해야 한다. 예를 들어, 고객과 관련된 계약서나 서류가 있을 경우, 엑셀 시트 내에 함께 보관하지 못하기 때문에 따로 저장할 수밖에 없다. 이런 경우 에버노트를 사용하면 고객 데이터 정보와 기타 첨부 파일들을 한꺼번에 보관할 수 있다.

또한 노트 링크를 걸어두거나 태그를 추가 기록하면 나중에 검색하기 쉽고 고객과 함께 볼 수도 있으며, 다양한 기기에서 언제든지 접근해 내용을 추가하거나 수정할 수 있다. 고객관리 노트를 만들 때는 노트 제목을 통해 고객이나 제품 데이터를 확인할 수 있도록 입력하고, 태그를 넣어 작업 상황을 체크할 수 있도록 한다.

먼저 어떤식으로 작성하는 지를 예제로 설명한다. 아래 표에서 가로 축인 1, 2, 3, 4번 노트는 노트 제목을 의미하며, 세로 축인 (A), (B), (C)는 분류 방식으로 태그를 의미한다. 이 작성법을 '태그 테이블'이라고 칭한다.

표의 가로 축은 각각의 개별 노트를 뜻하며, 1번 노트에는 A태그와 C태그가, 2번 노트 에는 A와 B태그가 삽입되는 것이다. 여기서 태그 데이터는 분류이자 프로세스라고 보면 된다. 이에 대해서는 아래 자동차 영업사원의 실제 사례를 통해 자세하게 알아본다.

에버노트를 사용해 고객 정보와 영업자료를 관리하는 영업사원이 많아졌다. 다만 대부분 단순하게 노트를 작성하거나 여러 개의 노트북을 통해 자료를 분산된 형태로 관리하는 방식이다. 이런 방식은 입력되는 자료만 많아질 뿐, 이 정보를 제대로 분류, 정리하지 못해 무의미한 데이터로 쌓여간다. 이러한 단점을 보완해 에버노트로 고객 관리를 하는 방법은 다음과 같다.

일반적으로 영업사원이 고객관리 노트를 작성할 때 필요한 것은 크게 3가지다.

첫째, 구매자가 개인/법인인지 구분
둘째, 구매자의 차종은 무엇인가
셋째, 상담 후 구매(출고 고객)를 했는가

필수적으로 노트 본문에는 차량 상담에 관련된 서류나 전달한 내용이 체크박스와 함께 정리되어 있어야 하며, 종이서류는 꼭 스캔해서 함께 저장해야 한다.

아래는 고객 관리를 위한 노트 제목과 태그 작업 방법을 간단하게 태그 테이블로 작성한 예다. 작성은 에버노트 표로 작성하면 되며, 노트 제목 작성은 구매자의 이름 또는 회사명, 이를 구분을 하기 위해 개인과 법인을 입력한다.

여기서 홍길동, 삼성전자, 엘지전자, 차인표, 유해진 등은 각각의 노트에 해당된다. 태그는 개인, 법인, 가망고객, 출고고객, 차종을 의미하며, 작성한 모든 노트는 한꺼번에 묶어서 '#고객관리'라는 기호태그를 넣는다. 전체를 쉽게 구분하기 위해서다.

고객 관리 노트에서 중요한 것은 차량의 출고 여부와 누구에게 판매 되었는 지며, 이 자료를 기준으로 업무 완료 여부를 확인할 수 있다. 이를 토대로 노트 제목과 검색폴더 작업을 진행한 후 바로가기에 넣어두고 사용하면 된다.

아래는 자동차 영업사원의 노트 활용 예이며, 노트 작성은 참고할 수 있는 자료를 함께 볼 수 있도록 넣어 두는 것이 좋다. 태블릿PC나 스마트폰에서 신속히 편집한 뒤 고객에게 보여줄 수 있는 작업 환경을 고려하기를 바란다. 자신의 영업 내용에 따라 상세하게 정리하면 된다(아래는 가상의 내용이다).

최종적으로 에버노트로 고객관리 작업을 하다보면, 이를 기반으로 전체적인 작업 프로세스 구축도 가능하다고 본다. 실례로 구매자와 미팅 및 견적서, 차후 관리에 대한 일정관리를 할 수 있으며, 제품에 대한 상세 데이터를 입력해 놓으면 언제든지 꺼내서 고객에게 제공할 수 있다. 영업 활동을 수행하며 받은 명함도 에버노트로 관리할 수 있어 별도 작업을 고려하지 않아도 된다(에버노트로 명함관리하는 방법 - http://it.donga.com/22220).

에버노트와 고객관리, 할일관리, 명함관리,
영업관리 — 에버노트와 고객관리, 할일관리, 명함관리, 영업관리

이런 전반적인 자료 구축을 통해 월별로 판매량과 영업 사항을 알 수 있으며, 엑셀 만으로 작업했던 관리 작업에서 미흡했던 정보관리 부분을 해결할 수 있다. 위 내용은 필자의 에버노트 서적 <프로들의 에버노트>에서 자세하게 확인할 수 있다.

글 / 홍순성 (sshong@sshong.com)

홍순성 소장
홍스랩 대표(http://sshong.com). 스마트워 킹/정보관리 컨설턴트로 활동하며, 직장인을 위한 효율적인 업무 활용을 위한 맞춤 교육 컨설팅을 진행하고 있다. 한국 최초의 에버노트 서적인 <에버노트 라이프>를 출간했으며, 에버노트의 퍼블릭 스피킹 앰배서더를 겸하고 있다. 에버노트 3번째 책으로 <프로들의 에버노트>를 집필했으며, 이외 저서로 <에버노트 사용설명서>, <스마트 워킹 라이프> 외 3권이 있다.