[홍순성의 에버노트 활용비법] 5. 에버노트 협업을 위한 워크챗, 노트공유 사용법

[IT동아]

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[편집자주] 에버노트(Evernote)는 PC, 스마트폰, 태블릿PC 등 거의 모든 IT기기를 지원하는 세계적인 노트 프로그램/앱입니다. 최근 들어 에버노트를 업무에 활용하는 사례가 늘어나면서, 에버노트에 대한 관심이 높아지고 있는데요. 이에 IT동아는 국내 에버노트 전문가인, 홍순성 홍스랩 대표가 공개하는 '에버노트 활용비법' 연재를 게재합니다. 에버노트는 기기에 따라 에버노트 홈페이지, 애플 앱스토어, 안드로이드 플레이스토어 등에서 내려받아 무료로 사용할 수 있습니다.

에버노트를 업무환경에서 적극 활용하면서 사용량이 늘어나고 있으며, 이제는 이메일을 보내려 업무공간을 벗어나거나 다른 앱을 실행할 필요 없이, 다른 사람들과 자료를 공유하고, 대화하고, 협업할 수도 있다. 특히, '워크챗' 기능으로 채팅 중 노트와 노트북을 공유함으로써 업무와 그에 관한 대화 내용을 한 곳에 모아둘 수 있다. 직원들의 관심을 중요한 과제에 집중시키고 논의를 위한 협업 허브를 만들 수 있는 것이다. 이런 점에서 에버노트 협업 작업은 더욱 더 빠르고 간편해질 수 있다.

에버노트의 노트 공유 방식은 많은 사람들과 함께 작업해야 하는 프로젝트나 미팅 등 협업에 사용되는 기능이다. 복잡한 공유작업 없이 간편하게 노트를 주고 받을 수 있다.

• 특정 사용자와 노트를 공유하려면 워크챗 기능을 사용한다. 상대방에게 전달하려는 노트를 올린 후 '동기화'를 진행하면 바로 공유된다. 이렇듯 간편하게 작업할 수 있다 보니 컴퓨터와 스마트폰에서 많이 사용되고 있다(실제로 본 연재글도 필자와 IT동아 편집부 간의 워크챗 기능을 통해 실시간으로 공유되고 있다).

• 에버노트에 가입하지 않은 사용자를 위한 노트 공유 방식으로 '이메일로 보내기'와 '공개 링크 공유' 방식이 있다. 공개 링크 공유 방식은 링크를 보는 누구나 접속할 수 있기 때문에, 보안을 고려한다면 '이메일로 보내기' 방식을 사용하는 것이 좋다.

• 문자메시지나 카카오톡 등으로 노트를 공유하고 싶다면 '공개 링크 공유' 방식을 선택한다. 이 링크는 불특정 다수에게 전달될 수 있기 때문에 보안이 걱정된다면 URL주소를 보내고 난 후 중지 작업을 해야 한다. 중지 작업은 컴퓨터나 웹페이지를 통해 가능하며, 공유한 노트가 더 이상 공유되지 않도록 설정하는 것을 말한다.

(1)워크챗으로 노트 공유
워크챗은 단순한 노트 공유 방식이 아니라 노트 공유와 더불어 협업자와 실시간으로 커뮤니케이션을 할 수 있는 도구다. 워크챗은 노트와 노트북을 공유 할 수 있다.

• 워크챗으로 공유된 노트는 내 계정에서는 보이지만 계정 내에 존재하지 않는다. 따라서 노트를 보관하려면 노트를 복사하여 내 계정의 노트북에 따로 저장해야 한다. 이와 달리 노트북 자체가 워크챗으로 공유됐을 경우 노트와 다르게 내 계정에서 존재하며 언제든지 접근할 수 있는데, 그 차이는 아래와 같다.

• 워크챗으로 받은 노트북과 노트가 동기화되어 전달되면, 수정 및 보기 메뉴를 선택하여 권한 설정을 할 수 있다. 권한 설정에 따라 사용자는 공유한 노트를 편집하고 수정할 수 있다. 권한을 설정하면 워크챗 사용자에게만 접근 권한을 부여할 수 있기 때문에 보안성을 높일 수 있다.

• 특정 사용자와 워크챗을 하다가 다른 사용자를 추가해야 할 경우 기존 워크챗에 바로 추가할 수 없다. 사용자를 추가하려면 새로운 워크챗을 만들어서 작업해야 한다.

1) 에버노트를 실행한다. 공유하려는 노트 위에 오른쪽 마우스 버튼을 클릭한 후 [공유] > [노트 공유]를 선택해서 진행한다.

2) '노트 공유' 창이 나타나면 '받는 사람'에 이메일 주소를 입력한다. 한번이라도 워크챗을 함께 사용했다면 바로 워크챗 메시지가 나타나며, 그렇지 않다면 아래와 같은 화면에서 상대방의 이메일 주소를 입력하고 [보내기]를 클릭한다.

3) 워크챗 채팅 요청을 받은 사용자는 아래와 같이 수신 이메일을 받는다. [Evernote에서 회신하기]를 클릭한 후 자신의 에버노트 계정으로 로그인하면 바로 워크챗 채팅이 가능하다.

4) 워크챗이 시작되면 채팅 방식으로 대화 및 자료를 주고받을 수 있다. 주고 받은 모든 노트를 확인하고 싶다면 상위 클립 모양의 아이콘을 클릭하면 된다.

(2)공개 링크 공유
공개 링크 공유(공유 URL 복사)는 외부로 노트를 공유하는 기능이다. 에버노트를 사용하지 않는 불특정 다수에게 노트를 공유할 수 있다. 또한 에버노트 사용자가 공개된 노트를 제공 받았다면, 사용하고 있는 계정에 바로 저장할 수 있다.

예로, 스마트폰에서 카카오톡으로 공개 링크를 전달하는 방법으로 소개한다.

1) 에버노트 앱을 실행한다. 공유하려는 노트를 선택한 후 상위 우측 메뉴에서 [⋯] > [더 많은 공유 방 법] > [링크 게시]를 선택한다.

2) '공개 링크 공유' 목록에서 [카카오톡]을 선택한다. 카카오톡 이외에 메일이나, 여러 앱을 선택해서 공유할 수도 있다.

(3)이메일로 노트 공유
'이메일로 보내기' 기능을 사용하면 상대방이 에버노트를 사용하지 않더라도 자료를 전달할 수 있다. 노트를 이메일로 보내려면 노트 목록에서 노트를 선택한 후 노트를 보낼 상 대방의 메일을 입력하면 된다.

1) 에버노트를 실행한다. 이메일로 보낼 노트 위에 오른쪽 마우스 버튼을 클릭한 후 [공유] > [이메일로 보내기]를 선택한다.

2) '이메일로 노트 보내기' 창에서 받는 사람의 이메일 주소와 본문 내용을 작성한 후 [보내기] 버튼을 클릭한다.

이처럼 에버노트는 컴퓨터와 스마트폰 등을 통해 노트를 자유롭게 공유할 수 있다. 특히 워크챗을 통한 협업 작업은 에버노트 벗어나지 않고 진행할 수 있으며, 앞서 언급한 대로 채팅 중 노트와 노트북을 공유해 업무와 그에 관한 대화 내용을 한 곳에 모아둘 수 있어 협업 허브로 활용하기 좋다.

글 / 홍순성 (sshong@sshong.com)

홍스랩 대표(http://sshong.com). 스마트워 킹/정보관리 컨설턴트로 활동하며, 직장인을 위한 효율적인 업무 활용을 위한 맞춤 교육 컨설팅을 진행하고 있다. 한국 최초의 에버노트 서적인 <에버노트 라이프>를 출간했으며, 에버노트의 퍼블릭 스피킹 앰배서더를 겸하고 있다. 에버노트 3번째 책으로 <프로들의 에버노트>를 집필했으며, 이외 저서로 <에버노트 사용설명서>, <스마트 워킹 라이프> 외 3권이 있다.

정리 / IT동아 이문규 (munch@itdonga.com)