효율적인 문서 관리, '폴라리스 오피스 싱크'

[IT동아 안수영 기자] 모바일 시대가 도래하며 업무 환경도 바뀌었다. 많은 사람들이 스마트폰과 태블릿PC로 업무를 처리하고, 외부에서 이동을 하며 이메일과 문서를 확인하고 있다. 하나의 문서를 공유하고 여러 사람들이 협업을 하는 일도 있다.

이럴 때 유용한 프로그램이 클라우드 서비스다. 클라우드에 문서를 넣어두면 다양한 기기에서 문서를 열람할 수 있다. 클라우드 서비스는 동기화 기능을 지원해, 하나의 기기에서 편집한 내용을 다른 기기에서도 이어서 작업할 수 있다. 공유 기능을 통해 협업도 가능하다.

클라우드 서비스는 그 종류가 다양하며 각각의 장점을 지니고 있다. 그 중에서도 모바일에서 문서 확인 및 편집을 자주 하거나 폴라리스 오피스를 사용한다면 '폴라리스 오피스 싱크(Polaris Office Sync)'를 사용해 보는 것을 고려할 수 있다. 폴라리스 오피스는 인프라웨어에서 선보인 동기화 프로그램이다. 데스크탑에서 작업한 문서를 폴라리스 오피스 서비스로 동기화하고, 스마트폰에 있는 문서도 데스크탑에서 바로 이어서 작업할 수 있다.

시작하기

폴라리스 오피스 싱크는 폴라리스 오피스 홈페이지(https://www.polarisoffice.com/download) 또는 네이버 소프트웨어에서 무료로 내려받을 수 있다. 설치 방법은 간단하다. '다음' 버튼만 누르면 자동으로 설치가 진행된다.

폴라리스 오피스 싱크를 설치하면 로그인 화면이 나타난다. 클라우드 기능을 사용하려면 회원가입을 해야 한다. 페이스북 또는 구글플러스 계정을 이용하거나, 이름/이메일/비밀번호만 입력해서 회원가입을 할 수 있다.

다음으로 동기화 폴더 위치를 설정한다. 원하는 위치를 설정하면 해당 위치에 폴라리스 오피스 싱크 폴더가 생성된다. 이제 이 폴더에 넣어두는 파일은 모두 동기화돼, 폴라리스 오피스 모바일 앱과 웹페이지에서 확인할 수 있다.

폴라리스 오피스 싱크 무료 버전은 1GB의 저장 공간을 제공하며, 2대의 기기에서 동기화할 수 있다. 설치 후 로그인을 하면 300MB의 용량이 추가 제공된다. 만약 더 많은 용량과 더 많은 기기에서의 동기화를 원한다면 프리미엄 계정으로 업그레이드 하면 된다.

문서 공유하기

폴라리스 오피스 싱크를 이용하면 PC에서 작업한 문서를 모바일과 웹에서 확인 및 편집할 수 있다. 사용 방법은 간단하다. PC에서 원하는 문서를 선택한 뒤, 폴라리스 오피스 싱크의 폴더에 끌어다 넣기만 하면 된다.

이렇게 동기화한 문서를 모바일 또는 웹페이지에서 확인하려면 어떻게 해야 할까. 모바일을 이용할 경우, '폴라리스 오피스' 앱을 설치한 뒤 로그인하면 된다. 웹페이지를 이용할 경우 (https://www.polarisoffice.com /view/login)에서 로그인하면 된다. PC와 모바일, 웹페이지에서 모두 같은 파일을 볼 수 있다.

폴라리스 오피스 싱크에 넣어둔 문서는 해당 문서를 모바일 기기에서도 편집할 수 있다. 화면 오른쪽 상단에 있는 메뉴에서 ‘편집 모드’를 선택하면 된다. 화면 상단에 있는 도구들을 이용하면 문서를 좀 더 다채롭게 편집할 수 있다. 화면 왼쪽 상단의 문서 아이콘을 누르면 변경 내용을 저장할 수 있다.

한편, 폴라리스 오피스 싱크에 넣어둔 문서는 모바일 기기와 웹페이지에서 공유할 수 있다. 모바일 앱에서는 화면 오른쪽 상단의 메뉴에서 '공유'를 선택하면 된다.

모바일 앱에서 문서를 첨부파일로 보낼 경우, 원하는 앱을 선택하고 해당 앱에 파일을 첨부해서 원하는 사람에게 보낼 수 있다. 문서를 링크로 보낼 경우, 원하는 앱을 선택해 원하는 사람에게 URL을 보내거나 URL 복사만 할 수 있다.

‘공유하기’를 누르면 공유할 그룹을 선택하거나 생성한 뒤, 해당 그룹에서 문서를 공유할 수 있다. 다른 사람과 문서를 공유할 때는 폴라리스 오피스 계정 또는 이메일 계정으로 공유하면 된다.

이렇게 문서를 보내면 상대방도 이메일과 폴라리스 오피스 앱을 통해 해당 파일을 공유받을 수 있다.

한편, 웹페이지에서 공유하는 방법 역시 비슷하다. 폴라리스 오피스 웹페이지에서 로그인한 뒤, 원하는 문서에 마우스 오른쪽 버튼을 누른다. 여기서 ‘문서 공유’를 누르면 지정된 사용자에게 문서를 공유하거나, 링크를 통해 문서를 공유할 수 있다.

문서를 공유하면서 동료들과 대화를 나눌 수도 있으며, 이는 모바일 앱과 웹페이지 모두 가능하다. 모바일 앱과 웹페이지에서 대화 모양 아이콘을 클릭한 뒤, 원하는 상대방의 연락처를 선택하면 된다.

글 / IT동아 안수영(syahn@itdonga.com)

※본 기사는 네이버 소프트웨어(http://software.naver.com)의 스페셜리뷰 코너에도 함께 연재됩니다.