[IT운영관리] 5. "RPA 도대체 어떻게 도입해야 하나?", C레벨과 실무진 위한 RPA 이모저모

[연재순서]
1부-디지털전환 성공 키워드는?.. "철저한 분석", "IT 인프라 관리"(https://it.donga.com/101699/)
2부-"반복업무는 RPA에 맡겨라", 직원은 고부가가치 창출에 집중(https://it.donga.com/101767/)
3부-RPA는 '마법' 아니다.."철저한 준비 없으면 곤란"(https://it.donga.com/101801/)
4부-"해외에서 RPA는 승승장구".. 국내 RPA는 확산도 어려워(https://it.donga.com/101858/)
5부-"RPA 도대체 어떻게 도입해야 하나?", C레벨과 실무진 위한 RPA 이모저모(https://it.donga.com/101954/)
6부-속도 못내는 디지털전환, 기업 위기감은 커져.. "국내도 클라우드 기반 IT운영관리 필요"(https://it.donga.com/102041/)
7부-"IT인프라 관리 개별 기업이 감당 어려워"...AI와 결합한 IT운영관리 필수(https://it.donga.com/102101/)
8부-AI와 디지털전환.. 왜 생각만큼 발전이 없을까?(https://it.donga.com/102210/)
9부-MSP "클라우드는 완전히 새로운 기술"... 클라우드 관리의 전문성 필요(https://it.donga.com/102270/)
10부-"IT시스템 도입보단 운영관리가 더 중요하다"(https://it.donga.com/102361/)

요즘 떠오르는 대세는 RPA(로봇프로세스자동화)다. 많은 기업이 RPA를 도입하면서 불필요한 인건비를 줄일 수 있었고, 업무 생산성도 극적으로 증가시켰단 소식이 들려온다. 그렇다면, RPA는 단순히 ‘도입’만 하면 마법처럼 비용 절감과 생산성 증대를 가져오는 걸까? RPA 도입을 원하는 C레벨 경영진과 RPA 도입에 망설이게 되는 실무진들을 위해서, IT운영관리 솔루션 ‘ITOMS(아이톰즈)’를 제공하는 인포플라의 최인묵 대표와 함께 RPA와 관련된 궁금한 점을 뽑아서 답변했다.

1.RPA는 구체적으로 어떤 일에 쓸 수 있나요?

“RPA는 행정, 공장, 금융, 의료, IT운영 등 다양한 분야의 업무 자동화에 사용되고 있습니다. 예를 들어보겠습니다. 자사의 그룹웨어와 ERP(전사적자원관리) 시스템에서 자료를 검색하고, 해당 내용을 엑셀에 정리해서 메일로 보내는 작업은 회사 직원들이 주기적으로 하는 일입니다. 이런 자료 검색, 엑셀 작업, 메일 보내기 같은 일상적인 업무를 RPA로 자동화할 수 있습니다”

2.RPA가 사람처럼 직접 판단을 하는 것도 가능한가요?

“현재 단계에선 RPA가 하는 일은 사람이 하던 단순 반복 작업을 대신하는 것입니다. 사람처럼 판단을 하진 못하죠. 주관적인 판단은 RPA가 잠시 멈춘 다음, 사람이 하는 것입니다”

3.RPA와 매크로는 어떻게 다른가요?

“RPA는 매크로보다 훨씬 고도화된 방식의 소프트웨어입니다. 매크로가 하나의 프로그램 안에서 여러 명령어를 자동으로 진행하는 개념이라면, RPA는 여러 프로그램을 넘나들면서 명령어를 자동화하는 것입니다. RPA는 업무 수행 과정 중 여러 프로그램을 연결하는 인티그레이션이 가능해서 digital glue(디지털 접착제)라고도 불립니다”

4.RPA를 쓰면 어떤 점이 좋나요?

“단순 반복적인 일을 RPA에게 시킬 수 있으니 직원들의 업무 부담을 덜어줄 수 있습니다. 또한, RPA는 사람이 저지를 수 있는 휴먼 에러를 줄이고, 업무 생산성을 증대시키며, 인건비를 절약할 수 있다는 장점이 있습니다”

5.실무자 입장에선 RPA가 도입되면 일자리가 사라지진 않을까 걱정됩니다. 이러한 문제를 어떻게 완화시킬 수 있을까요?

“그렇게 생각할 수도 있지만, 대부분의 근로자는 단순 반복 업무에 치여서 더 중요한 업무를 하지 못하는 게 현실입니다. RPA를 통해서 실무자들은 더 중요한 업무에 집중하면서 생산성을 높이고, 업무 범위를 확대할 수 있습니다”

6.회사 내부에 RPA를 담당하는 개발인력이 필요한가요?

“지속적으로 RPA를 운영 및 확대할 목적이라면 내부에 RPA 개발 인력이 있는 것이 유리합니다. 회사 업무는 수시로 변경되니 이를 즉시 RPA에 반영하려면 자사 업무 프로세스를 잘 이해하는 개발인력을 보유하는 게 좋겠죠”

7.보통 해외 RPA를 많이 쓰는 거 같던데 국내 RPA 업체들은 경쟁력이 떨어지는 건가요?

“RPA의 개념과 솔루션이 해외에서 먼저 시작되었고, 해외 사업 여건이 좋다 보니 해외 업체들이 막대한 투자를 받았습니다. 덕분에 빠른 연구 및 개발 속도로 UI, 안정성, 기능 유연성이 국내 기업에 비해 다소 높은 편입니다. 다만, 국내 업체도 충분히 좋은 RPA를 개발했고, 해외 업체보다 가격이 더 저렴하단 경쟁력이 있습니다”

8.요즘 IT운영관리 얘기가 나오는데 이건 RPA랑 어떻게 다른 건가요? IT운영관리 솔루션에도 보통 자동화 기능이 있지 않나요?

“과거의 IT운영관리는 SM(System Management)조직 인력이 장비에 직접 접속해 모니터링, PW변경 등 명령어 기반 작업을 수행하는 방식이었습니다. 물론 지금도 일부 패키지 S/W를 통해 단위업무를 자동화하고 있긴 합니다. 다만, 단위업무 자동화를 위한 패키지 S/W는 너무 가격이 높아(ex: 3000대 기준 PW관리 툴 가격이 15억 원) 사용이 제한적일 수밖에 없습니다.

외국 시장에선 현재 IT운영관리 업무가 클라우드 상에서 통합 및 자동화돼 저렴한 가격의 구독형 Saas 서비스로 제공됩니다. 미국 기업인 서비스나우 업체는 이러한 IT운영관리 클라우드 서비스를 제공하고 있는데, 1년 매출이 5조 원이 넘습니다. 국내 시장도 이런 방향으로 가야 하기 때문에, 인포플라도 AI 기반의 IT운영관리 자동화 제품을 패키지 및 클라우드 형태로 국내외로 공급하고 있습니다”

9.RPA는 대기업이나 중견기업만 도입하는 게 나을까요? 중소상공인(Small-Medium sized Business)도 도입하면 효과가 클까요?

“국내의 경우 RPA는 금융기관을 시작으로 대기업, 관공서로 확산되고 있습니다. 1인이 여러 업무를 담당하고 있는 중소상공인도 RPA 도입 시 더 큰 효과가 있을 것으로 보이며, 이를 위한 국가적인 지원도 필요한 상황입니다”

10.RPA는 로봇 1대당 보통 가격이 얼마나 하는지 궁금해요. 그리고, 로봇 1대로는 한가지 업무만 자동화할 수 있는 건가요?

“RPA는 보통 로봇, 스크립트 에디터, 모니터링 시스템 등 세 가지로 구성됩니다. 로봇의 경우에만 1년에 1대당 약 800만 원정도 들어갑니다. 비교적 높은 금액이죠. 대신 로봇은 24시간 구동이 가능하며, 1대를 도입해도 여러 업무를 돌아가며 반복 수행할 수 있는 장점이 있습니다. 다만, 여러 업무를 자동화할 땐 RPA 스크립트를 제작해야 하므로 비용이 더 많이 든다는 점 유의해야 합니다”

11.RPA를 도입할 때 걸림돌이 어떤 업무가 RPA와 호환성이 좋은지 분석하는 것이라고 들었습니다. 이때 컨설팅 업체를 끼고 일을 진행해야 하나요? 실무진에서 협조를 잘 안 한다면 어떤 대응이 필요할까요?

“업무 자동화를 하려면 개발자가 해당 업무를 충분히 이해해야 합니다. 그래야 RPA 자동화 스크립트를 만들 수 있거든요. 큰 비용과 오랜 시간이 필요한 작업입니다. 기존에는 전문 컨설팅업체가 업무 분석을 먼저하고, 후에 개발업체가 스크립트를 제작하는 형태로 많이 일했습니다. 현재는 개발업체에서 컨설팅팀을 구성해 업무분석과 개발을 동시에 진행하는 경우가 빈번합니다. 실무진의 협조를 얻으려면 우선 디지털전환과 관련된 내부합의를 이루는 것이 중요합니다”

12. RPA를 도입하면 중앙에서도 다 관리가 가능한가요? 아니면 개인이 알아서 관리하고 사용하는 건지 궁금합니다.

“1인 1(RPA)비서의 역할이라면 개인이 관리해야 하며, 전체적인 업무라면 중앙에서 관리하도록 설치하고 운영해야 합니다”

13.인공지능과 RPA가 결합되면 어떤 기능이 가능할까요?

“현재 RPA는 OCR(글씨 인식) 등 제한적인 인공지능 기능과 결합시킬 수 있으며, 이를 통해 더 많은 업무를 자동화할 수 있습니다. 미래엔 인공지능이 스스로 판단해 업무를 수행하는 것도 어느 정도 가능할 것입니다”

14.RPA는 보안의 위협이 없나요? 이를 어떻게 대비해야 할까요?

“RPA가 동작하는 시점에는 PC 화면이 잠긴 상태로 있으면 안 됩니다. 이 시점이 보안에 취약한 시기죠. 보안을 강화하려면 PC에 사람이 접근하지 못하도록 물리적인 격리를 하는 것이 좋습니다. 클라우드 형태의 서비스는 서버에 물리적으로 접근이 불가능하니 보안성이 더 강한 편입니다”

15.RPA를 도입하고도 이후에 추가적인 관리가 필요한가요?

“모든 IT시스템은 유지보수가 필요합니다. 로봇과 스크립트도 유지 및 보수가 수시로 필요합니다. 외부 웹사이트에서 홈택스 자료를 조회하는 작업도 RPA가 하는데, 만약 홈택스 웹사이트가 리뉴얼됐다면 로봇이 동작을 하지 못하게 됩니다. 이런 경우엔 스크립트를 수정해야 합니다”

16.RPA업체들도 여러 곳이 있다고 들었습니다. RPA업체를 선정할 때 뭘 중요시하게 봐야 할까요?

“해당 업체의 RPA 제품이 회사에서 자동화할 업무에 적절한지 제품 비교를 하는 것이 중요합니다. RPA 제품은 표준화가 되어있지 않기에 제품마다 기능의 차이가 있습니다. 또한, 업체의 기술지원 능력도 중요할 것으로 판단됩니다”

17.RPA는 기존 IT운영 시스템에서 바로 쓸 수 있는 건가요?

“RPA를 통해 업무 자동화를 하려면 기존 업무 및 IT인프라를 분석해야 합니다. IT운영관리 업무는 수십 가지에서 수백 가지에 이르며, 장비마다 운영체제가 다른 경우가 대부분입니다. PW(패스워드)변경이라는 단일업무도 운영체제마다 장비에 로그인하는 단계, PW변경 명령 단계를 위한 명령어가 모두 다릅니다. 이와 같은 환경이 IT운영관리 분야가 다른 분야와 차별화되는 부분입니다.

RPA 제품에 따라 CLI(Command Line Interface)환경, 웹환경, 캡차(CAPCHAR)환경, RDP(Remote Desktop Protocol) 환경 등을 지원하는 수준이 모두 다릅니다. 하나의 RPA 제품만으로 모든 환경에서 자동화를 하는 건 어렵습니다. 그래서, RPA 제품을 통합해서 운영하고, 서로 다른 형식의 결과를 분석해 사용자에게 표출하는 IT운영관리 시스템이 필요한 것입니다. 인포플라의 ITOMS 같은 IT운영관리 서비스는 이를 위해서 존재합니다. ITOMS 등의 IT운영관리 서비스는 여러 RPA 제품과 협업해 다양한 운영체제에 대한 표준 자동화 스크립트를 개발하므로, IT운영업무의 관리와 추가 자동화가 지속적으로 가능합니다”

18.보통 RPA를 구현하려면 시간이 얼마 정도 걸릴까요?

“RPA 개발은 개발자의 기술 수준이나 경험 그리고 RPA에 포함되는 기능에 따라 천차만별입니다. RPA를 도입할 때 용역업체를 통한다면 간단한 업무 같은 경우엔 반나절 동안으로도 자동화할 수 있습니다. 물론, 업무 분석을 먼저 해야 하지만요. 일반적인 자동화 업무는 복잡하니 1~2달 정도는 걸립니다. 다만, RPA는 꼭 용역업체를 통해서만 가능한 게 아니며, 회사가 자체적으로 하는 것도 가능합니다. RPA를 수정하거나 고도화할 때마다 매번 용역업체를 통할 수는 없으니까요”

글 / 인포플라 최인묵 대표

인포플라는 수많은 IT장비와 각 장비를 이용하기 위한 운영체제, 운영체제 위에서 실행하는 프로그램 등을 보다 쉽게 사용하도록 돕는 ‘ITOMS(아이톰즈)’를 개발했다. ITOMS란 사람이 하던 단순 반복 작업을 RPA로 해결할 때 각 작업 특성에 적절한 RPA를 자동으로 적용하며, RPA 작업을 관리 및 모니터링할 수 있는 IT운영관리 시스템이다. ITOMS는 1만 대 이상의 대규모 장비 및 서비스를 운영하는 공공기관의 IT운영관리 시스템으로 선정된 바 있으며, 미국의 쇼핑센터 및 열감지 운영사에 수출되기도 했다.

정리 / IT동아 정연호 (hoho@itdonga.com)