전자결재·ERP 동시 도입한 ‘인천문화재단’, 배경에 NHN두레이 조력 있었다

[IT동아 남시현 기자] 지난 2021년 9월, 과학기술정보통신부에서 공공 부문의 디지털 경제 도입, 클라우드 경쟁력 확보를 위해 ‘제3차 클라우드컴퓨팅 기본계획’을 발표했다. 기본 계획은 공공 부문의 디지털 경제 도입, 클라우드 경쟁력 확보가 목표다. 앞서 1차 사업은 중소기업 클라우드 지원 및 보안인증제 도입, 2차는 중앙부처 및 지자체의 민간 클라우드 도입 독려가 포함됐다. 3차 계획은 공공부문의 민간 클라우드 우선 이용과 행정기관 내부 업무 시스템의 클라우드 이용 확대, 서비스형 소프트웨어(SaaS) 전면 전환 등 보다 강력한 클라우드 전환의 내용을 담는다.

정부 발표에 따라 각 공공기관은 클라우드 대전환이라는 목표를 수립했으나, 목표 달성은 요원한 상황이다. 공공기관은 ‘디지털서비스이용지원시스템’을 거쳐 클라우드를 도입하는데, 다수의 공공기관에는 클라우드 도입 전문 인력이 없고, 기관 성격과 도입 규모, 적용 방식이 다르다. 국가정보원 보안적합성 검증도 필요해 현실적으로 전환이 어렵다. 그럼에도 불구하고 SaaS 기반의 협업도구, 전자결재, ERP(전사적 자원관리)까지 도입하는 주목할만한 디지털 전환 사례들도 등장하고 있다.

바로 인천문화재단의 이야기다. 지난해 한국지능정보사회진흥원(NIA)의 디지털 서비스 이용확산 사업으로 전자결재, SaaS ERP를 동시에 도입했다. 비 IT 인력으로 성공적인 디지털 전환을 이뤄낸 인천문화재단의 박소현 홍보협력팀 팀장을 만나 얘기를 나눴다.

전산 인력 없는 ‘홍보협력팀’, 디지털 전환 어떻게 가능했나?

인천문화재단은 2004년 인천 지역 내 예술인과 예술 단체의 창작 활동, 생활 문화, 문화 예술교육 연구 등을 지원하고자 설립됐다. 박소현 팀장은 2008년부터 재직했고, 현재는 기관 홍보업무를 맡고 있다. 박소현 팀장은 “홍보협력팀은 재단 설립 20주년을 맞아 지난해 3월 조직된 부서로 재단 기관 홍보 전반에 대한 업무와 더불어 TV, 지하철 광고 등의 캠페인과 포털 사이트 광고 업무, 기부금 사업, 대외 협력 업무, 통합 문화이용권의 광역 사무처 관리 등을 맡고 있다. 또 재단의 주요 전략과제 중 하나인 디지털전환과제를 담당하는 정보화사업도 맡고 있다” 라고 주요업무를 소개했다.

기본적인 업무는 지역 내 문화산업 관련인데, 이번 인터뷰의 핵심은 ‘정보화사업’이다. 박소현 팀장은 “전자결재와 ERP를 도입한 것은 2023년 수립된 정보화전략계획이 바탕이고, 시작은 공공기관 홈페이지 총량제부터다. 분산된 홈페이지를 한 개의 통합된 재단 포털로 개편하는 작업이었는데, 외부 자문을 받아보니 구형 그룹웨어를 대체하고, 그러면서 업무 포털과 메신저, 전자결재도 도입해야 했다. 그래서 나를 포함한 비IT 인력 두 명이서 인천문화재단의 디지털 전환이라는 엄청난 사업을 시작하게 됐다”라며 설명을 시작했다.

인천문화재단는 주로 문화예술 분야에서 활동하나, 이번 인터뷰는 초점을 맞춘 영역은 ‘정보화사업’이다. 박소현 팀장은 “분산된 홈페이지를 하나로 통합하는 인천문화재단통합포털구축 사업과 ‘공공기관 홈페이지 총량제’가 출발점이 되었다. 재단 포털로 개편하는 작업을 진행하려 외부 자문을 받아보니 구형 그룹웨어 대체, 업무 포털과 메신저, 전자결재 도입이 필요했다. 지난해 3월 말부터 본격적으로 사업을 진행했고 8월에 한 명 더 합류했다. 비 IT 인력이 인천문화재단의 디지털 전환이라는 엄청난 사업을 시작하게 된 것이다. 전자결재와 ERP 도입은 2023년 수립된 정보화전략계획 바탕으로 진행됐다”라고 설명했다.

박소현 팀장은 “2023년 클라우드컴퓨팅서비스 활용모델 사업 대체 기관으로 추천되어 두레이 메일을 도입했다. 협업툴 도입도 함께 고민하던 중 4월에 NIA 디지털서비스이용확산 지원사업 대상에 선정되면서 NHN두레이, 올샵 ERP를 동시에 도입했다. 새로운 시스템 도입을 위해 국정원 보안성 검토도 진행했고, 문화체육관광국 소속 문화정책과 담당자만 만나다 처음으로 정보화 담당관실을 찾아가기도 했다”라고 말했다.

이어 “예술 사조라면 익숙하지만, SaaS나 구축형, SSO(싱글 사인온), CSAP(클라우드서비스 보안인증) 같은 단어는 너무 낯설었다. 하지만 내용을 필사하며 외워서 재단 사례를 발표했다. 특히나 우리 같은 중소 형태의 재단이 전국에 100여 곳이 넘고, 전산 직렬도 인프라도 없는 곳도 많다. 인천문화재단이 두 영역을 동시에 안착시킨다면 전국적인 도입 사례로 활용할 수 있을 것이라 설득했다”라고 덧붙였다. 덕분인지 인천문화재단은 전자결재와 ERP 모두를 기관에 도입하는 탁월한 성과로 지원을 받는 쾌거를 이뤘다.

“데이터 기반 업무 체계, 행정 서비스 마련··· 업무 프로세스도 개편돼”

인천문화재단의 업무시스템은 NHN 두레이의 전자결재 및 협업툴, 전사적 자원관리는 올샵으로 이원화돼 있고, 올해 3월까지 완전 연동을 앞두고 있다. 박소현 팀장은 “내부 자원과 관련된 결재는 올샵에서 시작해 연동된 두레이 전자결재로 업무를 완료한다. 두 체계는 SSO로 엮여 있고, 6월 이후에는 외부 업무와 연결되는 통합포털과도 연결돼 삼각 체계의 업무 시스템이 갖춰진다”고 말했다. 박소현 팀장은 이 체계를 완성한 공을 NHN 두레이를 비롯한 다양한 협력사로 돌린다.

박소현 팀장은 “정보화 사업의 핵심은 재단 구성원들이 일을 편리하고 쉽게 하는 것”이라면서, “다행히 시기별로 많은 전문가들의 도움과 제안, 사업 기회가 있었다. 특히 NHN두레이 사업부에서 정보화 체계 구축에 필요한 세세한 도움을 주었고, 때로는 함께 담당 공무원을 찾아가 사업 논의를 하기도 했다”라고 말했다. 또한 “진행 과정마다 필요한 부분을 상세히 파악하고, 모르는 점은 특히 일상적으로 소통하는 NHN두레이 온보팅 팀과 이해관계자의 힘을 최대한 빌려 방향을 잡아온 덕분”이라고 개인적인 소감을 덧붙였다.

스마트 협업 시스템이 자리잡고, 인천문화재단의 업무 문화는 크게 바뀌었다. 박소현 팀장은 “과거에는 문자, 네이트온 등으로 소통했고, 별도 웹하드로 자료를 공유하고, 포스트잇으로 회의실을 예약했다. 공수가 가장 많이 드는 업무는 주간업무보고 절차였다. 각 부서별로 문서 하나를 하급자부터 상급자까지 순차적으로 편집해 완성했는데, 다섯 명이 문서 하나를 완성하기까지 여섯 번의 메일을 써야했다”라면서 “두레이 메일과 협업툴을 도입해 지금은 문제가 해결됐다. 두레이 측에서 세 번에 걸쳐 전체 교육을 제공했고, 팀마다 한 명씩 키맨을 설정해 두레이 활용법을 전파했다”라고 협업문화 전파 노하우를 전했다.

이어서 “인천문화재단은 107명으로 구성된 조직이고, 업무 별로 인천의 주요 문화시설에 분산돼 있다. 과거에는 메일로 소통했으나 지금은 두레이를 기반으로 기록용, 업무 성격별로 구분하고, 이를 폴더로 정리해 프로젝트로 업무를 쌓고 있다. 담당자 멘션 등을 활용해 실시간으로 업무를 확인하고 위키 기능으로 임직원 간 업무 인수인계 등을 가이드북 형태로 구축했다. 재단 외부 인원도손님 계정으로 프로젝트에 참여시킬 수 있어 업무 효율도 크게 올랐다”라고 말했다. 지난해 8월 합류해 함께 정보화 업무를 수행 중인 팀원도 과거 프로젝트 등의 기록이 두레이에 남아있어 NIA 사업 등의 사업에 빠르게 적응할 수 있었다고 덧붙였다.

전자결재는 박소현 팀장이 특히 신경 쓴 부분이다. “전자결재는 공문서의 기록과 자료 보관이 주 목적이다. 작성된 자료는 주기 별로 기록물 보관 대장에 저장되고, 업무 추진을 위해 소통하고 상호 확인하는 과정 등 문서 작업을 위한 일련의 모든 과정이 디지털로 처리된다. 특히 전자결재 문서에 세부 사항을 하나하나 기록할 수 없지만, 프로젝트로 전자결재 외 구역에서 작업할 수 있는 점이 강점이다”라고 말했다.

올샵 ERP는 작년 도입 시점에 SaaS CSAP 인증을 유일하게 취득하여 도입을 진행했다. 박소현 팀장은 “우리 재단은 전산 장비도, 관리 인력도, 공간과 예산도 없다 보니 안전하게 개발할 수 있고 향후 업데이트도 지속되는 SaaS를 선택해야 했다. 도입 시점에 SaaS ERP면서 국정원 보안 검토까지 받은 유일한 ERP가 올샵이었다. 정보화 전문성이 부족한 기관이 최신 서비스를 누리려면 구독형 SaaS를 쓰는 것이 가장 효율적” 이라고 덧붙였다.

“기관의 디지털화의 긍정적 사례로 기록되길”

박소현 팀장이 말하는 삶의 모토는 ‘잘’ ‘하자!’다. 하지 않는 것보다는 하는 것의 힘을 믿는 편. 전문 인력도 해내기 어려운 기관의 디지털 전환을 이뤄낸 배경에는 그런 의지가 담겨있다. 박소현 팀장은 “전산 인력이 없음에도 정보화 업무를 담당한 이유는 단순하다. 우리 재단 직원들의 한정된 시간과 에너지를 효율적으로 쓰면, 더 크게 인천의 문화예술에 도움이 되기 때문이다. 동시에 서비스가 안전하고 편리하다면 앞으로의 업무도 잘 될거라 생각했다. 좋은 사람들을 많이 만났고, 그렇기에 가능했다”라고 말했다.

마지막으로 박소현 팀장은 “인천문화재단 역시 인천광역시의 출자출연기관이고, 지방자치단체에 관한 법률을 적용 받는다. 전국에 우리와 같은 상황과 환경을 가진 기관들이 정말 많다. SaaS로 제공되는 두레이는 공공기관이 갖고 있는 보안 정책을 준수할 수 있는 좋은 성격의 서비스다. 구축형보다 훨씬 더 적은 예산으로 양질의 서비스를 제공하기 때문이다. 어떤 기관이건 시대 흐름에 맞춰서 변화가 필요하다면 확장성, 가능성, 변화 대응이 다 가능한 SaaS 기반 서비스를 활용하길 바란다”라며 대화를 마쳤다.

IT동아 남시현 기자 (sh@itdonga.com)