[리뷰] 효율적인 업무와 의사소통을 위한 촉매제, 업무용 메신저 '잔디'

[IT동아 남시현 기자] 국내 시장에 업무용 메신저가 등장한 이래 올해 3~4분기만큼 시장 경쟁이 치열한 적은 없었다. 십 년 전만 해도 국내 업무용 메신저는 MSN이나 네이트온 등 일반 메신저에 마련된 부가 기능을 활용하는 게 고작이었다. 하지만 스마트폰이 등장하면서 업무의 패러다임이 PC용 메신저에서 스마트폰과 PC를 모두 지원하는 크로스 플랫폼으로 옮겨가게 되면서 전환점을 맞는다. 때마침 IT 스타트업 붐이 일면서 잔디(JANDI)나 플로우, 콜라비같은 전용 협업툴이 도전장을 냈고, 코로나 19로 갑작스럽게 시장 분위기가 재택 및 원격 근무로 선회하면서 대기업 계열의 협업 툴이 등장한다.

2020년 4월에는 북미권 1위 협업툴 슬랙(Slack)이 국내 시장에 상륙했고, 9월에는 카카오워크까지 등장했다. 이러한 시장 분위기에 라인웍스는 네이버 웍스로 재단장을, KT의 KT웍스와 NHN의 두레이!도 경쟁에 뛰어든다. 하지만 협업툴은 제작사의 네임 밸류가 아니라, 철저히 메신저의 활용도와 생산성으로 승부하는 시장이다. 협업의 활용도가 곧 업무 생산성에 직결되니 당연한 계산이다. 협업툴의 해일 속에서도 여전히 잔디가 핵심 협업툴로 주목받고 있는 이유다. 잔디에는 대체 어떤 매력이 숨겨져 있는지, 리뷰를 통해 짚어본다.

대화를 넘어 작업을 위한 도구, 협업툴 잔디

오늘날 사무 환경은 노트북과 데스크톱, 스마트폰까지 업무에 쓰인다. 여기서 메신저는 이종 기기 간 대화 및 정보 공유가 가능하게 돕는 역할을 한다. 하지만 일반 메신저는 어디까지나 일대일 대화를 기본으로 상정하고 있어서 다수간 대화가 쉽지 않다. 일상 대화라면 흐름대로 읽고 넘어가면 그만이지만, 대화 내용을 정확히 파악해야 하는 업무 특성과는 맞지않다. 여러 프로젝트가 얽은 대화나 자료 공유를 일방통행형 대화로 진행하기가 어렵다는 의미다.

그래서 잔디는 대화 내용을 이슈별 토픽방으로 나눈다. 일대 다수가 대화해도 주제로 나눠서 대화하니 착각할 일이 없다. 예를 들어 기자가 속해있는 편집부 상황을 대입해보자. 열 명의 기자가 10개의 기사를 교차해서 작성한다고 가정하자. 열 명 모두가 일반 메신저로 대화할 경우 10개 기사 내용이 섞이고, 특정 기사에 관여하지 않는 기자도 대화를 봐야한다. 서로 관련 없는 내용을 여러 명이 동시에 주고받기라도 한다면 정상적인 대화가 어렵다. 반면 이슈별로 대화를 시도하면 각 기사 별로 10개의 방을 개설하면 된다. 이슈별로 연관된 사람만 초대하니 대화가 섞일 염려 없고, 주제에만 집중할 수 있다. 게다가 제삼자가 새롭게 참여해도 이전에 나눈 대화를 확인하고 검색할 수 있어서, 자연스럽게 업무 인수인계부터 자료 공유까지 이어진다.

자료 공유와 관리도 철저히 비즈니스 눈높이

자료 공유와 관리 방법도 업무용 메신저를 활용해야 할 이유 중 하나다. 일반 메신저는 자료 공유가 편리하지만, 전달 용량과 보관 기간에 한계가 있다. 일회성으로 처리하는 업무라면 모를까, 장기간에 걸쳐 진행되는 작업에는 무리다. 잔디의 경우 무료 이용자는 팀 별로 5GB가 주어지며, 유료 라이선스 신청 시 개인당 10GB~1TB까지 확장된다. 자료를 공유하면 기본적으로 용량 한계에서는 제한없이 전송할 수 있고, 보관 기한도 사용자가 드라이브를 통해 직접 관리한다. 특히 구글 드라이브와 드롭박스 연동을 지원해 무료 라이선스로도 일반 메신저보다 훨씬 효과적으로 자료를 주고받을 수 있다.

공유한 자료를 확인하는 과정도 핵심이다. 이슈별 채팅방에 공유된 자료는 단순 다운로드나 공유뿐만 아니라 데이터별로 코멘트를 달아서 자료 자체에 대해 얘기할 수 있다. 대화속 대화를 진행하는 셈인데, 이 역시 자료별로 대화가 섞이지 않게 돕는다. 공유된 자료는 드라이브를 통해 검색할 수 있고, 제 삼자가 이슈별 채팅방으로 접근해도 다운로드할 수 있다. 그리고 JPG나 GIF, DOCX, PDF, HWP 등 사무 작업에서 사용 빈도가 높은 확장자는 다운로드하지 않은 상태에서 미리보기를 해 쉽게 자료를 확인할 수 있다.

저장된 자료에 대한 보안도 철저하다. 잔디는 국내 협업툴 스타트업으로는 처음으로 국제표준 정보보호 인증인 ISO 27001을 획득했다. ISO 27001은 정보보안경영시스템 요구사항을 정의한 표준으로, 기업의 비즈니스 활동과 관련하여 창출된 유·무형의 자산들에 대한 기밀성, 무결성, 가용성을 보장해 기업 활동의 안정성을 높여준다. 이 역시 일반 메신저에선 접할 수 없는 기업용 메신저만의 특징이다.

코로나 19로 인한 재택근무나 조직도 확인도 지원

최근 늘어난 재택근무 기업을 위한 도구도 제공된다. 잔디를 활용해 대화나 자료 공유를 진행할 수 있지만, 투표나 화상회의 등 보조 기능도 지원된다. 투표 기능은 제목과 설명, 보기 목록 등을 지정해 참여자의 의사를 확인할 수 있고, 할 일 리스트를 만든 다음 특정 참여자에게 지정할 수 있다. 여기에 프리미엄 기능을 이용히면 이용 시 주제별 토픽방 별로 화상 회의를 진행하거나, 줌(ZOOM)을 활용한 화상회의를 주재할 수도 있다.

회사 규모가 제법 크다면 조직도 기능도 유용하게 쓰인다 재택근무의 가장 큰 문제점은 타 부서와의 협업이나 의사소통이 어려워진다는 점, 따로 이메일을 주고받거나, 메시지를 보내면 되지만 회사 규모가 커진다면 특정 부서의 인원을 찾기가 쉽지 않다. 잔디의 조직도 기능은 사용자가 직접 부서나 직책, 전화번호 등을 입력해 공동 사용자들 간에 쉽게 인원을 찾을 수 있게 해주고, 또 특정 사용자를 지정해 멘션 하거나 1:1 대화를 요청하고, 이슈별 토픽방에 불러올 수 있다.

외부 연결을 위한 ‘잔디 커넥트’도 효율적인 작업에 도움

고급 사용자라면 외부 기능과 연동하는 ‘잔디 커넥트’ 기능도 활용할 수 있다. 잔디 커넥트는 구글 캘린더, 트렐로(Trello), 깃허브(GitHUB) RSS 피드 등 외부 서비스를 잔디로 불러오는 기능이며, 잔디 내에서 발생한 이벤트를 외부 서버로 전송하는 웹훅 발신도 지원한다. 이 부분은 업무용 메신저에서만 찾아볼 수 있는 특징으로, 메신저 자체의 활용도와 업무 범위를 크게 늘려준다. 구글 캘린더와 RSS 피드만 해도 활용도가 높다.

해당 기능을 토픽방에 연결하면 시간에 맞춰 캘린더 알림이 뜨고, RSS 피드도 자동으로 갱신된다. 개발자라면 깃허브 연동을 통해 실시간으로 수렴되는 코멘트나 요청을 토픽방에서 바로 받아볼 수 있다. 아울러 서비스 연동을 직접 요청할 수도 있는데, 아무래도 잔디를 서비스하는 토스랩이 국내 기업인 만큼 국내 한정 서비스나 그룹웨어, 사내 메신저 등 자체 개발한 서비스를 연동하는 과정도 한층 더 수월할 것으로 보인다.

이슈별 토픽방, 복잡한 업무 전달에 가장 효율적인 방식일 것

최근 들어 업무용 메신저 시장이 급속도로 커져가고 있다. 코로나19 이후 기업의 디지털 트랜스포메이션에 대한 수요가 커지고 있고, 그 시작이 의사소통의 디지털화인 업무용 메신저라서다. 특히 국내 시장에서 업무용 메신저를 통한 업무 효율 개선이 입소문을 타면서 직장인은 물론, 기업 문화 개선에도 차츰 영향을 주고 있다. 하지만 업무용 메신저는 서비스별 특징과 업무 환경이 잘 맞아 떨어지는 게 중요하다. 네임 밸류만 보고 메신저를 골랐다가는 오히려 소통이 어려워질 가능성도 있다.

잔디의 이슈별 토픽방이 중요한 이유가 여기에 있다. 이슈별 토픽방은 말 그대로 여러 사람이 여러 업무를 진행하는데 가장 이상적인 대화 방식이다. 일방적으로 주고받는 대화 흐름에 비해 헷갈릴 염려가 거의 없고, 매번 토픽방을 생성해낼 수 있으므로 최근 업무 추세인 애자일(기민한) 방식에 매우 적합하다. 업무 환경의 효율성을 추구하면서도, 여전히 일반 메신저로 업무를 진행하고 있진 않은가? 혼자 일하는 것이 아니라면 지금이라도 잔디 같은 스마트 워크 플레이스, 업무용 메신저를 적극 도입해보자.

글 / IT동아 남시현 (sh@itdonga.com)