[구글앱 활용하기] 안전한 온라인 저장 공간, 구글 드라이브

[IT동아 강화영 기자] 코로나19 여파로 비대면 업무 방식이 확산됐다. 초반에는 업무 효율에 대한 우려가 있었으나, 반년 이상 적응 기간을 보내니 오히려 직원 만족도가 높아졌다. 지난 9월, 고용노동부 조사에 따르면 재택근무로 업무 효율이 높아졌다는 응답이 '매우 그렇다'와 '그런 편이다'를 합해 66.7%로 나타난 반면, '그렇지 않다'는 응답은 33.3%에 불과했다.

하지만 기업 입장은 다르다. 극복해야 할 문제로 아직 갈길이 멀다. 직원이 업무 시간에 자리를 지키고 있는지, 실제로 일을 하고 있는지 눈으로 확인할 길이 없으니 업무 일지를 쓰게 하는 등 근무 형태 변화를 계속해서 시도한다. '디지털 솔루션'은 기업 입장에서 생기는 직원 관리/의사소통 문제를 해결하고, 직원 입장에서 업무를 편하게 할 수 있게 돕는다.

비대면 업무는 코로나19 종식 이후에도 미래 근무 형태로 자리 잡을 가능성이 높다. 이같은 상황에서 구글은 디지털 솔루션 격인 여러 구글 앱을 무료로 제공하고 있다. 흔히 아는 구글 오피스뿐 아니라 화상 회의 서비스 '구글 미트', '구글 설문', 직장인 교육/평가/피드백을 위한 '구글 클래스룸' 등을 쉽고 간단하게 실무에 활용할 수 있다.

여기서는 업무 환경이 변해도 빠르게 적응하도록 작업 시간은 줄이고, 성과는 높이는 구글 앱 활용 방법을 정리해 설명한다. (주)성안당 신간 <직장인 구글 실무/2020.10.13 발간> 본문 내용에서 핵심 사항을 간추렸다.

폴더 만들기

'구글 클라우드'는 문서, 이미지, 동영상 등 자료를 저장하고, 여러 사용자와 파일을 공유할 수 있는 클라우드 서비스다. 구글 드라이브에서 체계적으로 파일을 관리하려면 분류별로 폴더를 만든 다음 파일을 저장해야 한다. 구글 드라이브에서 폴더 만드는 법을 알아본다.

크롬 웹브라우저를 실행하고, 화면 상단 프로필 이미지 왼쪽 옆에 있는 구글 앱 버튼을 눌러 '드라이브'를 선택한다. '내 드라이브' 화면이 나타난다. 처음 상태는 파일이나 폴더가 전혀 저장돼 있지 않다. '새로 만들기' 버튼을 눌러 '폴더'를 선택한다. '새 폴더' 대화상자가 나오면, 폴더 이름을 입력한다. 예제에서는 '회사용 업무 폴더'를 입력하고 '만들기' 버튼을 눌렀다. 같은 방식으로 '개인용 사진 폴더'도 만든다.

내 컴퓨터의 폴더를 단번에 업로드하기

내 컴퓨터에 파일이 저장된 폴더를 구글 드라이브에 올려본다. 파일을 압축하지 않고, 폴더째 올리면 구글 드라이브에서 파일을 검색하거나 정보를 확인하기 쉽다.

파일이 저장된 폴더를 구글 드라이브로 업로드하기 위해 '새로 만들기' 버튼을 누른 다음 '폴더 업로드'를 선택한다. '업로드할 폴더 선택' 대화상자가 나타나면 업로드하려는 폴더를 선택하고 '업로드' 버튼을 누른다. 폴더 안에 파일을 업로드할 것인지 묻는 대화상자가 표시되면 '업로드' 버튼을 눌러 실행한다. 아래 그림과 같이 내 컴퓨터에 저장된 '프레젠테이션 폴더'가 구글 드라이브에 저장됐음을 확인할 수 있다.

저장한 프레젠테이션 폴더를 회사용 업무 폴더 안으로 끌어 넣으면 위치가 바로 이동된다. 이동된 폴더를 확인해 보면 '내 드라이브 > 회사용 업무 폴더 > 프레젠테이션 폴더' 안에 파일이 저장된 것을 확인할 수 있다.

여러 개 파일을 업로드하기

파일을 선택해서 구글 드라이브 폴더에 넣는다. 예제에서는 사진 이미지를 업로드한 다음 바둑판 형태로 이미지를 검색하고, 슬라이드 방식으로 사진을 감상할 수 있다.

원하는 파일만 선택해서 올리기 위해 파일을 저장할 폴더를 선택한다. 예제에서는 '개인용 사진 폴더'를 선택한다. '화면에 파일을 여기 끌어다 놓거나 새로 만들기 버튼을 사용하세요'라는 원형 메시지 영역이 표시된다. 내 컴퓨터에 저장된 사진을 선택한 원형 메시지 영역으로 끌어 옮긴다. 파일이 복사되어 올라간다.

개인용 사진 폴더 안에 방금 업로드한 사진 파일이 저장되어 있다. 사진을 확인하기 위해 '바둑판 보기'를 선택한다. 사진 파일이 바둑판 형태로 표시된다. 파일을 두 번 연속 누르면 슬라이드 형식으로 볼 수 있다.

세부 정보 확인 후 데이터 삭제하기

파일 삭제 전 파일 정보를 확인한 후 파일을 삭제한다. 삭제한 파일은 휴지통에 저장되며, 영구 삭제하거나 복원이 가능하다. 삭제하려는 파일을 선택한 후 마우스 오른쪽 버튼을 눌러 '세부정보 보기'를 실행한다. 오른쪽 화면에 파일 유형 및 크기 등 세부 정보가 표시된다. 미리 보기 형식으로 문서를 미리 볼 수도 있다.

삭제하려는 파일을 선택해서 마우스 오른쪽 버튼을 눌러 '삭제'를 누른다. 삭제한 파일이 폴더 안에서 삭제된 것을 확인할 수 있다. 삭제된 파일을 확인하기 위해 휴지통을 선택한다. 삭제한 파일이 휴지통 안에 들어있다.

휴지통에서 삭제한 파일을 선택한 다음, 마우스 오른쪽 버튼을 눌러 '복원'할 것인지, '영구 삭제'할 것인지 선택해서 관리한다.

원하는 사용자에게 문서 공유하기

구글 드라이브에 저장된 문서는 사용자와 공유가 가능하다. 구글 주소록에 사용자가 등록되어 있다면, 손쉽게 사용자를 선택해서 공유할 문서를 메시지와 함께 전송할 수 있다.

공유하려는 문서를 선택한 후, 마우스 오른쪽 버튼을 눌러 '공유'를 선택한다. 사용자 및 그룹과 공유 대화상자가 표시된다. 사용자 및 그룹 추가 입력창을 누른다. 공유하려는 사용자의 이메일을 입력한다. 구글 주소록에 사용자가 저장되어 있다면 주소록 항목에서 공유하려는 사용자를 선택한다. 문서를 공유하려는 사용자를 선택했다면 메시지 입력창에 메시지를 입력하고, '보내기' 버튼을 누른다.

링크로 복사하여 파일 공유하기

구글 드라이브에서 문서를 공유하기 위해 링크 가져오기 기능으로 링크를 복사할 수 있다. 복사된 링크는 메일이나 카카오톡, 문자로 보내 수신자와 파일을 공유할 수 있다. 공유하려는 보고서를 선택하고, 마우스 오른쪽 버튼을 눌러 '링크 생성'을 선택한다. 사용자 및 그룹과 공유 대화상자가 표시된다. 링크 보기에 링크 주소가 표시되며, 링크를 복사하기 위해 '링크 복사'를 선택한다. '완료' 버튼을 누른다. 복사된 링크를 메일에 붙여 넣거나 메시지로 보내면 링크를 받는 사용자가 해당 링크를 눌러서 공유 받은 보고서를 확인할 수 있다.

공유 받은 워드 문서, 구글 문서, 한컴 오피스 문서로 열려면, 화면 상단 흰색 삼각형 '열기 팝업' 버튼을 눌러 원하는 프로그램을 선택한다. '백업 및 동기화'에서 마이크로소프트 워드(Microsoft Word)를 사용해서 파일을 열도록 허용합니다.'라는 메시지가 표시되면 '열기' 버튼을 누른다. 구글 문서에서 작성한 문서를 마이크로소프트 워드에서 열면 기본 폰트로 바뀌어있을 수 있다. 원하는 폰트로 다시 설정해서 저장하자.

글 / IT동아 강화영 (hwa0@itdonga.com)

자료제공 / (주) 성안당 기획부 김해영 차장 (konan2213@naver.com)