[구글앱 활용하기] 비대면 업무의 시작 - 구글 계정 만드는 법

[IT동아 강화영 기자] 코로나19 여파로 비대면 업무 방식이 확산됐다. 초반에는 업무 효율에 대한 우려가 있었으나, 반년 이상 적응 기간을 보내니 오히려 직원 만족도가 높아졌다. 지난 9월, 고용노동부 조사에 따르면 재택근무로 업무 효율이 높아졌다는 응답이 '매우 그렇다'와 '그런 편이다'를 합해 66.7%로 나타난 반면, '그렇지 않다'는 응답은 33.3%에 불과했다.

하지만 기업 입장은 다르다. 극복해야 할 문제로 아직 갈길이 멀다. 직원이 업무 시간에 자리를 지키고 있는지, 실제로 일을 하고 있는지 눈으로 확인할 길이 없으니 업무 일지를 쓰게 하는 등 근무 형태 변화를 계속해서 시도한다. '디지털 솔루션'은 기업 입장에서 생기는 직원 관리/의사소통 문제를 해결하고, 직원 입장에서 업무를 편하게 할 수 있게 돕는다.

비대면 업무는 코로나19 종식 이후에도 미래 근무 형태로 자리 잡을 가능성이 높다. 이같은 상황에서 구글은 디지털 솔루션 격인 여러 구글 앱을 무료로 제공하고 있다. 흔히 아는 구글 오피스뿐 아니라 화상 회의 서비스 '구글 미트', '구글 설문', 직장인 교육/평가/피드백을 위한 '구글 클래스룸' 등을 쉽고 간단하게 실무에 활용할 수 있다.

여기서는 업무 환경이 변해도 빠르게 적응하도록 작업 시간은 줄이고, 성과는 높이는 구글 앱 기본 활용 방법을 정리해 설명한다. (주)성안당 신간 <직장인 구글 실무/2020.10.13 발간> 본문 내용에서 핵심 사항을 간추렸다.

구글 계정 만들기부터 설정까지

구글 앱을 사용하기 전, 개인 구글 계정을 먼저 만들어야 한다. 구글 계정을 만들면 사용자가 지정한 이름으로 구글 메일인 G메일도 생성된다. 웹브라우저에 www.google.co.kr를 입력해 구글 웹사이트로 이동한 다음 우측 상단 파란색 '로그인' 버튼을 누르면 된다. 로그인 화면이 나타나면 '계정 만들기 - 본인 계정'으로 들어간다.

사용자 이름은 구글 메일 주소로도 사용되는데, 같은 이름을 다른 사용자가 먼저 사용하고 있다면 해당 이름은 사용할 수 없다. 새로운 이름을 떠올리기 힘들다면 구글이 추천하는 사용자 이름을 참고해도 좋다. 모든 정보 입력을 마쳤다면 '다음' 버튼을 누르자.

다음 화면에서 전화번호를 입력하고, 복구 이메일 주소(선택사항), 생년월일과 성별을 지정하고 '다음' 버튼을 누른다. 전화번호 인증 화면으로 넘어가면 해당 전화번호로 인증 코드를 전송하기 위해 '보내기' 버튼을 누른다. 입력한 전화번호로 구글 인증 코드가 전송되면 인증 코드 입력창에 인증 번호를 입력한 다음 '확인' 버튼을 누른다.

구글 서비스에 대한 약관에 동의해야 완료된다. 가장 아래 모든 체크박스를 선택하고 '계정 만들기' 버튼을 누른다.

새로운 계정이 만들어졌다. 오른쪽 상단 구글 계정 표시에 사용자 성을 뺀 이름이 계정 이미지(프로필 사진)로 나타난다.

구글 계정 비밀번호 변경하기

안전한 비밀번호 관리를 위해 비밀번호는 3~6개월에 한번씩 바꿔주는 게 좋다. 보안 설정에서 새로운 비밀번호로 변경이 가능하다.

구글 웹사이트 첫 화면 오른쪽 상단 구글 계정 표시(프로필 사진)를 눌러 '구글 계정 관리'로 들어간다. '보안'을 선택하고 오른쪽 'Google에 로그인' 옵션에 있는 '비밀번호'를 선택한다.

가입한 적이 있는 사용자라고 인증하기 위해 비밀번호 입력창에 기존 비밀번호를 입력한 후 '다음' 버튼을 누른다. 새 비밀번호를 입력하고 맞게 입력했는지 확인 작업을 위해 한 번 더 같은 비밀번호를 입력한 다음, '비밀번호 변경'을 누르면 완료된다.

스마트폰 인증으로 보안 강화하기, 2단계 인증 보안

보안 강화는 아무리 강조해도 지나치지 않다. '2단계 인증 보안'을 지정하면 로그인할 때 비밀번호를 입력한 후에 본인 스마트폰으로 인증을 해야 로그인된다. 다소 번거로운 과정이지만 혹시 모를 피해를 막기 위한 최선이다.

구글 계정 비밀번호 변경에서 봤던 '구글 계정 관리 - 보안'으로 들어가 '2단계 인증'을 누른다. 2단계 인증으로 계정을 보호하기 위해 '시작하기' 버튼을 누른다. 본인 인증 후 '지금 시도하기' 버튼을 누른다. 구글 계정으로 로그인한 기기에 메시지가 오는지 확인하는 과정이다.

여기까지 진행됐다면 스마트폰 화면을 보자. 구글 계정 로그인이 시작됐다는 알림이 올 것이다(iOS 기기는 구글 메일 앱을 열어야 한다). 알림 표시를 눌러 나타난 '다른 컴퓨터에서 로그인을 시도 중이신가요?' 메시지에 '예' 버튼을 누른다.

마지막 단계로 휴대폰을 분실했거나 2단계 인증 수단을 사용할 수 없는 상황을 대비해 백업 옵션을 추가해야 한다. 가능한 전화번호를 입력해 스마트폰으로 인증 코드를 받는다. 코드 입력 후 다음 화면으로 넘어가 '사용 설정' 버튼을 누르면 2단계 인증이 설정된다.

인터넷 사용 기록 삭제하기

'인터넷 사용 기록 삭제' 기능을 이용해 구글 크롬 웹브라우저에서 방문 기록과 쿠키, 캐시 등을 삭제할 수 있다. 개인 정보 노출 방지 목적 또는 인터넷 검색 속도가 느려진 경우에 인터넷 사용 기록 삭제를 실행하면 도움이 될 수 있다.

구글 브라우저 정리를 위해 검색창 옆 가장 오른쪽 점 세개 버튼인 '크롬 맞춤설정 및 제어'를 선택하고 '설정'을 누른다. 설정 화면에서 '개인정보 및 보안 옵션-인터넷 사용 기록 삭제'를 실행한다.

인터넷 기록 삭제 대화상자가 나오면 '인터넷 사용 기록 삭제' 버튼을 누른다. 기본 옵션에서 방문 기록과 쿠키, 캐시 등이 삭제된다.

글 / IT동아 강화영 (hwa0@itdonga.com)

자료제공 / (주) 성안당 기획부 김해영 차장 (konan2213@naver.com)