폴라리스 오피스 '공동 편집', 문서 편집 다루는 재택근무에 유리

[IT동아 남시현 기자] 마이크로소프트가 발표한 원격근무 트렌드 리포트에 따르면, 마이크로소프트의 화상 대화 시스템 팀즈(Teams)를 활용한 화상회의가 3월에만 1,000% 이상 증가했다고 한다. 코로나 19로 인해 산업 전체가 위축되고 있는 상황과 다르게, 서로 접촉할 필요를 줄여주는 언택트 서비스(비대면 서비스)는 역대급 고공행진을 이어나가고 있는 것이다.

우리나라를 비롯한 북미, 유럽 국가들도 온라인 강의를 통한 비대면 교육을 하고 있으며, 전 세계 유수의 기업들이 화상회의와 공동 업무 소프트웨어, 메신저, 원격 조종 등을 동원해 비대면 업무를 추진하고 있다. 코로나 19를 계기로, 그간 주목받지 못했던 비대면 기반의 교육과 업무 방식도 주류가 될 것으로 보인다.

비대면 서비스 소프트웨어 업체들 역시 무료 서비스나, 한시적 무료 서비스를 제공하며 입지를 다지고 있다. 시스코 웹엑스나 마이크로소프트 팀즈는 화상회의나 협업 부분에서 두각을 드러내고 있고, 클라우드 협업 플랫폼 NHN 토스트 워크플레이스 두레이!, 알서포트 리모트미팅과 리모트뷰, 인프라웨어 폴라리스 오피스 클라우드 버전도 국내 중소기업의 비대면 업무를 위해 한시적 무료 서비스를 진행하고 있다.

문서 편집 중심의 재택근무라면, 오피스 프로그램이 최적

폴라리스 오피스는 클라우드 기반의 문서 편집 프로그램이다. 현재 코로나 19 확산으로 인해 재택근무, 출퇴근 시간 조정인 유연 근무제를 긴급하게 도입하고 있는 기업을 위해 6월 30일(예정)까지 한시적으로 무료 서비스를 지원하고 있으며, 신청 기한은 오는 4월 30일까지다. 국내 기업(법인사업자) 및 단체라면 설문지 작성 및 담당자 확인을 거쳐 서비스를 이용할 수 있다.

폴라리스 오피스 클라우드 버전의 핵심은 우수한 확장성과 장치 간 호환성이다. 편집할 수 있는 문서 형식은 워드(DOCX), 엑셀(XLSX), 파워포인트(PPTX), 아래아한글(HWP), 오픈문서 규격(ODT)이며, PDF와 PSD를 뷰어로 볼 수 있어 거의 모든 문서를 열람 및 편집할 수 있다. 또한 클라우드 상에 업로드한 문서를 윈도우는 물론, 맥 OS와 애플 iOS, 안드로이드 스마트폰에서 모두 수정할 수 있다.

인프라웨어를 통해 클라우드 오피스 지원이 결정되면, 6월 30일(예정)까지 폴라리스 오피스 클라우드 버전의 비즈니스 서비스를 이용할 수 있다. 비즈니스 서비스 이용 시 관리자 계정을 통해 팀원 초대 및 관리, 요금 정산 등을 진행할 수 있고, 일반 계정은 1TB의 'My Polaris Drive' 공간과 공유 문서, 중요 문서, 휴지통을 통해 온라인상에 문서를 저장할 수 있다.

내 컴퓨터에 저장된 파일을 업로드 하지 않고 이용할 수도 있고, 외부 저장소인 구글 드라이브, 드롭박스를 연동할 수 있다. 문서를 편집하고 싶다면, 폴라리스 프로그램에 드래그해서 열거나, 새 문서를 만든 후 '열기'를 통해 특정 문서를 가져오면 된다.

동시 문서 편집을 위한 핵심, 공동 편집

공동 편집에 앞서, 문서를 먼저 공유해야 한다. 문서 공유는 클라우드에 저장된 문서를 오른쪽 클릭한 다음, 공유를 누른다. 여기서 파란색 클립 모양을 누르면 ▲ 링크를 아는 누구나 보기 가능 ▲ 링크를 아는 누구나 편집 가능 ▲ 링크 공유 해제를 선택하자. 해당 링크를 웹브라우저에 전송하면, 설치할 필요 없이 문서를 확인할 수 있다.

특정 사용자를 초대하고 싶다면 우측 아래에 있는 '고급 설정'을 누르자. 아래에 문서에 접근 권한을 가진 사용자가 표기되며, 특정 사용자 이메일 주소나 아웃룩에 등록된 주소를 통해 문서 공유 권한을 전달할 수 있다. 마지막으로 아래 '보기 가능'과 '편집 가능' 권한을 선택하고 확인을 누르면 상대방 메일로 문서 초대가 전송된다.

문서를 수신한 참여자는 '공유 문서'를 통해 문서 하나를 함께 편집할 수 있다. 아직 공동편집은 정식 서비스 전 단계이므로 윈도우와 윈도우 컴퓨터로만 사용할 수 있고, 실시간 문서 동시 편집을 위한 폴라리스 문서로 저장 거친다. 아래아한글(.HWP)은 아직 읽기 권한으로만 공유할 수 있지만, 워드(.DOCX)로 편집해 아래아한글로 저장할 수는 있다.

공동 편집 상태는 해당 문서의 편집 권한을 가진 사람이 여럿 접근할 때 자동으로 시작된다. 편집이 활성화되면 우측 상단에 파란색 공동 편집 아이콘이 활성화되고, 참여자가 표시된다. 문서는 실시간으로 편집하고 있는 내용이 훼손되지 않도록, 편집 중인 문단은 다른 사람이 수정할 수 없도록 표시된다. 이를 통해 서로 중첩해서 문서가 얽히는 일을 막고, 누가 어떤 부분을 편집했는지 확인할 수 있다. 편집이 끝나면 ESC나 영역 외 부분을 클릭해 점유를 해제한다.

하나의 문서를 여럿이 편집하는 사례에 적합

공동 편집은 재택근무로 인해 즉석에서 의사소통을 나누며 문서를 편집하기 어려운 경우를 위한 서비스다. 따라서 공동 편집과 함께 음성 채팅 및 화상 회의를 실행해 대화를 나누며 편집하면, 훨씬 더 효율적으로 문서를 편집할 수 있다. 폴라리스 오피스 클라우드와 재택근무 지원에 관한 자세한 내용은 폴라리스 오피스 홈페이지를 통해 확인할 수 있다.

글 / IT동아 남시현 (sh@itdonga.com)