지나치게 긴 업무 회의, 화상회의로 줄인다

[IT동아 이상우 기자] 2020년 1월부터 50인 이상 300인 미만 규모의 기업도 주 52시간 근무제를 도입해야 한다. 이에 따라 기업은 근로자의 근무 시간을 줄이면서도 기존과 비슷한 수준의 생산성을 확보할 수 있는 방안을 고심하고 있다. 일부 기업의 경우 직장인의 휴식 시간이나 식사 시간 등을 철저히 관리하며 근무 시간 중 근무에만 집중하도록 유도하고 있지만, 이는 근본적인 해결책이 아니다. 기업이 업무를 진행하는데 있어 불필요한 프로세스를 줄이고, 업무 효율을 높인다면 과거보다 줄어든 업무 시간에도 높은 생산성을 유지할 수 있다.

오늘날 많은 직장인이 회의에 지나치게 많은 시간을 쓰고 있다고 평가한다. 단순히 회의 자체에 걸리는 시간뿐만 아니라 회의에 사용할 자료를 만들고, 이를 인쇄하는 회의 전 준비, 회의에 참석할 사람이 회의실에 모두 모일 때까지 기다리는 시간, 회의가 끝난 후 회의록 작성 및 피드백을 반영한 파일 공유까지 생각보다 많은 시간이 걸린다.

원격회의는 이러한 기존 회의에서 시간과 공간이라는 제약을 줄일 수 있는 방식이다. 흔히 기업에서 사용하는 컨퍼런스콜의 경우 서로 멀리 떨어진 공간에 있는 사람과도 동시에 의사소통을 하며 회의를 진행할 수 있는 방식이다. 하지만 스피커가 설치된 회의실이 필요하며, 무엇보다 회의 참석자가 동일한 자료를 보면서 회의를 진행하기 어려운 만큼 소통하는 데 시간이 조금 걸린다.

화상회의는 이처럼 음성 중심으로 이뤄지던 원격 회의를 한 층 더 발전시킨 회의 방식이다. 말하는 상대방을 직접 볼 수 있는 것은 물론, 큰 화면을 통해 상대방이 보고 있는 문서를 함께 보면서 회의를 진행할 수 있기 때문에 원활한 소통이 가능하다. 또한 회의실이라는 한정된 공간에 모일 필요 없이 노트북이나 스마트폰만 있어도 회의에 참석할 수 있어 시간과 공간에 대한 제한이 적으며, 같은 파일을 클라우드를 기반으로 공유하면서 동시에 편집하거나 첨삭할 수 있는 솔루션도 있어 별도의 회의록 작성에 걸리는 시간을 줄일 수도 있다.

가트너에 따르면 전 세계 회의실은 약 4,000만 개로 추정할 수 있으며, 현재 이러한 회의실 중 2.5% 정도가 화상회의 관련 장비를 갖추고 있지만, 비중은 점점 늘어나는 추세다. 물론 이러한 화상회의 솔루션 도입하려 하지만, 몇 가지 고민 때문에 이를 미루는 기업도 많다. 대표적인 이유가 도입 비용에 대한 부담이다. 기존 화상 회의실의 경우 각종 장치를 구매하는 것에 더해 이러한 장비를 연결하고, 제대로 작동하도록 유지보수가 필요한 만큼 기업이 도입을 부담스러워하는 이유가 된다.

로지텍은 기업이 비용 부담을 줄이면서도 효과적인 화상회의 솔루션을 도입할 수 있도록 지원하다. 가성비가 우수하고 호환성이 높은 하드웨어를 바탕으로 MS 팀즈나 구글 행아웃 혹은 줌 같은 클라우드 기반 솔루션을 접목해 합리적인 수준에서 우수한 화상회의실을 구축할 수 있다. 특히 별도의 관리나 전문적인 교육 없이도 터치 몇 번으로 화상회의를 시작하고 다른 화상회의에 입장할 수 있도록 편의성을 개선한 것이 특징이다.

로지텍에 따르면 기본적인 회의를 위해 필요한 웹캠, 마이크, 화상회의 솔루션을 구동하는 터치스크린 기반 컴퓨터 등 주요 장비를 최소 100만 원대의 비용으로 10명 정도가 사용할 수 있는 화상회의 솔루션을 구축할 수 있으며, 탭을 포함한 원터치 솔루션의 경우 최소 400만 원대에서 구축 가능하다. 이처럼 가격에 대한 진입 장벽이 낮고, 호환하는 솔루션 역시 많은 만큼 큰 부담 없이 화상 회의 솔루션을 도입할 수 있다.

특히, 화상 회의에는 솔루션 구동 및 카메라 작동을 위한 PC가 필수적이고, 이러한 솔루션을 설치하고 구동하기 위한 교육이나 담당자 역시 필요했다. 로지텍은 이러한 번거로움을 해결하기 위해 탭이라는 장치를 내놓았다. 탭은 터치스크린 기반의 컨트롤러로, 구글, 마이크로소프트, 줌 등이 제공하는 화상회의 솔루션을 기본 탑재해 번거로운 설정 과정 없이 즉시 회의를 개설하고 입장할 수 있도록 해준다. 또한 이 장치를 통해 각종 케이블이 외부로 노출되지 않도록 정리할 수 있어 깔끔한 회의 공간을 유지할 수도 있다.

도입 비용이 상대적으로 낮은 만큼, 기능이나 성능 역시 부족하지 않을까 걱정할 수 있다. 하지만 로지텍에 따르면 포춘지 선정 500대 기업 중 절반 정도가 로지텍 장비를 도입해 사용하고 있으며, 특히 로지텍은 오래 전부터 개인 방송, 화상 채팅 등을 위한 웹 캠을 제작해온 기업인 만큼 기술이나 노하우는 충분하다.

또한, 로지텍 화상회의 장비는 국내외 여러 화상회의 솔루션과 호환하는 만큼 활용도가 높다. 팀즈, 줌, 행아웃, 블루진, 웹엑스 등 다양한 클라우드 기반 화상회의 솔루션과 연계해 사용 가능하며, 국내 솔루션의 경우 알서포트, 유프리즘, 세하컴즈 등의 솔루션과도 호환한다. 특히 기업에서 MS 오피스를 사용할 경우 팀즈 같은 솔루션을 기본 제공하기 때문에 추가적인 비용 부담 없이, 하드웨어를 도입하는 것만으로 화상회의실을 구축할 수 있다.

MS 팀즈의 경우 로지텍과 협업해 로지텍 하드웨어에서만 사용할 수 있는 특별한 기능도 제공한다. '콘텐츠 카메라' 기능은 인공지능을 기반으로 카메라로 촬영 중인 화이트보드에 손으로 쓴 내용을 그래픽화 해주는 기능이다. 이를 통해 사람이 화이트보드를 몸으로 가리더라도 쓰고 있는 내용을 별도의 그래픽으로 입혀 작성 중인 내용을 다른 사람이 계속 볼 수 있게 해준다. 이러한 기능은 보통 전자 칠판 같은 스마트 보드에서도 제공한다. 공사 현장처럼 전자 칠판을 두기 어려운 곳에서는 단순히 흰 벽과 이 기능을 지원하는 로지텍 웹 캠만 있으면 이러한 고급 기능을 사용할 수 있어 활용도가 높다.

화상회의는 원활한 기업 내부는 물론 외부에 있는 협력사까지 원활한 커뮤니케이션을 할 수 있도록 지원하는 방법이다. 지방이나 해외에 있는 협력사와 직접 만날 필요 없이, 동일한 자료를 보면서 화자와 직접 대화할 수 있다. 특히 글로벌 기업과의 협업이 늘어나고, 국내에서도 유연 근무제 등이 확산되고 있는 상황에서 언제 어디서든 회의를 진행할 수 있는 화상회의 도입은 필수적이다. 뿐만 아니라 과거와 비교해 도입 비용에 대한 부담 역시 줄어든 만큼 업무 프로세스를 최적화하려는 기업이라면 주목해봐야 하겠다.

한편, 로지텍 코리아는 국내 기업이 자신의 회의실에 어떤 규모의 화상회의 솔루션이 적당한지 파악할 수 있도록 ‘로지텍 화상회의 솔루션 체험관’을 서울시 용산구 드래곤 시티에서 운영하고 있다. 이를 방문하면 각 회의실 크기에 따라 어떤 장비가 필요하고, 어떻게 활용할 수 있는지 직접 체험하며 도입을 고려할 수 있다.

글 / IT동아 이상우(lswoo@itdonga.com)