두레이 도입한 메가스터디교육, "협업 툴 도입 두 달 차··· 업무 문화·효율 개선 실감"

[IT동아 남시현 기자] “협업 툴 선정 기준은 ‘업무 전반에 활용할 수 있는가’였다. 메신저와 협업 기능은 물론 메일, 그룹웨어 기능에 업무 관리도 가능한지를 따졌다. NHN Dooray!(NHN두레이)가 제공하는 ‘Dooray!(두레이)’는 기업이 선택할 수 있는 협업 툴 중에서 가장 많은 기능과 지원을 받을 수 있는 서비스라 생각한다. 서비스형 소프트웨어(SaaS) 특성상 꾸준한 보안과 업데이트도 지원되고, 고객의 소리도 빠르게 반영된다. 도입한 지 두 달 밖에 안 됐지만 업무 효율 측면에서 많은 것들이 변하고 있음을 느낀다”

김승미 메가스터디교육 IT전략개발팀 대리는 2024년 3월 메가스터디교육에 합류했고, 현재는 IT전략개발팀에서 전사적 업무 지원 및 외부 프로젝트 등을 관리하고 있다. 약 1800여 명 이상의 임직원이 교육이라는 하나의 목표를 바라보며 각자의 분야에서 업무를 수행 중이고, 김승미 대리는 업무 간 소통과 효율 최적화를 달성하기 위해 지난 1년 간 두레이 도입을 추진해 왔다. 교육기업의 협업 툴 도입 사례를 들어보고자 서울시 서초구에 위치한 메가스터디교육을 찾아가 대화를 나눠봤다.

메가스터디교육, ‘교육’이라는 공통된 목표 수행하는 기업

메가스터디교육은 초중고 학생과 일반 성인 등을 위한 온오프라인 교육 콘텐츠 사업 등을 추진하는 교육전문 서비스 기업이다. 국내 교육 시장에 잘 알려진 고등 인강 사이트 ‘메가스터디’, 중등 온라인 학습 플랫폼 ‘엠베스트’, 초등 온라인 학습 플랫폼 ‘엘리하이’는 물론 ‘메가스터디학원’과 ‘러셀’에서 오프라인 교육 등도 종합 진행한다. 임직원 수는 온오프라인을 합쳐 약 2000여 명 수준이며, 김승미 대리가 소속된 IT지원그룹이 서비스 전반의 개발 및 지원을 맡고 있다.

김승미 대리는 “교육기업답게 유아 및 초중고 온라인 학원 서비스 등을 관리하는 조직이 떠오르겠지만 IT지원, 콘텐츠 기획, 사업지원, 서비스 및 경영지원, 마케팅, 정보보안 등 다양한 부서가 있다. IT지원그룹 산하 IT개발실은 고등, 학원사업 등을 개발하는 서비스 개발 1팀, 유초등/중등 관련 서비스를 개발하는 2팀, 본인이 소속된 IT전략개발팀으로 나뉜다. IT 전략개발팀은 현재 전사 개발팀에서 활용하는 모듈이나 기존 시스템 전환, 신규 기술 등을 도입 중”이라고 말했다. 이어서 “개인 업무로는 엠베스트, 엘리하이 프라임 종합반에 참여할 시 제공되는 전용 태블릿에 탑재되는 학습 콘텐츠'에 대한 계약 및 프로젝트 관리를 담당했다”라고 소개했다.

1년 간의 준비 끝에 일사천리로 도입, 의외로 선택은 쉬웠다

협업 툴 도입을 고려한 이유는 소통 시 발생하는 데이터를 본격적으로 고도화하기 위함이다. 김승미 대리는 “메가스터디교육 자체가 업력이 길다 보니 회사에서 발생하는 데이터가 상당하다. 하지만 메일이나 메신저, 전화로 소통하고 각기 다른 파일 시스템이나 개별 도구 등을 활용해 데이터 관리가 어렵다는 얘기가 계속 나왔다. 특정 업무를 진행할 때 이를 다시 찾고 정리하는데도 시간이 많이 들었다. 그래서 2024년 12월부터 협업 툴 도입을 본격적으로 논의했다”라고 설명을 시작했다.

이어 “IT팀에 한정해서는 지라, 컨플루언스 등 해외 협업 툴도 괜찮았지만 전사 도입을 고려했을 때 국산 협업 툴을 쓰는 게 맞겠다고 가닥이 잡혔고, 두 개의 국산 협업 툴을 비교 선상에 올린 뒤 비교 및 데모 PT를 진행했다. 상반기 내내 사용한 뒤 설문 조사를 진행할 때 두레이의 선호도가 높았고, 각 사업본부 팀장급 다수가 두레이에 높은 점수를 줬다. 당시 업무 배분과 관련해 캘린더에서 바로 보는 업무(캘린더 뷰) 기능 등이 없다는 지적이 나오긴 했으나 두레이 측에서 개발을 약속해 도입을 시작했다. 그 과정까지 8개월이 걸렸고, 작년 하반기 전사 내 희망자를 대상으로 두레이 사용성 테스트를 진행했다”라고 말했다.

이후에는 그룹 내 사용자 대상 교육과 설문조사, 조직 단위 의견, 심층 인터뷰 등을 고루 진행했고, 회사 내 업무에서 필요한 기능 등을 종합적으로 취합하는 과정이 진행됐다. 그 다음 모든 사업본부에서 두레이 도입에 대한 동의를 받았고 최종 시스템 점검과 업데이트 등을 거친 뒤 2026년 2월에 서비스를 정식 도입했다. 도입에 1년이 걸린 이유는 기존 그룹웨어 전환, 그리고 SaaS를 처음 도입하는 데 따른 이유가 복합적으로 작용했다.

총 3000여 명 규모로 활용 중, 두 달 만에 업무 문화에 변화

현재 내부적으로 사용하는 계정은 약 1600개 이상이며, 게스트 계정 등을 포함해 총 3000여 명 규모로 운영 중이다. 김승미 대리는 “전반적으로 소통 창구가 통일된 점, 문서 관리나 파일 공유에 따른 불편함 등이 해소된 점을 장점으로 꼽는다. 특히 메일이나 메신저를 바로 업무와 연결할 수 있어서 맥락이 끊기지 않고 바로 소통할 수 있는 점이 좋다”라면서 “도입 전에도 그룹별 맞춤형 코칭, 사용자 교육, 관리자 교육 등을 따로 진행했었고, 지금도 심화교육 등이 예정돼 있다. NHN두레이측과 함께 교육 커리큘럼을 구성하고 실습 교육 등을 진행해 확산 속도가 빠르다”라고 정리했다.

IT전략개발팀에서는 프로젝트 관리 차원에서 폭넓게 사용하고 있다. 김승미 대리는 외주 개발사 관리에 적극 활용 중이다. 김승미 대리는 “유초중, 고등이러닝사업본부는 외부 개발사와 협력을 많이 한다. 소스 파일을 전달해서 서비스나 인프라 등에 반영하는 식인데, 기존에는 메일로 소통하다 보니 팀 내 공유도 어렵고 번거로웠다. 현재는 오가는 내용을 프로젝트로 등록해서 관리하고, 개발자나 팀원 배정 등을 정확히 지시할 수 있어 업무 효율이 크게 높아졌다”라고 말했다.

또한 새 기능 도입 시 안내문을 배포할 일이 많은데, 위키 기능을 활용해 문서를 생성한 뒤 내부에 배포하는 기능, 관련 업무가 메일로 오면 자동으로 업무로 등록한 뒤 놓치지 않게 저장하는 기능 등도 자주 활용한다고 한다. 도입 담당자다 보니 사내에서 질의응답도 많이 받는데, 프로젝트(업무) 기능으로 헬프데스크를 별도로 열어 두레이 쪽에 즉시 질의응답할 수 있는 핫라인 형태의 질의 절차도 만들어놨다고 한다.

보안 역시 자연스럽게 향상됐다. 조직 전체 공용 드라이브가 할당되어 1인당 약 30GB의 저장공간이 배정됐고, 자연스레 문서 공유 등의 편의성도 높아졌다. 과거에는 웹하드나 구글 드라이브 등을 사용해 보안 우려가 있었는데 지금은 그런 걱정을 하지 않는다고 말한다. 한국인터넷진흥원(KISA)의 클라우드서비스 보안인증(CSAP)을 취득해 보안상 안정성이 높고, 외부 접속 시 2차 인증도 지원해 안전하다고 설명했다.

두레이 AI로 업무 고도화 시작, 장기적으로 많이 바뀔 것

메가스터디교육은 2024년 말부터 정식 도입된 두레이 AI 서비스를 통해 사내 AI 서비스도 진행 중이다. 김승미 대리는 “사내 업무에 LLM를 활용하는 라이선스도 300개 이상 활용 중이고, 관리자용 챗봇 기능도 도입했다. 예를 들어 HR팀에서는 인사 규정이나 사내 복지 등에 챗봇을 적용한 뒤 임직원들이 직접 활용할 수 있도록 돕고 있다. API 형태로 GPT, 클로드 등 최신 AI가 제공돼 별도 구독만큼 효과적이다”라고 설명했다.

도입 두 달 차에 이토록 빠르게 두레이가 도입될 수 있었던 배경에는 두레이 온보딩팀, 사업팀의 전적인 지원이 있었기 때문이라고 말한다. 김승미 대리는 “도입 1년 전부터 NHN두레이에서 직접 우리에게 필요한 기능, 우리가 요구하는 기능을 매번 확인하고 반영해준 덕분에 전사 도입이 가능했다. SaaS 특성상 두레이 고객기업 전체에서 활용할만한 기능 위주로 개발하지만 다행히 우리가 제안한 기능은 거의 다 개발이 됐다”라고 말했다.

이어서 “아직까지 전화나 메신저 등 기존 소통방식을 중복해서 사용하는 임직원들이 있는 것으로 안다. 하지만 두레이의 기능은 메가스터디교육 전반의 경쟁력을 끌어올리는 데 있어 매우 중요하며, 업무 절차를 개선하고 시간 소모를 줄이는 데 큰 도움을 준다. 현재 관리자 직급은 다 사용하기 시작한 만큼 앞으로 메가스터디교육의 업무 문화도 더 체계적이고 디지털 전환을 통해 고도화되기를 희망한다”라고 말했다.

IT동아 남시현 기자 (sh@itdonga.com)