[네이버웍스 활용하기] 업무 대화부터 인사·조직관리까지, '협업 툴 도입하기'

[IT동아 남시현 기자] 52시간 근무제가 2021년 7월 1일부터 5인이상 사업장에 모두 적용된다. 업무 효율성이라는 주제가 이제는 우리나라 대부분 기업들의 숙제로 떠오른 것이다. 이러한 상황에 맞춰 우리나라에서도 '협업 툴' 시장이 많은 관심을 받고 있다.

협업 툴은 업무에 필요한 소통과 정보를 공유하는데 특화된 소프트웨어며, 크게 메신저형 협업 툴과 팀 협업 툴로 나뉜다. 메신저형 협업 툴은 1:1 혹은 1:다수 대화를 기반으로 소통하는 방식으로, 직원 수가 많고 다양한 부서가 협력하는 기업에서 활용하기 좋다. 팀 협업 툴 역시 대화를 기반으로 소통하는데, 공동 문서 편집이나 프로젝트 공유 등에 특화돼 팀 단위로 공동작업하는 조건에 적합하다. 사용자는 업무 흐름과 소통 방식 등 다양한 조건을 고려해 효율적인 협업 툴을 선택하면 된다.

하지만 대다수 협업 툴이 소통과 공유에 초점을 맞추다 보니, 메신저로 대화하고 클라우드로 자료를 공유하는 방식에서 크게 벗어나지 않는다. 이를 아는 협업 툴 기업들도 역시 특정 사용자 층을 겨냥한 기능을 내놓거나, 다른 협업 툴에서 찾아보기 힘든 독자적인 기능을 선보이곤 한다. 국내 시장에서 이런 특징을 가장 잘 살리고 있는 협업 툴은 네이버 클라우드 플랫폼의 네이버웍스다.

네이버웍스는 메일, 주소록, 캘린더, 드라이브 등이 포함된 협업 도구로, 근태나 회계 등이 결합된 워크플레이스와 파일 공유와 개발자 도구가 포함된 워크박스와 함께 사용할 수 있다. 기업의 업무 효율을 끌어올리는 협업 툴, 어떻게 가입하고 시작하는지 네이버웍스를 기반으로 소개해본다.

첫 시작은 네이버웍스 가입, 그 다음은 워크플레이스 연동

그다음 회사 이메일을 아이디로 입력한 다음, 메일로 받은 메일인증을 승인하고, 가입에 필요한 정보를 기재한다. 사업자 가입에 필요한 정보는 회사명과 주소, 담당자 이름, 휴대전화번호, 사업자 등록번호, 대표자명, 업태/종목, 세금계산서 발행 여부와 사업자등록증 사본이다. 개인회원으로 가입하는 경우라면 사업자 관련 정보는 제외한 개인 정보만 기재하면 된다.

관련 기재가 끝나면 네이버웍스 사용료를 결제할 수단을 등록한다. 사업자는 법인 카드나 개인 카드 등을 활용할 수 있고, 선택에 따라 네이버 클라우드 플랫폼의 은행 계좌로 이체할 수도 있다. 만약 체험판으로 활용할 경우 이 단계를 건너 뛰고 유료 전환 시에 결제 정보를 입력해도 된다.

이 과정까지 완료되면 관리자 계정이 생성되고, 네이버웍스의 기본 기능을 사용할 준비가 끝났다. 만약 워크플레이스와 워크박스까지 추가로 활용할 예정이라면 네이버 클라우드 플랫폼 콘솔에서 추가로 신청해야 한다. 스마트워크는 네이버웍스에 워크플레이스를 연동한 결합상품으로 이용할 수 있고, 워크박스를 별도로 신청해 이용할 수 있다.

스마트워크 결합 상품 가입은 기업이 활용할 용량과 기능에 맞게 라이트, 베이직, 프리미엄 요금제 중 하나를 선택한다. 이후 메일 주소로 활용할 도메인과 접속 URL, 관리자 계정 등을 입력하고 약관에 동의하면 신청이 끝난다. 절차상 문제만 없다면 가입은 신청 후 1분 이내에 완료된다. 가입이 완료되면 근태, 비용, 문서 조회, 구성원 관리 등 워크플레이스 기능을 관리할 수 있다.

회사 도메인과 네이버웍스 연동

네이버웍스 신청 과정은 어렵지 않지만, 도메인 설정만큼은 따로 분리해서 설명해야 할 정도로 중요하다. 해당 절차가 어렵다면 고객센터를 통해 도움을 받도록 하자. 도메인은 회사가 보유한 웹페이지, 사이트 등의 소유권을 뜻한다. 대다수 국내 기업은 가비아, 후이즈 등의 도메인 호스팅 업체를 통해 관리되고 있으며, 이 도메인이 네이버웍스와 연결되어야 회사 주소로 된 메일 등을 원활하게 쓸 수 있다. 일단 상품신청 중 정보 입력 화면에서 그룹명/도메인명에 회사가 보유한 도메인을 입력하고 신청내역을 접수한다.

그다음은 도메인 소유권을 확인할 차례다. 도메인을 구입한 사이트(가비아, 후이즈 등)에서 도메인 관리 화면(DNS관리)으로 진입한다. DNS 설정에서 네이버웍스 도메인을 확인하고, 설정 메뉴를 통해 사전에 제공된 ‘MX 레코드’ 정보를 네임 서버에 입력한다. 네이버웍스 메일을 이용하지 않는다면 ‘TXT 레코드’를 네임서버에 설정한다.

입력이 완료되면 수정 내역을 저장하고 네이버웍스 관리자 메뉴에 진입한다. 이후 상단에 있는 ‘아직 도메인 소유권이 확인되지 않아 서비스 이용이 제한됩니다. 상태 확인하기’의 확인을 눌러 도메인 소유권을 확인한다. 소유권 완료는 최대 72시간까지 소요되며, 완료되고 나면 네이버웍스의 핵심 설정을 진행할 수 있게 된다.

임직원을 초대하고 조직을 정비하자

네이버웍스를 사용할 준비가 끝났다면, 이제 임직원을 구성원으로 초대할 차례다. 보통 협업 툴에서 초대 기능은 단순히 팀원으로 활동할 사람을 초대하는 역할 이상을 하지 않지만, 네이버웍스는 워크플레이스의 인사 및 조직원 관리 기능을 활용해 협업 툴 수준을 전자인사관리시스템 수준의 조직 관리를 함께 진행할 수 있다.

구성원 관리자는 조직도를 생성하고 사원을 추가할 수 있으며, 이름이나 입사일, 고용 형태, 부서, 직급, 아이디 및 메일 등의 기본 정보는 물론, 인적사항, 경력, 각종 증명서 발급, 채용·부서 이동·직급 변경·겸직·휴복직 등의 인사 발령 같은 포괄적인 기능을 개인 단위로 관리할 수 있다.

협업의 시작, 그룹 대화방 설정

협업 기능의 핵심인 소통은 네이버웍스 그룹 대화방에서 진행된다. 지원 플랫폼은 안드로이드 및 iOS 스마트폰, PC, 맥OS며, 웹브라우저로도 대화를 진행할 수 있다. 메시지는 편하게 의사소통할 수 있는 메시지방, 메시지 기능에 노트·일정·폴더까지 공유할 수 있는 ‘그룹’ 기능이 있다. 중요도가 낮거나 일상적인 대화는 메시지방으로, 업무 공유와 지시로 협업하는 방은 그룹 대화방으로 생성하면 된다.

그룹 대화방은 설정에 따라 관리자 또는 누구나 생성할 수 있고, 메시지 창에서 그룹을 선택한 다음 그룹 멤버를 지정하고 노트, 일정, 폴더 등 공유할 항목을 지정한 후 저장하면 된다. 그룹이 생성되면 참여자들은 대화를 기본으로 자료를 공유한다. 참여한 멤버들은 메시지를 주고받으며 업무나 공지 등의 내용은 ‘노트’ 게시판에 게재하고, 내 드라이브에 업로드된 파일과 콘텐츠를 공유 폴더에 공유하며 상호 일정을 확인할 수 있다.

고급 사용자는 사내에서 사용하는 봇을 그룹 방에 초대해 특정 명령을 자동으로 수행하게 하거나, AI를 활용한 번역, 설문, 할일 쓰기, 자주 사용하는 템플릿 불러오기 등 다양한 기능을 사용할 수 있다.

시작이 반, 협업 툴로 정비하는 업무 효율성

네이버웍스를 가입한 다음, 워크플레이스를 활용해 조직을 정비하고 대화를 생성하는 일련의 과정은 모두 다 기업의 업무 효율성을 끌어올리기 위한 과정이다. 지금까지 협업 툴이나 업무관리 시스템을 도입한 적이 없다면, 도입 자체만으로 기업의 상황을 디지털화하는 작업이 될 것이며, 정비가 완료되면 기존보다 향상된 업무 소통 및 공유가 곧바로 가능해진다.

이외에도 네이버웍스는 그룹 메일이나 근태 관리, 화상회의, 결재 설정, 인공지능 기반의 관리 기능 등 특수한 기능들을 담고 있는데, 관련된 설명은 추후 연재를 통해 전달할 예정이다. 2021년 3/4분기가 시작되는 지금 시점에서 업무 효율성을 향상시킬 대책을 찾고 있다면, 네이버웍스를 도입해보는 건 어떨까?

글 / IT동아 남시현 (sh@itdonga.com)