[MS 오피스365를 활용한 스마트워크] 2. 중소기업과 스타트업

[IT동아 강일용 기자] 자사에 스마트워크를 도입하기 위해 중소기업과 스타트업의 대표(CEO, CTO)는 무엇을 고민해야 할까. 한국마이크로소프트(한국MS)가 중소기업(스타트업 포함)에서 스마트워크가 제대로 이뤄지고 있는지 파악할 수 있는 7가지 문항를 공개했다.

1. 직원들 개인의 지식과 정보가 회사의 자산으로 축적되어 활용되고 있는가?
2. 직원들끼리 서로의 노하우와 정보가 교류되며, 확산되고 있는가?
3. 기업의 데이터가 효율적으로 분석되어 업무에 활용되고 있는가?
4. 해외의 지사 및 파트너사와 원격으로 소통하고 있는가?
5. 이메일과 문서의 용량은 넉넉한가? 또, 보안은 철저한가?
6. 이메일, 일정, 문서, 주소록을 밖에서 생성하고, 이를 직원끼리 공유할 수 있는가?
7. IT 시스템을 구축하고 운영할 전담 조직이나 인력이 존재하는가?

이 문항에 '네'라고 답변할 수 있는 수가 많을 수록 기업의 스마트워크 수준이 높은 것이다. 6~7개는 기술을 적극 활용해 안정적으로 스마트워크를 구현하고 있다. 3~5개는 스마트워크를 일부 실현하고 있으나, 개선이 필요하다. 0~2개는 스마트워크에 대한 준비가 부족하며, 이에 맞는 도입 계획이 필요하다.

한국MS가 스마트워크 도입을 고민하는 중소기업 및 스타트업 대표를 위해 오피스365를 활용해 스마트워크를 구현한 사례를 공개했다. 스마트워크를 구현하면 기업은 어떤 이익을 얻을 수 있는지 자세히 알아보자.

담당 직원이 퇴직해도 노하우는 기업에 남아

“중소기업에서는 사람이 떠나면 업무 노하우도 함께 사라지거나, 인수인계가 제대로 되지 않아 업무가 중단되는 경우가 잦아요＂ - O2O 스타트업 J사의 CEO

중소기업 대표의 가장 큰 고민이 직원들의 잦은 이직과 퇴직이다. 지난 2014년 중소기업연구원의 연구에 따르면, 중소기업이 직원의 이직으로 인해 매년 평균 5억 2,000만 원의 손해를 입는 것으로 조사됐다. 이직률도 높다. 대기업의 이직률은 평균 10.9%인 것에 반해 중소기업의 이직률은 평균 25.8%로 조사됐다. 100명이 입사하면 25명은 이직을 택하고 있는 것. 이렇게 이직한 인력을 대체하기 위한 신규 인력 양성 비용은 1인당 4,600만 원 수준이었다.

게다가 중소기업은 인력이 적기 때문에 한 명이 여러가지 업무를 담당하는 경우가 많다. 담당자가 회사를 떠나면 관련 업무는 새 인력이 충원되기 전까지 모두 정지되는 것이 현실이다.

직원이 회사를 떠나더라도 업무는 계속되어야 한다. 신규 인력이 해당 업무를 빠르게 인수받아 업무를 이어서 처리할 수 있어야 한다. 이를 실현하려면 업무 관련 문서와 자료를 직원 개인의 PC에 저장하지 말고, 오피스365로 구축한 기업의 협업 사이트에 저장하고 관리해야 한다. 관리자는 협업 사이트를 통해 업무를 관리하고 분담할 수 있으며, 특정 직원이 어떤 일을 하고 있는지 한 눈에 파악할 수 있다. 무엇보다 직원이 회사를 떠나더라도 해당 직원이 하고 있던 일을 빠르게 다른 인력에게 인수인계할 수 있다.

기존에는 이러한 솔루션을 만들기 위해 몇 십억 원을 투자해야 했으나, 이제 오피스365를 통해 클라우드로 제공받을 수 있다. 팀, 부서, 업무 등에 필요한 사이트를 간단히 생성할 수 있고, 이렇게 생성한 사이트를 PC, 노트북, 스마트폰 등 모든 기기에서 접속할 수 있으며, 공동으로 편집하고 관리할 수 있다. 대시보드로 매출, 재고 등의 경영 통계를 파악하고, 직원이 새로운 자료를 올리면 알림을 통해 파악할 수 있다. 올라온 자료는 검색으로 손쉽게 찾을 수 있고, 해당 문서를 누가 언제 어떻게 편집했는지 한 눈에 파악 가능하다. 직원의 모든 업무 상황과 노하우를 저장해둔 문서를 통해 모든 직원과 공유할 수 있고, 직원이 퇴사하더라도 금방 후임자를 투입할 수 있다.

노하우 공유를 통해 업무 효율 향상

"오피스 365를 도입해 프로젝트 진행에 필요한 업무 프로세스를 만들었습니다. 10년 이상 근무한 베테랑이나 입사한지 2년인 신입 모두 정해진 업무 프로세스에 자신들이 다루는 모든 데이터를 집어 넣고, 가공하고, 분석하게 했습니다. 그 결과 회사의 모든 지식이 공유되었고 협업도 자연스럽게 이루어졌습니다." - 제약 관련 중소기업 K 대표

중소기업 대표가 직원들에게 자신의 지식과 노하우를 공유할 수 있는 환경을 조성해주면, '집단 지성'의 힘을 통해 새로운 사업 아이템과 기회를 발굴해낼 수 있다. 2009년 창업한 중소기업 '퀄키'의 사례가 대표적이다. 퀄키는 신제품을 대표와 임원 혼자 고민하지 않는다. 150여명에 달하는 직원이 머리를 맞대고 아이디어를 공유한 후 제품 설계, 생산, 판매, 마케팅을 진행한다. 이를 바탕으로 창업 2년 만에 매출을 150배 향상시켰다.

오피스365는 협업 사이트와 원 드라이브에 저장된 공유 문서를 통해 언제 어디서나 직원의 지식과 노하우를 공유할 수 있다. 이메일 클라이언트 아웃룩과 기업용 메신저 스카이프를 활용해 이메일, 메모, 다양한 자료를 주고받을 수도 있다. 클릭 몇 번만 하면 손쉽게 워드, 엑셀, 파워포인트 문서를 추가, 편집, 공유할 수 있다.

데이터 분석을 위한 다양한 도구 제공

"빅데이터란 말을 많이들 하는데 정작 회사에 어떤 빅데이터가 있는지 모르겠습니다. 우리 같은 중소기업에서는 빅데이터 활용이 요원한 일 같아요." - 제조 관련 중소기업 L 대표

중소기업은 늘 인력난에 시달린다. 그렇다고 데이터 수집, 분석을 소홀히 할 수는 없는 노릇이다. 데이터 분석을 간과하면 많은 비즈니스 기회를 놓칠 수 있다. 적은 인력으로도 데이터를 수집하고, 분석할 수 있는 도구가 필요하다. 그래야 대표의 머리 속에 번뜩이는 아이디어가 떠오른다.

오피스365에서 제공하는 데이터 분석도구의 핵심은 엑셀과 엑셀을 시각화하는 도구다. 직원들이 엑셀에 기입한 많은 데이터를 분석하고, 숫자로 채워진 차트를 인포그래픽으로 시각화할 수 있는 기능을 제공한다. 시각화된 데이터를 통해 회사의 최고경영자는 더 많은 통찰력을 얻을 수 있다. 고객 데이터를 분석함으로써 신규 고객을 확보하고 신사업 아이디어를 도출할 수 있다.

지사 및 글로벌 파트너와 원격으로 소통

“해외 고객과 연락을 주고 받을 때 별도의 솔루션을 씁니다. 그런데도 해외 바이어가 문서가 깨져 보이니 다시 보내라고 할 때가 많아요” - 쇼핑몰을 운영중인 최고경영자 Y 씨

중소기업과 스타트업의 사업은 빠르게 글로벌화되고 있다. 아니, 중소기업과 스타트업이기에 더욱 글로벌 시장에 신경써야 한다. 국내 시장만으론 성장에 한계가 있기 때문이다. 때문에 많은 중소기업이 해외에 주재원을 두거나 파트너와 협력하고 있다.

다른 국가의 파트너와 협업을 하려면 공통된 문서 표준이 필요하다. 국내에서 통용되는 문서 형식으로 문서를 발송하면 해당 국가의 파트너가 문서를 읽지를 못한다. PDF는 만국 공통의 표준이지만 편집이 어렵다. 사실상 전세계 문서 표준인 MS 워드, 엑셀, 파워포인트로 문서를 작성해서 보내야 한다.

협력을 하려면 대화가 필수다. 이메일이나 메신저만으론 급박한 업무를 주재원이나 파트너에게 빠르게 전달할 수 없다. 그렇다고 미팅을 위해 매번 해당 국가로 날아갈 수는 없는 노릇. 이러한 상황에 처한 중소기업과 스타트업에게 오피스365가 제공하는 영상통화 서비스 '스카이프'가 문제 해결을 위한 좋은 솔루션이 될 수 있다.

오피스365는 아웃룩을 통해 국제 표준에 따른 이메일을 발송할 수 있다. 전 세계 그 어떤 이메일 서비스와도 호환된다. 최신 버전의 워드, 엑셀, 파워포인트를 통해 비즈니스 표준 문서를 작성할 수 있고, HD급 해상도로, 최대 250명이 참여할 수 있는 영상 회의 도구 스카이프를 통해 주재원 및 파트너워 언제 어디서나 원격으로 미팅할 수 있다. 스카이프는 만약을 대비해 회의 내용을 녹음, 녹화할 수 있는 기능도 제공한다.

편리한 이메일 관리, 강력한 보안

"지금 쓰는 이메일은 용량이 작아 사용자들 불편이 큰 데다 가뜩이나 부족한 IT 인력이 일일이 지원까지 해야해서 관리하기 번거롭습니다." - 소셜 대화 내용을 분석할 수 있는 서비스를 개발 중인 스타트업의 CTO H씨

시중의 이메일 서비스는 제공하는 용량이 부족해 얼마 사용하지 않았음에도 불구하고 금방 이메일 보관함이 꽉찬다. 게다가 랜섬웨어 등 각종 악성코드가 파일에 섞여 들어와도 감지하지 못하는 경우가 많다.

반면 오피스365는 직원 1인당 50GB의 이메일 보관함을 제공한다. 중요한 이메일을 다양한 방법으로 분류, 관리할 수 있고, 필요할 때 손쉽게 찾을 수 있다. 공유사서함 또는 개인사서함 공유를 통해 직원끼리 이메일을 공유할 수 있다. 이메일 뿐만 아니라 연락처와 일정도 공유할 수 있어 협업에 도움이 된다. 이러한 장점 덕분에 국내 30대 기업의 90%가 아웃룩 또는 오피스365 기반의 이메일 솔루션을 이용하고 있다.

오피스365는 99.9%의 가용성을 보장해 언제 어디서나 이메일 서비스를 정상적으로 이용할 수 있다. ISO27001, SAS70, FISMA 등 다양한 국제 보안 인증을 획득했고, 이메일 전송에 512비트로 구성된 강력한 암호화키를 사용하기 때문에 (MS를 포함해) 타인이 이메일 내용을 들여다 보는 것은 불가능하다. 바이러스 스캔 기능을 통해 각종 악성코드가 이메일과 문서에 섞여서 침투하는 것을 막는 기능도 있다.

언제 어디서나 문서를 만들고, 이를 직원끼리 공유

“제조업이다 보니 직접 발로 뛰며 영업을 하는데, 모바일 기기만 있다고 해서 외부에서 실시간으로 업무를 처리할 수 있는 게 아니더라고요..." - 의료 기기를 생산 중인 중소기업의 K 대표

중소기업의 대표가 스마트워크와 스마트워크 도구를 도입한다고 결정함으로써 직원의 사기와 생산성을 향상시킬 수 있다. 스마트워크의 핵심은 원하는 시간에 원하는 장소에서 일할 수 있다는 것이다. 이를 제대로 실현하려면 언제 어디서나 사용할 수 있는 이메일, 문서, 연락처 관리도구가 필요하다. 또한 이렇게 작성한 이메일, 문서, 연락처 등을 직원과 빠르게 공유할 수 있어야 한다.

오피스365는 가장 널리 사용되는 스마트워크용 협업도구다. 지난 11월 국내 중소 기업 및 대기업 구성원을 대상으로 이뤄진 조사결과에 따르면, 국내에서 가장 많이 사용되는 스마트워크용 협업 도구는 전체 응답자의 54.9%를 차지한 MS 오피스365였다.

오피스365를 활용하면 PC, 노트북, 스마트폰 등 모든 기기를 활용해 이메일을 보내고, 문서를 작성할 수 있다. 함께 제공되는 클라우드 문서도구, 영상전화, 메신져, 기업용 SNS 등를 활용해 직원끼리 아무리 멀리 떨어져 있어도 협업할 수 있다. 이렇게 작성한 이메일, 문서, 연락처 등은 아웃룩과 원드라이브를 활용해 전직원과 공유할 수 있다.

IT 전담 인력이 없어도 손쉽게 관리

중소기업이 직접 스마트워크 솔루션을 구축하면 많은 비용과 유지/보수 인력이 필요하다. 대기업이면 모를까, 중소기업은 이를 감당하기 어렵다. 특히 스타트업의 경우 IT 개발자(CTO 포함)가 본업인 IT 서비스 개발 대신 솔루션 유지/보수에 투입되면 그만큼 비즈니스 기회를 놓치게 된다.

오피스365는 신청 즉시 사용할 수 있고, 전산 인력이 솔루션을 일일이 관리/유지/보수하지 않아도 된다. 누구나 쉽게 솔루션을 관리할 수 있다. 솔루션 유지/보수는 MS가 전담한다. 한국MS는 오피스365의 고급 기능을 활용하길 원하는 기업 관리자를 위해 오피스365 사용법 관련 교육도 함께 제공한다.

오피스365를 도입하면 하드웨어 유지 보수 비용이 발생하지 않고, (MS의 조사결과 기준) 솔루션 자체 구축 대비 비용을 최대 56%까지 절감할 수 있다. 직원이 입사/퇴사하더라도 바로 스마트워크 도구를 지급하거나 회수할 수 있어 인력변동에도 유연하게 대처할 수 있다. 사용 비용은 실제 직원 수에 맞춰 내면 되기 때문에 경제적이다. 때문에 인력 변동이 잦고, 급격히 성장하는 중소기업과 스타트업에게 최적의 솔루션이다.

[스마트워크 시대] 1. 대한민국 스마트워크의 현실 - http://it.donga.com/24208/

글 / IT동아 강일용(zero@itdonga.com)