스마트폰만으로 구현할 수 없는 스마트워크, 높은 구축비용이 걸림돌이라면?

[IT동아 김태우 기자] 스마트폰이 대중화되면서, 스마트워크에 대한 관심이 부쩍 커졌다. 다양한 스마트 기기의 보급으로 개인이 직접 여러 서비스를 활용해 스마트워크를 실현하기도 하지만, 기업에서 전사적으로 스마트워크 환경을 구현하는 곳도 하나둘씩 생기고 있다.

스마트 기기의 활용이 스마트워크는 아니다

스마트워크는 시간, 장소에 제약 없이 업무를 할 수 있는 것을 말한다. 이는 내가 있는 곳이 바로 사무실이 되어 회사로 이동 없이 즉각 업무를 처리할 수 있다는 뜻이다. 효율적인 업무를 할 수 있게 된다. 이런 개념이 요즘 들어 활발히 쓰이는 이유는 스마트폰의 힘이 크다. 과거 피쳐폰 시대에는 휴대전화로 인터넷에 접속한다는 것이 쉽지 않았다. 하지만 지금의 스마트폰은 가장 쉽고 빠르게 인터넷에 연결해 주는 도구다. 여기에 업무에 활용하기 좋은 서비스도 다양하게 출시되어 있다.

개개인이 이런 서비스를 업무에 활용하고, 스마트폰을 적극적으로 쓴다면 그것이 스마트워크가 될 수 있을까? 분명 스마트폰을 잘 활용하면, 업무에 도움은 된다. 하지만 일은 혼자서 하지 않는다. 회사 동료와 수많은 커뮤니케이션 속에서 진행된다. 회의하고, 문서를 주고받고, 정보를 나누는 등 여러 과정이 필요하다. 시간과 공간의 공유를 바탕으로 하는 업무 방식 속에서 나 홀로 재택근무를 할 수는 없다.

즉 스마트워크는 기업 차원에서 전사적으로 도입되어야 하며, 단순한 스마트 기기의 활용이 아니라 재택근무, 모바일 근무 등을 하더라도 부서의 업무가 원활히 진행할 수 있는 기술 기반이 마련되어야 한다.

스마트 업무 환경에서 필요한 것

스마트워크를 수행하려면 어떤 업무 환경이 마련되어야 할까? 업무를 신속하게 처리할 수 있는 모바일 기기의 도입, 업무 수행을 효율적으로 수행할 수 있는 솔루션, 각종 데이터를 관리할 수 있는 클라우드 서비스 등이 요구된다.

모바일 기기는 스마트폰, 태블릿 등 스마트 기기와 함께 노트북이 쓰인다. 과거엔 업무용 모바일 기기가 노트북에 그쳤다면, 지금은 스마트 기기로 확장된다. 스마트 기기는 이동 중에 생각을 메모하고, 이메일을 처리할 수 있다. 단순 문서 수정도 할 수 있기에 유용하게 쓰인다. 요즘은 2 in 1 형태의 태블릿PC도 업무용으로 각광받고 있다.

솔루션은 현재 여러 상품이 출시되어 있으며, 다양한 기능이 제공된다. 화상 회의를 통해 팀원이 어디에 있더라도 수시로 회의를 진행할 수 있도록 돕고, 메신저 기능을 통해 실시간으로 의견을 전달할 수 있으며, 문서 파일을 쉽게 전송할 수 있다. 특히 이런 솔루션은 스마트폰, 태블릿, PC 등 다양한 종류의 기기에서 쓸 수 있어야 한다.

클라우드 서비스는 구글 드라이브나 드롭박스 등 사용 서비스를 이용할 수 있다. 하지만 민감한 자료의 보관이 꺼림칙 하다면, NAS 등을 활용해 직접 구축도 할 수 있다. 물론 솔루션 구축 시, 해당 기능을 포함할 수도 있다.

문제는 비용

기업들의 스마트워크에 대한 관심은 높은 편이다. 그 때문인지 관련 상품들이 지속해서 출시되고 있지만, 초기 설비 구축 및 운영에 높은 비용이 든다. 게다가 직접 내부에서 운영까지 하다 보니 어려움이 많다. 그러다 보니 일부 대기업이 아니고서는 스마트워크를 도입한다는 것이 쉽지 않다.

기업이 스마트워크를 도입하려는 가장 큰 이유 중의 하나는 업무 효율성 향상과 비용 절감이다. 직원들이 출퇴근 및 업무 시간을 유연하게 조절해 작업 능률을 높이고, 기업은 에너지를 절감할 수 있다. 또한, 언제 어디서나 업무를 처리할 수 있는 환경을 통해 실시간으로 업무 처리를 결과를 확인할 수 있으며, 인건비, 고정관리비 등을 절감할 수 있게 된다.

이런 점은 대기업도 필요하지만, 특히 규모가 작은 중소기업이 더 필요한 부분이다. 문제는 구축과 운영에 높은 비용이 들다 보니 역설적으로 도입하기가 어렵다는 것.

그렇다고 방법이 없는 것은 아니다. 잘만 찾아보면, 저렴한 비용으로 스마트워크를 구현할 수 있는 솔루션을 찾을 수 있다. 최근 눈에 띈 LG유플러스의 'U+ 비즈(Biz) 스카이프'도 그런 서비스 중의 하나다.

마이크로소프트 + LG유플러스

U+ 비즈 스카이프는 마이크로소프트와 LG유플러스가 손잡고 만든 서비스다. 마이크로소프트의 '스카이프 포 비즈니스(Skype for Business)'를 근간으로 한다. 스카이프 포 비즈니스는 과거에 링크(Lync)라는 이름으로 서비스되던 기업용 서비스다. 마이크로소프트는 30년 넘게 스마트워크를 구축한 경험을 지닌 회사다. 이 경험을 바탕으로 기업에 제공되던 것이 링크였고, 현재는 스카이프 포 비즈니스라는 이름으로 바뀐 것.

한마디로 마이크로소프트의 스카이프 포 비즈니스의 기능을 모두 이용할 수 있을 뿐 아니라, 국내 업무 환경에 맞게 공지사항, 조직도, 주소록 등 업무 편의 기능을 추가했다. 여기에 인터넷 전화를 더 해, 사무실의 유선전화와 PC, 모바일, 태블릿까지 모든 커뮤니케이션 수단을 U+ 비즈 스카이프 하나로 통합했다.

엑셀, 파워포인트, PC화면 등 업무자료를 실시간으로 공유할 수 있으며, 음성 통화 중 문서를 바로 공유해 같은 화면을 함께 보며 회의통화를 할 수 있다. 다자간 영상 회의 기능도 제공한다. PC, 모바일, 태블릿 등에서 동일하게 이용할 수 있으며, 음성/영상회의의 경우 모든 내용을 녹음 또는 녹화할 수 있기 때문에, 별도 회의록이 없어도 녹음/녹화 파일의 일괄 공유가 된다.

임직원의 상태정보를 확인 할 수 있는 것도 특징이다. 통화 중, 회의 중, 프리젠테이션 중 등 실제 동료의 상태 및 위치 정보를 메신저 상에서 바로 확인 할 수 있다. 이 같은 기능들은 파워포인트(PPT), 엑셀(Excel), 아웃룩(Outlook) 등 MS 오피스와 자동으로 연동된다.

U+ 비즈 스카이프는 초기 설비 구축 및 운영에 수천만에서 수억 원의 비용이 드는 구축형과 달리 클라우드 방식의 서비스 제공을 통해 '월 요금'으로 이용할 수 있다. 부담없이 이용할 수 있는 것으로 LG유플러스가 중소기업과 중견기업을 위해 통합 커뮤니케이션 솔루션으로 만들었다고 볼 수 있다.

글 / IT동아 김태우(TK@itdonga.com)