[IT강의실] 당신이 몰랐던 지메일의 숨은 기능
[IT동아 이상우 기자]
세월이 흘러도 그 가치가 변하지 않는 주옥같은 정보가 있습니다. '기사 재탕' 코너는 이처럼 누구에게나 도움되는 정보를 과거로부터 다시 살려낸 기사입니다. 기사가 발행된지 3~4년이 지나 사용자들이 찾기 어려운 점을 해결했습니다. 또한 현재(2015년) 상황에 맞게 일부 내용을 수정/추가했습니다. 10부작으로 이뤄진 '기사 재탕' 그 아홉 번째는 구글 지메일 서비스를 보다 충실하게 활용할 수 있도록 돕는 팁에 관한 내용입니다.
필터 설정으로 필요한 메일만 자동 분류하기
안드로이드를 스마트폰이 늘어나면서 많은 사람이 구글 계정을 갖게 됐다. 이와 함께 구글 계정으로 사용할 수 있는 지메일(Gmail)을 자신의 대표 메일로 사용하거나, 여러 홈페이지에 가입 시 지메일 계정을 등록하는 사람도 늘어났다. 그만큼 스팸 메일이나 기타 이벤트 메일도 많이 받게 됐다. 그런데 하루에 수십 건씩 스팸 메일, 각종 이벤트 홍보 메일 등을 받다 보면 정작 중요한 메일이 이들에게 묻히기도 한다. 만약 업무용 메일까지 지메일 계정으로 받는 사람이라면 이런 메일들이 골칫거리일 수밖에 없다. 이런 사람이라면 필터 기능을 통해 수신한 메일을 자동으로 분류하고 필요 없는 메일을 삭제해 효과적으로 관리할 수 있다.
지메일 '받은 편지함'에 필터기능을 설정하려면 먼저 설정 항목을 선택해야 한다. 설정 항목은 우측 상단 톱니바퀴 버튼을 누르면 나타난다. 여기서 설정을 선택하면 지메일 환경설정 창을 열 수 있다. 여기서 언어, 한 번에 표시되는 메일 수, 보내는 메일에 서명 첨부 등 다양한 항목을 설정할 수 있다. 이번 기사에서 알아볼 내용은 필터 기능이니 상단 항목 중 필터를 선택하자. 여기서 '새 필터 만들기'를 선택하면 보낸 사람, 받는 사람, 제목, 포함된 단어. 제외할 단어 등을 설정해 필요한 메일과 필요 없는 메일을 자동으로 분류할 수 있다.
보낸 사람은 특정 사람이 보낸 메일만 분류하는 기능이고, 받는 사람은 지정한 사람 이외의 메일만 분류하는 기능이다. 예를 들어, 보낸 사람 항목에 불쾌한 내용이나 쓸모없는 내용을 보내는 사람의 이메일 주소를 입력하고 '이 검색 기준으로 필터 만들기'를 선택하면, 앞으로 그 사람이 보낸 메일을 자동으로 분류하거나 삭제할 수 있다. 삭제 항목을 선택한다면 해당 메일이 자동으로 휴지통으로 가며, 만약 스토킹이나 성희롱 등으로 고소할만한 내용이라면 해당 메일을 다른 사람에게 전달하거나 폴더(라벨)을 만들어 저장해 증거자료로 사용할 수도 있다.
포함된 단어는 특정 단어가 들어간 메일을 분류하는 기능이고 제외할 단어는 특정 단어가 들어가지 않은 메일만 분류하는 기능이다. 만약 스팸메일에 자주 사용되는 100%, 무료(공짜), 대출 등의 단어를 포함된 단어 항목에 설정해 놓으면 이런 단어가 들어간 메일을 자동으로 정리할 수 있다. 반대로 취업 정보, 신간 소식 등 필요한 정보에 관한 단어를 설정해 따로 저장할 수도 있다. 한번에 단어 여러 개를 입력하려면 단어 사이에 OR을 대문자로 입력하면 된다(예를 들면 100% OR 무료 OR 대출).
이렇게 만든 필터는 '내보내기'기능을 통해 다른 사람과 공유할 수도 있다(확장자 *.xml). 만약 다른 사람이 만든 필터를 가져오고 싶다면 '필터 가져오기' 항목을 선택해 필터를 불러오면 된다.
고급 검색으로 원하는 메일 찾기
지메일 상단에는 검색창이 있다. 이를 통해 자신의 메일함에서 원하는 메일을 일부 찾아낼 수 있다. 이 검색창에는 포털사이트 검색엔진처럼 '연산자'를 입력하면 더 정확하게 검색할 수 있다. 바로 고급검색 기능이다. 이번 기사에서 메일을 찾아내는데 유용한 고급검색 기능을 몇 가지 소개하려 한다. 참고로 고급검색 기능에서 스팸함과 휴지통에 있는 메일은 기본적으로 검색에서 제외된다.
from: 과 to:
'from:'과 'to:'는 메일 보낸 사람 혹은 메일 받은 사람 이름(혹은 이메일 주소)을 입력, 해당 이메일을 찾아내는 명령어다.
검색창에 'from:이상우'라고 입력하면 '이상우'가 나에게 보낸 모든 이메일이 검색된다. 이밖에 'from:me'라고 입력하면 내게 쓴
메일을 검색할 수 있다. 이와 달리 검색창에 'to:이상우'라고 입력하면 내가 이상우에게 보낸 메일과 다른 사람이 나와 이상우에게 보낸
메일이 검색된다. 여기서 내가 이상우에게 보낸 메일만 골라내려면 'from:me to:이상우'라고 입력하면 된다.
filename:과 has:첨부파일
'filename:'은 첨부파일 이름을 입력해 해당 첨부파일이 들어있는 메일을 검색하는 명령어다. 파일 이름을 정확하게 알고 있다면
'filename:파일이름'을 입력하면 된다. 만약 파일이름은 기억나지 않지만, 확장자를 알고 있다면 'filename:pdf' 등으로
검색해 PDF파일이 첨부된 메일만 골라낼 수도 있다. 앞서 소개한 from: 명령어와 함께 사용해 'from:이상우
filename:pdf'라고 입력한다면 이상우가 보낸 메일 중 PDF파일이 첨부된 메일만 골라낼 수 있다. 이와 함께 'has:첨부파일'은
첨부파일이 있는 모든 메일을 검색하는 명령어다.
larger:와 smaller:
'larger:'와 'smaller:'는 첨부파일 크기로 메일을 검색하는 명령어다. 'larger:10M'라고 입력하면 첨부파일 크기가
10MB(1,000만 바이트) 이상인 메일만 검색된다. 반대로 'smaller:10M'라고 입력하면 10MB 이하인 메일만 검색된다.
after:와 before:
'after:'와 'before:'는 날짜를 입력해 해당 날짜 이전(before:yyyy/mm/dd)이나
이후(after:yyyy/mm/dd)에 보내거나 받은 메일만 검색하는 명령어다. 이를 함께 사용하면 특정 기간 받은 메일만 검색할 수도
있다. 예를 들어 'after:2013/05/22 before:2013/05/23'라고 입력하면 2013년 5월 22일 00:00부터
2013년 5월 23일까지 보내거나 받은 메일을 검색할 수 있다. 여기에 from:이나 to: 명령어를 추가한다면 이 기간 동안 특정인과
주고받은 메일만 검색할 수 있다.
in:anywhere
지메일 고급검색 기능은 기본적으로 스팸함과 휴지통에 있는 메일을 제외하고 검색한다. 이럴 때 'in:anywhere'이라는 명령어를 함께
사용하면 스팸함 및 휴지통에 있는 모든 메일을 검색할 수 있다.
라벨 기능으로 받은 메일 효과적으로 관리하기
하루에 수십 건씩 스팸 메일, 각종 이벤트 메일 등을 받다 보면 친구가 보낸 메일, 업무용 메일 등이 섞여 미처 읽지 못하고 지워버리는 경우가 있다. 이럴 때 지메일 '라벨 기능'을 사용하면 받은 메일을 업무, 친구, 할 일 등 중요한 메일만 모아볼 수 있으며, 받은 편지함에서 눈에 띄는 색상으로 표시할 수도 있다.
라벨은 다른 이메일 서비스의 '폴더'와 비슷한 개념이지만 폴더와 다른 몇 가지 특징이 있다. 먼저 메일 하나에 라벨 두 개 이상을 붙일 수 있다는 점이다. 예를 들어 친구에게 받은 메일에 친구, 할 일 등의 라벨을 함께 붙여 관리할 수 있다. 이와 달리 폴더는 메일 하나를 여러 폴더에 넣을 수 없다. 또 다른 장점은 메일 하나를 받은 편지함, 전체 보관함, 라벨 목록 등 여러 위치에서 확인할 수 있기 때문에 메일을 어디에 보관했는지 일일이 찾을 필요 없다.
라벨을 만들려면 우선 지메일 좌측에 있는 '더 보기' 항목을 선택해야 한다. 만약 더 보기 항목 대신 '간략히' 항목이 있다면 그 아래 있는 회색 선에 마우스를 가져가면 '라벨 관리'와 '새 라벨 만들기' 항목이 나타난다. 새 라벨 만들기를 선택하고 직장, 친구, 가족 등의 이름을 입력해 라벨을 만들면 된다. 또한, 라벨을 여러 개 만들어 체계적으로 정리할 수 있다. 예를 들어 직장이라는 상위 라벨에 영업 1팀, 영업 2팀, 인사팀 등을 추가하면 직장 라벨 아래에 입력한 하위 항목이 생긴다. 이밖에 편지를 읽으면서 태그 모양의 라벨 버튼을 클릭해 라벨을 추가할 수 있고, 우측 상단 톱니바퀴 버튼을 눌러 설정에서 라벨을 추가하거나 삭제할 수도 있다.
라벨에는 각각 색상을 넣어 표시할 수 있다. 좌측 목록에서 자신이 만든 라벨 위에 마우스를 올리면 역삼각형 모양 버튼을 누르면 해당 라벨에 색상을 넣을 수 있다. 또한, 여기서 하위 라벨을 추가/제거하거나 해당 라벨을 삭제할 수 있다.
라벨을 만들었으면 메일에 라벨을 붙이면 된다. 받은 편지함 목록에서 받은 메일 앞에 있는 박스를 체크하고 상단에 있는 라벨 버튼을 눌러 원하는 라벨을 붙일 수 있다. 또한, 이전에 소개했던 필터기능을 활용하면 특정 인물이나 특정 단어가 들어간 메일에 자동으로 라벨을 붙일 수 있다. 또한, 해당 메일을 받은 편지함이 아닌 라벨 보관함에 저장할 수도 있다. 이는 앞서 소개한 필터 기능을 응용하면 된다.
다만, 라벨을 너무 많이 생성할 경우 지메일 사용 환경이 느려질 수 있다. 그러니 더 이상 사용하지 않는 라벨은 삭제하는 것이 좋다. 물론 라벨을 삭제해도 라벨이 붙어있던 메일은 삭제되지 않는다.
더보기 버튼에 숨은 다양한 기능 활용하기
지메일 검색창 하단에는 '더보기'라는 버튼이 있다. 평소 이 버튼을 누르면 '모두 읽은 상태로 표시'라는 항목만 나타난다. 그런데 받은 편지함에서 메일을 선택하고 더보기를 누르면 숨어있던 다양한 기능이 나타난다. 이를 통해 해당 메일을 중요한 메일로 표시할 수 있으며, 할 일 목록을 만들거나, 필터 기능을 바로 불러올 수 있다.
먼저 '중요 대화로 표시'를 선택하면(지메일로 주고받은 메일을 '대화'라고 한다) 해당 메일 앞에 노란색 태그가 달린다. 만약 받은 편지함 설정을 '중요한 메일부터 보기'로 선택했다면 받은 편지함이 중요와 기타로 나눠져, 노란색 태그가 달린 메일이 위로 정렬된다. 설정 방법은 받은 편지함 항목 위에 마우스를 올릴 때 나타나는 역삼각형을 눌러 선택할 수 있다.
또한, 이미 읽은 메일이라도 중요 분류된 메일이라면 기타로 분류된 메일보다 위쪽에 표시된다. 참고로 중요 메일은 직접 체크하지 않아도 자동으로 지정되는 경우가 있다. 자주 메일을 주고받은 상대가 보낸 메일이나, 과거 사용자 메일 처리 패턴(삭제, 보관, 답장 등)을 분석해 지메일이 자동으로 중요 메일로 지정하는 경우다.
메일을 선택한 뒤 더보기 버튼을 눌러 '할 일 목록에 추가'를 선택하면 해당 메일 제목으로 할 일 목록이 생긴다. 선택과 동시에 우측 하단에 팝업창으로 할 일 목록이 나타난다. 만약 이 창을 닫았다면 좌측 상단에 있는 '지메일'을 눌러 다시 열 수 있다.
유사한 메일 필터링은 앞서 소개한 필터 기능을 바로 불러오는 항목이다. 특정 메일 선택하고 유사한 메일 필터링을 선택하면 보낸 사람 기준으로 기본 설정되며, 필요에 따라 다양한 키워드 및 연산자를 입력해 사용하면 된다.
메일을 읽고 있는 중 더보기 버튼을 누르면 편지함에서 볼 수 없던 항목 하나가 나타난다. 바로 일정 만들기다. 이 항목을 사용하면 읽고 있는 메일 내용으로 구글 캘린더와 연동, 일정을 등록할 수 있다. 메일 제목이 일정 이름으로 등록되며, 메일 내용은 설명 항목에 자동으로 입력된다. 만약 스마트폰 달력을 자신의 구글 계정에 동기화해놨다면 PC에서 등록한 일정을 언제 어디서나 확인할 수 있다.
지금까지 필터, 고급검색, 라벨 등 지메일의 다양한 기능을 알아봤다. 최근에는 안드로이드 스마트폰 사용자뿐만 아니라 '구글 앱스'를 통해 기업에서 지메일을 사용하는 일이 많아졌다. 때문에 지메일을 '잘'쓸 필요성도 생겼다. 앞서 소개했던 지메일의 몇 가지 기능만 활용해도 하루 수십 통씩 날아오는 메일을 효과적으로 관리할 수 있을 것이다.
글 / IT동아 이상우(lswoo@itdonga.com)
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