오피스365, 100% 활용하기 - PC용 오피스와 무엇이 다른가

1부: 오피스365란? - http://it.donga.com/13467/
2부: 오피스365 시작하기 - http://it.donga.com/13602/
3부: PC용 오피스와 무엇이 다른가

오피스 365의 사용법을 확인하기에 앞서 PC용 오피스와 무엇이 다른지 살펴보자.

오피스365의 가장 큰 장점은 편리함이다. 인터넷에 접속할 수만 있으면 언제 어디서나 워드, 엑셀, 파워포인트를 실행할 수 있다. 번거롭게 PC에 오피스 응용프로그램을 설치하지 않아도 된다. 대신 오피스의 고급 기능 가운데 상당부분 생략돼 있다는 단점이 있다.

일단 워드의 경우 파일(저장, 열기/닫기, 인쇄 등 파일 관리), 홈(글자 폰트/크기/굵기/색상 변경, 글자간 간격, 단어 찾기/변경 등 문서 작성 관련 기본 기능), 삽입(이미지, 표 추가), 페이지 레이아웃(용지의 종류/색상 등 용지 관련 설정), 보기(편집을 중단하고 여러 형태로 문서를 읽는 기능) 등 문서 작성 관련 필수 기능은 모두 구현했다.

하지만 참조(미주/각주/인용문 삽입 등), 편지(편지용 문서 작성 기능), 검토(특정 문서에서 무엇이 변경됐는지 추적하는 기능) 등 부가적인 기능은 PC용 오피스에서만 사용할 수 있고 오피스365에선 사용할 수 없으니 참고하자.

엑셀도 마찬가지다. 오피스365용 엑셀의 경우 홈, 삽입, 페이지 레이아웃, 보기는 구현돼 있고, 수식(함수 등 계산법 추가), 데이터(워드나 인터넷 등 다른 곳에서 데이터 불러오기), 검토 기능은 없다.

하지만 파워포인트는 PC용 기능의 대부분을 웹에서 구현했다. 오피스365용 파워포인트는 홈, 삽입, 디자인(페이지 배경 변경), 전환(페이지를 변경할 때 나타나는 효과 변경), 애니메이션(글자나 이미지가 나타날 때 효과 변경), 보기, 슬라이드 쇼(PPT 파일을 재생) 등을 웹에서도 고스란히 사용할 수 있다. 단지 검토 기능만 없을 뿐이다.

문서 작업에 필수적인 기능만 남긴 만큼 일반 문서작업용으로 사용하는데 부족함이 없다. 다만 검토 기능이 없는 점은 아쉽다. 특정인이 공유 문서를 얼마나 바꿨는지 확인하기 힘들기 때문이다. 주기적으로 파일을 백업하는 습관을 들이는 편이 좋겠다.

파일 관리 방식도 조금 다르다. PC용 오피스, 그러니까 오피스2013은 파일을 PC에 저장하고 이를 MS의 클라우드 저장소 '스카이 드라이브'에 함께 저장할지 선택할 수 있다. 반면 오피스365는 파일을 기본적으로 스카이 드라이브에 저장하고, 추후 이를 PC에 내려받을 수 있다.

얼핏 보면 같은 듯하지만 사실 상당한 차이다. 오피스2013은 개인 문서 편집에, 오피스365는 공유와 협업에 초점을 맞췄다.

스카이 드라이브 내의 '공유' 메뉴를 활용하면 언제나 팀(Team) 내의 동료와 문서를 공유할 수 있다(팀은 처음 오피스 365를 가입할 때 정할 수 있고, 추후에도 추가할 수 있다. 팀원 추가 방법은 추후 다룰 예정). 문서를 공유하면서 타인에게 편집권한을 줄지, 아니면 읽는 권한만 부여할지 정할 수도 있다. 타인에게 해당 문서가 무엇인지 설명한 각주를 함께 전달하는 것도 가능하다.

또한 문서의 URL을 추출해, 이를 통해 팀원이 아닌 다른 사람과 문서를 공유할 수도 있다.

스카이 드라이브에만 접속하면 문서를 읽고, 편집할 수 있는 만큼 문서를 편집하고자 사무실에 억매이지 않아도 된다. 집, 대중교통, 음식점, 카페 어디서든 인터넷만 접속할 수 있으면 그곳이 바로 일터다. BYOD(언제 어디서나 자신의 기기(PC, 노트북, 태블릿PC, 스마트폰 등)로 업무를 처리하는 것)에 적합한 문서 작성 애플리케이션, 이것이 바로 오피스365가 내건 가치다.

다음 연재에선 오피스365용 워드의 메뉴 구성 및 사용법에 대해 알아본다.

글 / IT동아 강일용(zero@itdonga.com)