[구글앱 활용하기] 발표에 더 집중해보세요, 구글 프레젠테이션

[IT동아 강화영 기자] 코로나19 여파로 비대면 업무 방식이 확산됐다. 초반에는 업무 효율에 대한 우려가 있었으나, 반년 이상 적응 기간을 보내니 오히려 직원 만족도가 높아졌다. 지난 9월, 고용노동부 조사에 따르면 재택근무로 업무 효율이 높아졌다는 응답이 '매우 그렇다'와 '그런 편이다'를 합해 66.7%로 나타난 반면, '그렇지 않다'는 응답은 33.3%에 불과했다.

하지만 기업 입장은 다르다. 극복해야 할 문제로 아직 갈길이 멀다. 직원이 업무 시간에 자리를 지키고 있는지, 실제로 일을 하고 있는지 눈으로 확인할 길이 없으니 업무 일지를 쓰게 하는 등 근무 형태 변화를 계속해서 시도한다. '디지털 솔루션'은 기업 입장에서 생기는 직원 관리/의사소통 문제를 해결하고, 직원 입장에서 업무를 편하게 할 수 있게 돕는다.

비대면 업무는 코로나19 종식 이후에도 미래 근무 형태로 자리 잡을 가능성이 높다. 이같은 상황에서 구글은 디지털 솔루션 격인 여러 구글 앱을 무료로 제공하고 있다. 흔히 아는 구글 오피스뿐 아니라 화상 회의 서비스 '구글 미트', '구글 설문', 직장인 교육/평가/피드백을 위한 '구글 클래스룸' 등을 쉽고 간단하게 실무에 활용할 수 있다.

여기서는 업무 환경이 변해도 빠르게 적응하도록 작업 시간은 줄이고, 성과는 높이는 구글 앱 활용 방법을 정리해 설명한다. (주)성안당 신간 <직장인 구글 실무/2020.10.13 발간> 본문 내용에서 핵심 사항을 간추렸다.

지난 기사 '파워포인트 없이 발표 자료 만들기, 어떻게?(https://it.donga.com/31158/)'에 이어, 고급 활용을 위한 도형/차트 그리기 및 발표 진행 방법을 알아본다.

다양한 형태의 도형 작성과 색 채우기

슬라이드 배경색을 바꿔 도형을 돋보이게 만들자. 배경을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 다음, 메뉴에서 '배경 변경'을 선택한다. 배경 대화상자가 나타나면, 색상 옵션에 있는 팝업 버튼을 눌러 '단색' 항목에서 '진한 회색'을 선택한다. 슬라이드 색상이 진한 회색으로 바뀐다.

말풍선 도형을 그리기 위해 [도형] 버튼을 누른다. 메뉴에서 [설명선]-[직사각형 설명선]을 선택한다. 도형을 그릴 때 키보드 '쉬프트(Shift)' 키를 누른 채로 그리면, 기본 도형 형태를 유지하게 돼 반듯하게 나온다. 원하는 크기가 됐다면 화면 왼쪽에 두자. [도형] 버튼 오른쪽 방향에 있는 페인트통 모양 [채우기 색상] 버튼을 눌러 색상을 바꾼다. [단색] 옵션에서 원하는 색상을 선택한다. 예제는 '주황색'을 선택했다.

도형을 정렬하고 도형 안에 문자 입력하기

여러 개 도형을 눈대중으로 옮겨서는 정확하게 정렬하기 힘들다. '정렬' 기능을 이용해 한번만에 기준선에 맞춰보자. 쉬프트 키를 누른 상태에서 정렬하고 싶은 모든 도형을 선택한다. [정렬] 메뉴에서 [정렬]-[중간(세로)]를 선택하면 아래 그림과 같이 중간을 기준으로 정확하게 도형이 정렬된 것을 확인할 수 있다. 슬라이드 제목과 정렬된 도형 안을 두 번 연속으로 짧게 눌러 문자를 입력하고, 프레젠테이션 작업을 완성한다.

데이터를 입력하여 차트 만들기

구글 프레젠테이션은 다양한 차트를 제공한다. 차트 형태부터 차트 구성을 위한 데이터, 차트 편집기를 이용해 차트 제목을 편집하는 방법까지 알아본다. 먼저 새 슬라이드를 추가하자. 작업 영역 왼쪽 창을 마우스 오른쪽 버튼으로 눌러 '새 슬라이드'를 누르면 된다. 단축키는 'Ctrl+M'이다. '새 프레젠테이션 시작하기'에서 '내용 없음' 또는 원하는 테마를 선택해 아예 새로운 프레젠테이션을 시작하는 방법도 있다.

막대 차트를 그리려면 [삽입] 메뉴에서 [차트]-[막대]를 선택한다. 막대 형태의 차트가 나온다. [연결된 차트 옵션] 버튼을 누르면 직접 수치 값을 입력해 정확한 차트를 만들 수 있다.

팝업 메뉴에서 [원본 소스 열기]를 선택하면 데이터가 스프레드시트에 표시된다. 먼저 'Team 1/2/3/4'가 입력된 세로줄(열) 셀을 눌러 문자를 입력한다. 가로줄(행)도 같은 방식으로 바꿔준다. 수치 값이 적힌 셀을 눌러 데이터를 바꿀 수 있다. 수치 값에 맞게 막대 형태 차트 길이도 변경된다.

차트 제목을 바꾸기 위해 해당 차트 제목을 두 번 연속으로 짧게 누른 다음 문자를 입력한다. 오른쪽에는 '차트 편집기'가 나타난다. '차트 편집기'에 있는 '제목 텍스트 색상' 옵션에서 원하는 문자 색상을 골라보자. 차트 제목 색상이 바뀐다.

작업 영역으로 되돌아가기 위해 웹브라우저 제목 표시줄에서 프레젠테이션 창을 선택한다. [업데이트]를 누르면 수치 값이 적용된 차트로 수정된다.

화면 전체로 프레젠테이션 실행하기

작업이 완료됐다면 저장하기 전 제대로 작업이 됐는지 점검하는 과정이 필요하다. 작업 영역 오른쪽 상단 [프레젠테이션 보기]를 누르면 된다. 노란색 공유 버튼 왼쪽에 있다. 둘 다 보이지 않는다면 메뉴가 숨은 상태다. 작업 영역 윗줄에서 가장 오른쪽에 있는 화살표 모양 [메뉴 표시]를 눌러 메뉴가 표시되도록 만든다.

화면 전체에 프레젠테이션이 시작된다. 슬라이드 왼쪽 아래 제어판에서 [재생] 버튼을 눌러 슬라이드를 이동한다. 키보드 '이에스씨(ESC)' 키를 눌러 작업 영역 화면으로 되돌릴 수 있다. 왼쪽 하단 제어판에서 [포인터]를 사용하면, 실제 프레젠테이션에서 화면 특정 부분을 가리킬 때 유용하다.

프레젠테이션 중간에 실시간으로 질문 받기

'Q&A' 기능을 사용하면 프레젠테이션 진행 중에 실시간으로 질문이나 내용 피드백을 주고받을 수 있다. [프레젠테이션 보기] 버튼을 눌러 프레젠테이션을 시작한다. 참가자에게 질문을 하려면 프레젠테이션 화면 아래 제어판에서 [Q&A] 버튼을 누른다. '발표자 보기 대화상자'가 나타나면 [새 세션 시작]을 누른다.

질문 수락 항목에 질문 제출용 URL이 생긴다. 해당 URL을 블록으로 지정한 후, 마우스 오른쪽 버튼을 눌러 메뉴에서 '복사'를 선택한다. Q&A 화면으로 이동하려면 질문 제출용 URL을 누른다. 프레젠테이션 Q&A 화면이 표시되면 질문 입력란에 질문을 입력하고 [제출] 버튼을 누른다. 질문은 참가자마다 별도로 항목으로 생성돼 발표자에게 보인다.

참가자에게 질문을 유도하려면 문자나 카카오톡 메시지로 질문 URL을 보내면 된다. 참가자는 URL을 클릭해 프레젠테이션 Q&A 화면으로 접속할 수 있으며, 해당 질문에 대한 답변이나 피드백을 입력해 제출할 수 있다.

글 / IT동아 강화영 (hwa0@itdonga.com)

자료제공 / (주) 성안당 기획부 김해영 차장 (konan2213@naver.com)