꼭 당신만 보세요, 지메일 비밀 모드 활용하기
[IT동아 이상우 기자] 정보유출 등의 각종 보안 사고는 해커 같은 외부의 공격 때문에 발생한다고 생각하기 쉽지만, 프레너미(Frenemy), 즉 내부 직원에 의한 유출 사고 역시 빈번하게 발생한다. 프레너미는 친구(Friend)와 적(Enemy)의 합성어로, 직원이나 관계자가 기업을 위협하는 적이 될 수도 있다는 의미다. 예를 들어 퇴사 직전 회사 기밀이나 지적재산을 빼돌리는 사례가 있는가 하면, 직원의 단순한 실수로 내부에서만 사용하는 문서가 외부로 유출되는 경우도 있다.
다양한 소셜 채널의 등장으로 개인이 이메일을 주고받으며 소통하는 사례는 줄어드는 반면, 업무에서는 여전히 기업 내외부와 소통하고 필요한 자료를 주고받는 중요한 수단이다. 하지만 직원이 이메일을 다른 사람에게 잘못 보내거나, 기밀 자료가 담긴 파일을 실수로 첨부할 가능성도 존재한다. 뿐만 아니라 업무 관계자인 이메일 수신자가 메일 내용 및 첨부파일을 복사하거나 저장해 악용할 위험성도 언제나 있다.
구글 지메일 비밀 모드는 이러한 우려를 조금이나마 줄여줄 수 있는 기능이다. 메일 발송 시 클릭 한 번만으로 비밀 모드를 활성화할 수 있으며, 받은 사람의 권한을 설정하거나 일정 기간이 지나면 메일을 읽을 수 없도록 하는 것도 가능하다. 참고로 이 기능은 같은 지메일(지스위트 포함) 사용자 사이에서는 제대로 작동하는 반면, 받는 사람이 외부 메일 서비스(아웃룩, 네이버 등)를 이용하는 사람은 구글 계정화 자신의 이메일 계정을 연결하는 작업을 거쳐야 비밀 모드로 보낸 메일을 볼 수 있다.
우선 메일 발송자는 상대방에게 보낼 내용을 작성하고 파일을 첨부한 뒤 하단에 있는 비밀 모드 버튼을 눌러 이 기능을 활성화할 수 있다. 해당 버튼을 누르면 이메일 만료일과 비밀번호 사용 여부를 설정할 수 있다. 만료일이 지나면 메일을 더 이상 열어볼 수 없다.
만료일 이전이라도 상대방이 메일을 볼 수 없게 만드는 것도 가능하다. 보낸 메일함에서 해당 메일을 선택하고, '엑세스 권한 취소'를 누르면 상대방은 그 순간부터 메일을 볼 수 없게 된다.
SMS 비밀번호 항목을 선택해 이메일 발송 시 상대방 전화번호를 입력하면, 상대방이 메일을 열어볼 때 전화번호로 1회용 비밀번호가 발송된다. 메일을 받은 상대방은 이 비밀번호를 입력해야 메일을 열어볼 수 있다. 이 비밀번호는 사용자가 직접 설정하는 것이 아니라, 구글에서 무작위로 생성해 발송한다.
참고로 전화번호를 입력할 때는 받는 사람의 국가를 선택하는 항목이 있다. 이때 국가 코드가 이미 입력된 상태이기 때문에 휴대전화 번호 앞자리에서 0을 하나 빼고 입력해야 한다. 예를 들어 010-aaaa-bbbb를 입력하려 한다면 10-aaaa-bbbb라고 입력해야 국가 코드가 포함된 +82 10-aaaa-bbbb로 문자 메시지가 정상 발송된다.
모바일 버전 역시 동일한 기능을 지원하며, 지메일 모바일 앱에서는 우측 상단에 있는 더보기 버튼을 눌러 비밀 모드를 활성화할 수 있다.
비밀 모드를 통해 전송한 메일은 상대방이 이를 열어볼 때 '볼트(Vault)라는 별도의 영역에서만 확인할 수 있다. 똑같은 받은 메일함이라고 하더라도, 이 볼트 영역 안에 있는 내용은 사용자가 드래그해서 복사하거나, 다른 사용자에게 전달할 수 없다. 첨부파일 메일 안에서 내용을 확인할 수는 있지만, 이를 다운 받지는 못한다. 물론 주의할 점도 있다. 비밀 모드로 메일을 받은 상대방이 해당 메일 내용이나 첨부 파일을 직접 저장할 수는 없지만, 사진을 찍거나 스크린샷으로 저장하는 것은 가능하다.
이 기능을 잘 활용하면 실수로 보낸 메일을 바로 상대방이 볼 수 없게 처리할 수도 있고, 전화번호를 입력해 정확한 상대방만 메일을 확인하게 할 수도 있다. 뿐만 아니라 보안이 필요한 문서를 상대방이 함부로 내려받을 수 없게 하는 것도 가능하기 때문에 제안서나 기획서 등을 보낼 때도 유용하게 쓰일 수 있겠다.
글 / IT동아 이상우(lswoo@itdonga.com)
