스마트 오피스 시대, 화상회의 시스템이 필수일까?

[IT동아 이상우 기자] 오늘날 화상회의는 기업의 업무 프로세스에 중요한 역할을 할 수 있다. 화상회의를 통해 먼 곳에 있는 지사나 외근 중인 직원도 시간과 공간에 관계없이 회의에 참석할 수 있어 불필요한 이동 시간을 줄일 수 있다. 뿐만 아니라 클라우드 기반 화상회의 솔루션으로 회의 자료를 공유하고, 회의 내용에 대한 피드백을 즉시 반영할 수 있는 만큼 자료 인쇄나 공유 같은 번거로운 과정까지 줄일 수 있어, 직원이 업무에 집중할 수 있는 시간을 늘릴 수 있다.

예를 들어 기존에는 1시간 회의를 위해 인쇄물을 준비하고, 회의실로 이동하고, 참석자를 기다리고, 회의내용을 정리하는 데 4~5시간 정도 걸렸다고 가정하자. 여기에 화상회의를 도입할 경우 준비된 디지털 파일과 어디서든 입장할 수 있는 화상회의실, 클라우드를 기반으로 공유하는 회의록 등을 통해 1시간 내외로 회의와 관련한 업무를 마칠 수 있다. 특히 불필요한 출장도 줄일 수 있기 때문에 전반적인 원가 절감이 가능한 셈이다. 최근 52시간 근무제 도입으로 업무 시간을 줄이면서 기존 수준의 생산성을 유지하거나 높일 필요성이 커진 만큼 이러한 화상회의 도입은 기업 경쟁력 확보를 위해 필수적이다.

하지만 기업이 장비 및 솔루션에 대한 비용이나 관리 문제로 도입을 미루고 있는 기업이 많다. 이러한 기업이라면 로지텍 화상회의 솔루션이 좋은 선택이 될 수 있다. 로지텍은 우리에게 키보드나 마우스 같은 PC 주변기기로 잘 알려져 있지만, 웹캠은 물론, 마이크, 스피커 등의 장비 역시 전문적으로 제조하고 있다. 특히 몇 년 전부터 화상회의를 위한 하드웨어를 개발하며 점유율을 높이고 있다. 여기에 오늘날 쓰이는 대부분의 클라우드 기반 화상회의 솔루션과 호환하기 때문에 장비만 있으면 기업이 원하는 형태의 솔루션을 접목할 수 있도록 지원한다.

로지텍 코리아는 기업이 회의실 규모에 맞춰 어떤 장비가 필요하고, 이를 어떻게 활용할 수 있는지 쉽게 확인할 수 있도록 로지텍 화상회의 솔루션 체험관 개설해 운영하고 있다. 용산 드래곤시티 호텔에 위치한 체험관은 기업이 직접 방문해 실제 화상회의 솔루션을 체험하고, 운용 방법을 확인할 수 있도록 지원하는 공간이다. 약 70평 정도 규모로 구축돼 있으며, 1~4인의 소규모 화상회의를 위한 '모바일 룸', 10명 이하의 인원이 빠른 의사결정을 위한 회의를 진행하는 '허들 룸', 많은 인원이 참가하는 회의를 위한 '보드 룸', 강의실을 구현한 '렉처 룸' 등 다양한 사용 환경을 구축하고 방문한 기업이 이를 체험할 수 있도록 제공한다.

장비 역시 각 회의실 규모에 맞춰 선택할 수 있도록 다양한 형태로 제공한다. 최대 46인 회의실을 위한 '랠리(Rally)', 최대 15인 회의실을 위한 '그룹(Group)', 허들룸을 위한 '밋업(MeetUp)', 소형 회의실을 위한 '커넥트(Connect)' 등 다양한 형태의 제품을 제공하고 있다.

'랠리(최대 46인 회의실)'는 대형 회의실에 어울리는 장비 구성으로, 카메라, 스피커, 마이크 등이 모듈형으로 구성돼 있어 회의실 형태나 규모에 맞춰 장비 위치를 편하게 바꿀 수 있다. 카메라의 경우 패닝, 틸트, 줌 등의 기능을 지원하는 4K 카메라로, 라이트 센스 기술을 통해 역광 보정이나 자동 프레이밍 등의 기능을 지원한다. 여기에 추가 마이크 등을 장착해 대형 회의실에서도 화자의 목소리를 또렷이 전달할 수 있고, 모듈형 스피커를 화면 가까이 설치해 더 자연스럽고 현장감 있는 대화를 할 수 있도록 해준다. 여기에 로지텍 라이트 센스 기술을 적용해 사용자의 목소리를 더 또렷하게 전달할 수 있으며, 카메라가 회의실에 있는 사람을 자동으로 찾아 불필요한 프레임을 잘라내는 기능도 지원해 회의에 참여한 상대방에게 최적의 화면을 보여줄 수 있다.

'밋업'은 허들룸처럼 팀이나 프로젝트 단위의 인원이 빠른 의사결정을 위해 회의를 진행하는 장소에서 사용한다. 밋업은 줌 기능을 갖춘 4K 카메라와 빔포밍 마이크 등을 갖춘 장비로, 설치가 간단해 회의실에 놓고 디스플레이를 연결하는 것만으로 화상회의실을 구축할 수 있다. 또한, 밋업 역시 라이트 센스 기술을 지원해 높은 품질로 화상회의를 진행할 수 있다.

'그룹(최대 15인 회의실)'은 중대형 회의실을 위한 확대 기능을 갖춘 웹캠과 확장 마이크 등으로 구성된 제품으로, 팬과 틸트, 줌 기능을 갖춘 고성능 카메라를 통해 화이트보드를 확대해서 보여주는 등 넓은 회의실에 적용하기 좋다. 또한 양방향 마이크를 제공해 선명한 소리로 대화할 수 있으며, 추가 마이크를 설치할 수도 있어 모든 회의 참여자 목소리를 또렷하게 전달할 수 있다. 이 역시 로지텍 라이트 센스 기술을 지원한다.

'커넥트(소형 회의실)'는 배터리를 내장한 휴대용 화상회의 솔루션으로, 풀HD 카메라와 스피커 등을 모두 갖추고 있어, 어디서든 화상회의에 참석할 수 있도록 해준다. 노트북에 장착된 웹 캠이나 스피커/마이크와 비교해 화질이나 음질이 뛰어난 것은 물론, 고해상도 광각 카메라를 장착한 만큼 좁은 공간에 네다섯 명의 사람이 모여 회의를 진행할 때도 방 전체를 비출 수 있다.

사실 이러한 하드웨어는 PC를 기반으로 작동하며, PC가 없으면 회의를 진행할 수 없는 경우가 많다. 로지텍은 이러한 회의의 불편함을 줄이기 위해 탭이라는 장비를 제공한다. 로지텍 탭은 터치스크린 기반의 화상회의 장비로, 구글, 마이크로소프트, 줌 등의 솔루션에 최적화한 제품이다. 사용자는 별도의 설정 없이 사전에 준비된 화상회의실을 터치 한 번만으로 열 수 있으며, 케이블을 최소화해 깔끔한 회의실을 구성할 수 있다. 뿐만 아니라 장비 관리나 작동이 상대적으로 쉬워 기업이 전문가 없이도 화상회의실을 운용할 수 있게 해준다.

로지텍은 이러한 장비에 대한 가성비 역시 내세우고 있다. 로지텍에 따르면 최소 100만 원대의 비용으로 10명 정도가 사용할 수 있는 화상회의 솔루션을 구축할 수 있으며, 탭을 포함한 원터치 솔루션의 경우 최소 400만 원대에서 구축 가능하다. 여기에 클라우드 기반의 솔루션을 접목하기만 하면 기업이 쉽게 화상회의를 도입 가능하다. 예를 들어 MS 오피스를 구독하는 기업이라면 MS 오피스에 포함된 팀즈를 이용해 화상회의를 진행할 수 있기 때문에 추가적인 비용 부담을 줄일 수 있는 셈이다. 또한, 기업이 어떤 규모의 회의실에서 어떠한 장비를 도입해야 할지 로지텍 화상회의 솔루션 체험관을 방문해 확인할 수 있어, 도입을 고민하는 기업에게 다양한 선택지를 제공한다.

글 / IT동아 이상우(lswoo@itdonga.com)