[리뷰] 어디서든 만드는 화상회의실, 리모트미팅(활용편)

[IT동아 이상우 기자] 화상회의는 유연 근무제 등 최근 변화하는 기업 근무 환경을 지원할 수 있는 효과적인 수단이다. 유연 근무제 도입으로 각 직원의 업무 시간이나 사무실 출근 여부가 달라지면, 과거처럼 직접 업무를 전달하거나 팀원이 모여 간단한 회의를 진행하기가 어려워진다. 이 때문에 화상회의 솔루션을 이용해 직원이 어디에 있든 면대면으로 대화할 수 있으며, 회의를 위해 사무실까지 이동하는 시간도 아낄 수 있다.

지난 리뷰에서 소개한 리모트미팅은 이러한 화상회의를 아주 쉽게 할 수 있도록 도와주는 솔루션이다. 특별한 회의용 장비가 없더라도, 노트북이나 스마트폰만 있으면 누구나 쉽게 화상회의실을 만들고 회의에 참석할 수 있다. 특히 월 1만 7,500원의 저렴한 비용으로 최대 14명이 동시에 회의를 진행할 수 있는 만큼, 비용 문제 때문에 화상회의 솔루션 도입을 미뤄왔던 중소규모 기업도 부담 없이 화상회의를 할 수 있다.

리모트미팅은 저렴한 비용으로 구축할 수 있는 웹 솔루션임에도 불구하고 화면 공유, 파일 공유, 회의록, 회의 녹화 등의 기능을 갖춘 것도 장점이라 할 수 있다. 이러한 기능을 사용하는 방법 역시 아주 쉬우며, 클릭 몇 번만으로 회의실을 만들 수 있다. 또, 회의 참석자는 6자리 코드만 알고 있으면 웹 브라우저를 통해 바로 회의에 참석할 수 있기 때문에 공동 프로젝트를 진행하는 파트너 기업과의 화상회의도 용이하다.

'라운지'라는 개념 역시 화상회의의 거부감을 줄여주는 UX다. 일반적으로 기업에서 한 팀이 회의를 하려면 회의실 사용 일정을 확인하고, 비어있는 회의실을 찾아 몇 시부터 몇 시까지 사용할 것이라고 예약한다. 리모트 미팅 역시 이러한 개념을 디지털로 그대로 옮겨왔다. 라운지에는 수십개의 독립된 디지털 회의실이 마련돼 있으며, 이를 통해 화상회의를 처음 해보는 사용자라도 보는 것만으로 개념을 이해할 수 있다.

라운지는 마치 온라인 게임의 '방'과 같은 개념이다. 과거 온라인 게임인 크레이지 아케이드를 예로 들어보자. 사용자는 서버에 미리 생성돼 있는 빈 방에 들어가 방장이 되고, 다른 사용자를 초대해 게임을 진행한다. 비공개방으로 만들 경우 비밀번호를 아는 사람만 입장할 수 있다. 리모트미팅의 라운지 역시 이와 마찬가지로 열려있는 회의실을 선택해 화상회의실을 만들고, 비밀번호와도 같은 6자리 코드를 통해 다른 사용자가 이 방에 들어올 수 있다. 여기에 회의실을 비공개로 처리하면 코드를 알고 있다고 해도 더 이상 다른 사용자가 입장할 수 없다.

이러한 솔루션을 도입할 때는 회의에 필요한 기능뿐만 아니라 서비스의 안정성 역시 중요하다. 중요한 회의를 진행하는 데, 서버의 문제로 화면이 끊기거나 접속이 아예 종료되면 제대로 된 회의를 진행하기 어렵기 때문이다.

리모트미팅은 이러한 이유에서 기존과는 다른 서버 방식을 사용한다. 일반적으로 화상회의는 서버에 자신의 영상 정보를 보내고, 서버를 경유해 다른 사용자가 보내온 영상 정보를 내 PC에서 모아보는 방식이다. 이와 달리 리모트미팅은 회의에 참석한 사람들의 모든 영상 정보를 전용 미디어 서버에서 통합하고, 개별 사용자에게는 서버에서 통합된 영상 하나를 보여주는 방식이다. 여러 개의 영상을 한 PC에서 전달받아 보여주는 방식과 비교하면 PC의 부하도 적고, 연결 역시 안정적이다.

실제로 사용해보니 약 0.5초의 지연시간이 발생하는 것 외에는 만족스럽게 사용할 수 있었다. 연결상태가 좋아서 음성/행동 등도 끊기지 않고 보여준다. 지연시간 역시 0.5초로 짧아서 의사를 전달하거나 서로 대화를 하는 것도 어색하지 않게 진행했다. 물론 개별 사용자가 현재 사용 중인 인터넷 상태가 좋지 않을 경우에는 지연시간이 조금 더 길어질 수도 있다.

리모트미팅의 가장 큰 강점은 저렴한 비용이다. 별도 하드웨어나 소프트웨어가 필요 없기 때문에 초기 도입비용이 낮다. 또한, 사용한 시간 만큼만 비용을 지불하는 종량제나 회의 주최자만 월 정액 요금으로 가입해 다른 사람을 초대할 수 있는 ID요금제, 정해진 회의실을 기준으로 화상회의를 열고 다른 사람을 초대하는 회의실 요금제 등 각 기업의 환경에 맞춰서 알맞은 요금제를 선택하면 된다.

그렇다면 리모트미팅은 어떤 용도로 사용하면 어울릴까? 유연 근무제를 도입해 사무실에 모두 모이기 어려운 기업이라면 당연히 어울린다. 사무실까지 이동할 필요도 없고, 직원이 어느 곳에 있든 실시간으로 회의를 진행할 수 있다.

자사가 참가한 전시회에서도 유용하게 쓰일 수 있다. 현장에서 들어온 문의에 대해 답변하기 어려울 때, 해당 부서의 전문 직원이 리모트미팅을 이용해 현장에 있는 방문객에게 다른 자료를 보여주며 자세한 내용을 설명해줄 수 있다. 반대로 기업의 직원이 시장 조사를 위해 출장을 갔을 때도 리모트미팅을 이용해 현지 상황이나 반응을 사무실에 있는 의사결정권자에게 실시간으로 보여주는 것도 가능하다.

사내 원격지원에도 활용 가능성이 높다. 화면 공유 기능을 통해 특정 소프트웨어의 사용 방법을 알려줄 수도 있으며, 자세한 내용이 궁금한 직원에게 세부적인 부분도 소개할 수 있다. 원격제어의 경우 다른 사용자의 PC를 IT 팀에서 직접 제어하는 만큼, 단순한 설정 변경이나 문제 해결에 초점을 맞출 수 있다면, 화상회의를 통한 원격 지원은 실제 사용자에게 사용 방법을 익숙하게 하는데 도움을 줄 수 있다.

같은 맥락에서 교육용 솔루션으로도 사용할 수 있다. 교육기관 등에서 ID요금제로 이를 도입할 경우, 비회원 수강생을 화상회의로 초대해 소프트웨어 사용 방법을 교육하거나, 프레젠테이션 등의 자료를 활용해 정보를 전달하는 데도 쓸 수 있다.

새 술은 새 부대에 담으라는 말이 있다. 일과 삶의 균형을 맞추는 기업 문화와, 유연 근무제 같은 새로운 업무 방식은 직원의 업무 만족도를 높이는 것은 물론, 기업의 생산성도 높일 수 있다. 하지만 새로운 업무 환경을 도입하기 위해서는 기존의 비효율적인 업무처리 과정을 선진화할 필요성이 있으며, 화상회의는 이러한 과정에 도움을 줄 수 있다.

글 / IT동아 이상우(lswoo@itdonga.com)