[비즈니스 이메일 정복] 구글 지스위트 A to Z

[IT동아 강일용 기자] 직장인들이 이메일을 주고받을 수 있도록 전 세계적으로 많은 이메일 클라이언트(이메일을 주고받을 수 있게 해주는 프로그램)가 이용되고 있습니다. 대표적인 이메일 클라이언트로 마이크로소프트 아웃룩(Outlook)과 구글 지스위트(G suite)를 들 수 있습니다. 중견기업 또는 대기업은 설치형 클라이언트인 아웃룩을, 중소기업과 스타트업은 웹 클라이언트인 지스위트를 선호하고 있습니다.

직장인의 업무 효율을 높이기 위해 아웃룩과 지스위트 사용팁을 준비했습니다. 먼저 지스위트 사용팁부터 알려드리겠습니다.

지스위트는 원래 구글앱스라고 불리던 서비스입니다. 구글은 지메일, 구글 문서도구, 구글 드라이브, 캘린더, 화상회의 등 직장인의 일정 관리에 필요한 서비스를 하나로 묶어서 지스위트라는 이름으로 판매하고 있습니다. 지스위트의 가장 큰 강점은 '친숙함'입니다. 전 세계 12억 명이 이용 중인 이메일 서비스 '지메일'과 사용방법이 동일하기 때문입니다.

지스위트와 지메일의 차이점은 기업을 위한 도메인 연동과 넉넉한 이메일 저장공간입니다. 지메일의 경우 사용자아이디@gmail.com 형태로 이메일 주소가 부여됩니다. 반면 지스위트는 사용자의 서비스용 도메인을 이메일 주소로 지정할 수 있습니다. 사용자아이디@itdonga.com 같은 형태입니다.

비즈니스를 진행하려면 상대방에게 신뢰를 심어줘야 합니다. 기업 이메일 주소가 gmail.com, naver.com, hanmail.net 같은 범용 이메일이라면 상대방에게 제대로 된 기업이 아닌 것 같은 불신을 심어줄 수 있습니다. (이러한 현상은 특히 10인 미만의 영세 기업이나 IT에 별 관심이 없는 개인 사업자들에서 자주 보입니다.) 지스위트를 이용해 회사의 이름이나 서비스를 이메일 주소로 이용하면 이러한 걱정을 하지 않아도 됩니다. 또한 지스위트는 15GB의 저장공간만 제공하는 지메일과 달리 요금제에 따라 30GB~무제한 저장공간을 제공하고 있습니다.

두 가지 차이점을 제외하면, 지스위트는 지메일과 동일한 서비스입니다. 즉, 지메일의 사용팁이 고스란히 적용된다는 것이죠. 이제 알려드리는 지스위트(지메일) 사용팁을 통해 이메일을 좀 더 효율적으로 주고받아 보세요.

효율적인 업무의 비밀 - 지스위트 고급검색

지스위트 상단 검색창에 검색어를 입력하면 지스위트에 저장되어 있는 이메일을 검색할 수 있습니다. 검색창에 다음 명령어를 입력하면 보다 효과적으로 원하는 이메일을 찾을 수 있습니다.

검색어 Shift + Enter
구글 검색 실행. 지스위트에서 바로 구글 검색 결과를 알 수 있어 편리합니다.

subject:검색어
제목 검색. 예를 들어 subject:IT동아 라고 검색하면 'IT동아'라는 단어가 제목에 포함된 이메일만 보여줍니다.

from:이메일 주소
받은 사람을 기준으로 메일함을 검색. 예를 들어 from:zero@itdonga.com 이라고 검색하면 zero@itdonga.com에서 받은 모든 이메일을 찾아줍니다.

to:이메일 주소
보낸 사람을 기준으로 메일함을 검색. to:zero@itdonga.com이라고 검색하면 zero@itdonga.com 주소로 보낸 모든 이메일을 찾아줍니다.

두 명령어는 이메일 주소뿐만 아니라 '사람 이름'에도 적용할 수 있습니다. 예를 들어 from:강일용 이라고 검색하면 강일용이 보낸 모든 이메일을 찾아줍니다.

filename:검색어
첨부파일을 검색. 예를 들어 filename:보고서 라고 검색하면 보고서라는 제목의 첨부파일이 동봉된 모든 이메일을 찾아줍니다. 파일 이름 대신 jpg, pdf 등의 확장자도 검색할 수 있습니다. 이를 통해 이메일 속 특정 파일만 추려내는 것도 가능합니다.

larger:수치
입력한 수치보다 큰 용량의 이메일 검색. 예를 들어 larger:10mb 라고 검색하면 용량이 10mb 이상인 이메일만 찾아줍니다.

smaller:수치
입력한 수치보다 작은 용량의 이메일 검색. 예를 들어 smaller:10mb 라고 검색하면 10mb 이하의 이메일만 찾아줍니다.

after:날짜
입력한 날짜 이후에 받은 이메일만 검색. 예를 들어 after:2017/01/01 이라고 검색하면 2017년 1월 1일 이후에 받은 이메일만 보여줍니다.

before:날짜
입력한 날짜 이전에 받은 이메일만 검색. 예를 들어 before:2017/12/31 이라고 검색하면 2017년 12월 31일 이전에 받은 이메일만 보여줍니다.

애프터와 비포어 두 명령어는 함께 이용하면 더욱 효율적입니다. 예를 들어 after:2017/01/01 before:2017/12/31'이라고 검색하면 2017년 1월 1일부터 12월 31일 사이에 받은 이메일만 간추려서 보여줍니다.

is:unread
읽지 않은 이메일 정렬. 제때 읽지 않고 넘어간 이메일만 모아서 보여줍니다. 읽지 않은 이메일을 확인하고 싶을 때 유용합니다.

지스위트의 모든 명령어는 함께 사용할 수 있습니다. 함께 이용함으로써 업무 효율을 증대시킬 수 있습니다. 대신 주의할 점이 하나 있습니다. 각각의 명령어를 입력할 때 한 칸 이상 벌려야 합니다. 예를 들어 from:zero@itdonga.com filename:업무보고서 after:2017/01/01 이라고 입력하면 zero@itdonga.com이 2017년 1월 1일 이후 보낸 업무보고서를 모두 검색할 수 있습니다. 지스위트 사용자라면 제가 여기서 알려드린 명령어 정도는 꼭 외워두시길 바랍니다.

명령어와 키워드는 붙여 써야 합니다. 명령어와 키워드를 띄우면 검색창은 키워드를 일반 검색어로 인식합니다.

특정 시기에 온 이메일만 정리하고 싶다면?

지스위트 메인 화면 왼쪽 상단의 메뉴창을 누르고 전체 선택을 누르면, 현재 페이지의 모든 이메일이 선택됩니다. 이때 상단에 나타나는 노란색 공지 화면의 '기본의 대화 XXXX개 모두 선택'을 클릭하면 지스위트 보관함에 보관된 모든 이메일을 선택할 수 있습니다. 이메일함을 통째로 비워야 할 때 유용합니다.

전체 선택과 고급검색 명령어를 함께 이용하면 더욱 효율적인 이용이 가능합니다. 예를 들어 after:2017/01/01 before:2017/12/31을 입력해 2017년에 온 모든 이메일을 불러낸 후 전체 선택을 해서 삭제하면 2017년에 온 모든 이메일을 한꺼번에 정리할 수 있습니다. 힘들게 하나하나 지우지 않아도 됩니다.

인터넷이 끊겨도 이용할 수 있어

구글이 직접 개발한 Gmail 오프라인 앱을 이용하면 인터넷이 끊겨도 받은 이메일을 확인한 뒤 이메일을 작성할 수 있고, 다시 인터넷에 연결되면 작성한 이메일이 상대방에게 전달되도록 할 수 있습니다. 오지로 출장을 가야 하거나 부득이하게 인터넷이 자주 끊기는 환경에서 일하는 직장인들에게 유용한 기능입니다.

Gmail 오프라인을 이용하려면 구글 크롬 웹 브라우저와 Gmail 오프라인 앱이 필요합니다. 크롬 웹 스토어나 구글 검색에서 'Gmail 오프라인'이라고 검색하면 해당 앱을 크롬 웹 브라우저에 추가할 수 있습니다. Gmail 오프라인은 크롬을 실행하고 왼쪽 상단 '앱 표시'에서 아이콘을 눌러 실행할 수 있습니다. 이 기능을 이용하려면 인터넷에 연결되어 있을 때 사전 로그인과 동기화를 필수적으로 진행해야 합니다. 한번 로그인과 동기화를 진행해두면 추후 인터넷에 연결될 때마다 자동으로 이메일을 가져와 저장합니다.

수신확인과 예약 발송, 기본 기능은 아니나 이용할 수는 있다

직장인의 편의를 위해 강력한 기능을 다수 보유하고 있는 아웃룩과 달리 지스위트는 웹 클라이언트이다 보니 이메일 관리를 위한 최소한의 기능만 제공합니다. 때문에 수신확인과 예약발송 기능이 없습니다.

그렇다고 지스위트에서 이 두 기능을 이용할 수 없는 것은 아닙니다. 크롬 웹 스토어에서 제 3자 서비스를 내려받아 설치하면 두 기능을 이용할 수 있게 됩니다.

수신확인의 경우 이메일 작성시 오른쪽 하단 옵션 더보기라는 기능 안에 '수신확인' 메뉴가 존재합니다. 지메일에는 없는 지스위트만의 기능입니다. (만약 지스위트 사용자임에도 이 메뉴가 보이지 않는다면 관리자에게 활성화시켜달라고 요청하세요.) 이 기능을 활성화한 후 이메일을 보내면 상대방이 지스위트를 이용한다는 전제 하에 이메일 확인 여부를 알 수 있습니다. (그러니까 같은 회사 사람들끼리 이메일을 주고받을 때 유용하죠.) 하지만 상대방이 지스위트 외에 다른 이메일 클라이언트와 서비스를 이용 중이라면 이 기능을 이용할 수 없습니다.

상대방이 지스위트를 쓰지 않음에도 이메일을 읽었는지 확인하고 싶다면 크롬 웹 스토어에서 'Streak CRM for Gmail'이라는 앱을 내려받아 설치하면 됩니다. 이 앱을 설치하면 보낸 이메일 리스트 오른쪽에 눈동자 아이콘이 나타납니다. 눈동자가 녹색이면 상대방이 이메일을 읽은 것이고, 회색이면 아직 읽지 않은 것입니다.

수신확인은 원래 이메일 기본 사양에 없는 기능입니다. 이것을 구현하기 위해 이메일 서비스 제공자는 이메일을 보낼 때 눈에 보이지 않는 작은 반응형 이미지를 이메일에 첨부한 후 상대방이 이메일을 읽으면 이 이미지가 서버에 신호를 보내도록 하고 있습니다. 이를 바탕으로 이메일을 확인 여부를 알려주는 것입니다. 하지만 이 기능은 절대적으로 신뢰할 수 있는 기능이 아닙니다. 상대방이 어떤 이메일 클라이언트를 쓰고 있는지에 따라 반응할 수도 있고, 반응하지 않을 수도 있습니다. 수신확인 기능을 너무 믿지 마시길 바랍니다.

예약 발송의 경우 크롬 웹 스토어에서 'Boomerang for Gmail'이라는 앱을 내려받아 설치하면 이용할 수 있습니다. 이 앱을 설치하면 '보내기' 버튼 밑에 'send later'라는 추가 메뉴가 나타납니다. 이 버튼을 누르면 이메일이 특정 시간에 발송되도록 예약을 걸어둘 수 있습니다.

두 기능은 지스위트의 기능이 아니라 크롬 웹 브라우저에 붙는 기능입니다. 다른 웹 브라우저를 사용 중이라면 이용할 수 없습니다. 또한 두 앱은 상당히 많은 사용 권한을 요구합니다. 개인 정보에 민감한 사용자 또는 기밀을 취급하는 기업 사용자라면 주의하시기 바랍니다. (물론 두 앱은 지난 몇 년 동안 아무런 문제없이 사용자들에게 잘 이용되었습니다.)

신뢰를 주려면 프로필 사진을

이메일을 전달받는 상대방에게 가장 손쉽게 신뢰감을 심어주는 방법이 바로 프로필 사진을 설정하는 것입니다. 상대방에게 자신의 얼굴을 공개함으로써 이메일과 그 내용의 신뢰도를 올리는 기초적인 사교방법이죠.

지스위트 계정에 프로필 사진을 추가하려면 지스위트 메인 화면 오른쪽 상단의 계정 버튼을 누른 후 프로필 버튼을 눌러 사용자의 얼굴 사진을 업로드하면 됩니다. 사진을 업로드하면 이메일을 받는 상대방에게 내 프로필 사진이 보이게 됩니다.

(여담으로, 실제로 이메일 계정에 프로필 사진을 설정한 사람은 100명 가운데 1명이 채 되지 않았습니다. 분명 경영학 서적에는 이메일에 프로필 사진을 추가해 상대방에게 신뢰감을 주라고 적혀 있었는데... 이론과 실전의 괴리가 느껴지는 부분이었습니다. 사실 저도 프로필 사진을 올리지 않았으니, 이 글을 읽는 독자분들도 굳이 설정할 필요는 없을 것 같습니다.)

타서비스에서 이메일 가져오기

다른 이메일 서비스를 이용하다가 지스위트로 이메일 서비스를 옮겼다고 가정해봅시다. 다른 이메일 서비스에 두고 온 기존 이메일은 어떻게 해야 할까요? '다른 계정에서 메일 확인하기' 기능을 이용하면 이런 고민을 해결할 수 있습니다.

지스위트 오른쪽 상단의 톱니바퀴 버튼을 누른 후 환경설정 > 계정에 들어가면 다른 계정에서 메일 확인하기 옵션이 있습니다. 여기에 다른 이메일 주소와 비밀번호를 입력하면 해당 이메일 서비스에 저장된 모든 이메일을 지스위트로 가져올 수 있습니다. 가져올 때 옵션은 두 가지입니다. '이전 메일만 가져오기'를 선택하면 과거 자신이 받았던(=보관함에 저장된) 이메일만 가져옵니다. '모든 메일 가져오기'를 선택하면 보관함의 이메일뿐만 아니라 향후 해당 주소로 날아온 모든 이메일이 지스위트로 자동 전달됩니다.

계정 메뉴에 있는 '다른 주소에서 메일 보내기' 기능을 활용하면 현재 내가 이용 중인 지스위트 주소 대신 다른 이메일 주소로 이메일을 보낼 수도 있습니다. 설정 방법은 동일합니다. 다른 이메일 주소와 비밀번호를 입력해 설정을 마무리하면 '보낸 사람' 메뉴 옆에 보낸 사람 변경 메뉴가 나타납니다. 둘 중 원하는 이메일 주소를 상대방에게 노출시킬 수 있습니다.

검색 결과가 이상하게 나오는 지메일 모바일 앱 해결법

지스위트 가입자는 안드로이드, 아이폰용 지메일 앱을 이용해 모바일로 이메일을 주고받을 수 있습니다. 그런데 안드로이드, 아이폰용 지메일 공식 앱은 내부 검색 기능이 이상하게 구현되어 있습니다. 검색어를 입력해도 해당 검색어대로 찾지 않고 글자별로 찾습니다. 때문에 원하는 결과를 찾기 쉽지 않습니다. 지메일 앱에서 원하는 이메일을 찾고싶다면 큰따옴표를 이용해 보세요. 예를 들어 "인터비즈"라고 검색하면 제목과 내용에 인터비즈가 포함되어있는 이메일만 추려낼 수 있습니다. 오래전부터 제기된 문제인데 구글이 고치지 않는 이유는 잘 모르겠습니다.

지메일 모바일 앱에서도 명령어를 활용한 지스위트용 검색 기능을 모두 이용할 수 있습니다. 꼭 기억해두시길 바랍니다.

글 / IT동아 강일용(zero@itdonga.com)