[구글 서비스 이해하기] 3. 지메일 숙련자를 위한 비밀 기능

[IT동아 강일용 기자] 사용자가 10억 명에 달하는 명실상부한 세계 최대의 이메일 서비스 지메일. 지메일 사용자를 위해 다양한 고급 기능을 정리했다.

신뢰를 주려면 프로필 사진을

이메일을 전달받는 상대방에게 가장 손쉽게 신뢰감을 심어주는 방법이 바로 프로필 사진을 설정하는 것이다. 상대방에게 자신의 얼굴을 공개함으로써 이메일과 그 내용의 신뢰도를 올리는 기초적인 사교방법이다.

지메일 계정에 프로필 사진을 추가하려면 지메일 메인 화면 오른쪽 상단의 계정 버튼을 누른 후 구글 플러스 프로필 아이콘에 사용자의 얼굴 사진을 업로드하면 된다. 사진을 업로드하면 같은 지메일 사용자 또는 지메일 프로필 사진을 지원하는 이메일 서비스(예를 들어 아웃룩) 사용자에게 프로필 사진이 공개된다.

지메일로 이메일 변경하기

다른 이메일 서비스를 이용하다가 지메일로 메일 서비스를 옮겼다고 가정하자. 다른 이메일 서비스에 두고온 기존 이메일과 주소록은 어떻게 해야 할까? '메일 및 주소록 가져오기' 기능을 활용하면 이러한 고민을 해결할 수 있다.

먼저 지메일 메인화면 오른쪽 상단의 톱니바퀴 버튼을 누르고 '환경설정'에 들어가자. 그다음 환경설정에서 '계정 및 가져오기'를 선택한 후 '메일 및 주소록 가져오기'를 선택하자. 이제 외부 이메일 서비스의 이메일 주소(예: ID@EXAMPLE.COM)와 비밀번호를 입력하면 저장되어 있는 기존 이메일, 주소록, 향후 30일간 새 이메일 등을 지메일로 가져올 수 있다. 바로 가져오진 않고 약 2~3일에 걸쳐 차례대로 받아온다.

외부 이메일 서비스로 오는 이메일을 계속 지메일에서 관리하고 싶다면 어떻게 해야 할까? 방법은 다음에 설명할 외부 이메일 가져오기를 참고하면 된다.

외부 이메일 가져오기

지메일은 외부 이메일 서비스로 날아온 이메일까지 한꺼번에 확인할 수 있는 기능을 제공한다. 이를 활용하면 번거롭게 여러 이메일 서비스에 로그인하지 않아도 된다.

설정방법에 대해 알아보자. 먼저 환경설정 > 계정 및 가져오기 > 다른 계정의 메일 확인(POP3 사용)을 선택한다. 그 다음 외부 이메일 주소, 비밀번호, POP3 포트 주소(이메일 수신을 위한 프로토콜 주소)를 입력하면 된다. 외부 이메일 주소와 비밀번호는 알겠는데, 포트주소는 어디서 확인할 수 있을까? 외부 이메일 서비스의 설정 > POP3/SMTP 설정에 POP3 포트주소가 적혀있다. 참고로 네이버와 다음 둘 다 POP3 포트주소는 995(SSL 기준)다.

외부 이메일 서비스에서 POP3 접근을 막아두었다면 지메일로 새 이메일로 가져올 수 없다. 외부 이메일 서비스의 환경설정(네이버의 경우 '외부메일 가져오기') > POP3/SMTP 설정 또는 IMAP/POP3 설정에 들어가 'POP3/SMTP 사용하기(네이버)', '기존에 읽은 메일을 포함한 모든 메일 받기(다음)' 같은 POP3 관련 옵션을 활성화해야 이메일을 가져올 수 있다. 네이버와 다음의 이메일 서비스는 기본적으로 POP3/SMTP 관련 설정이 꺼져있기 때문에 반드시 활성화해줘야 한다.

모든 설정을 완료하면 보관된 이메일과 새 이메일을 모두 지메일에서 확인할 수 있다. 외부 이메일 서비스로 전달된 이메일은 관련 편의를 위해 라벨에 별도의 이름을 붙여서 관리하는 것을 추천한다. 메일 계정 추가 화면에서 '수신 메일에 라벨 지정'을 선택하면 이를 추가할 수 있다.

지메일 가져오기

가져오려는 외부 이메일이 지메일이라면 앞에서 설명한 것 같은 복잡한 절차를 거치지 않아도 된다. 환경설정 > 전달 및 POP/IMAP에 들어가서 '전달 주소 추가'를 선택하면 된다. 여기에 가져오려는 지메일 주소를 입력하면 해당 지메일에 인증 메일이 전달된다. 이를 클릭하면 해당 지메일로 배달된 새 이메일까지 통합 관리할 수 있다. 이 기능은 새 이메일에만 적용되고, 기존 이메일을 가져오지는 않으니 참고할 것.

다른 주소로 이메일 보내기

외부 이메일 서비스까지 지메일에서 통합관리할 수 있으니 참 편리하다. 그런데 지메일에서 외부 이메일 주소로 이메일을 보내는 방법은 없을까? 물론 있다. 설정법은 앞에서 설명한 외부 이메일 가져오기와 유사하다.

먼저 외부 이메일 서비스의 환경설정(네이버의 경우 '외부메일 가져오기') > POP3/SMTP 설정 또는 IMAP/POP3 설정에 들어가 'POP3/SMTP 사용하기(네이버)' 같은 SMTP(이메일 발신을 위한 프로토콜) 설정을 활성화해야 한다. 네이버는 기본 잠겨있고, 다음은 열려있다. 그 다음 지메일 환경설정 > 계정 및 가져오기 > 다른 주소에서 메일 보내기를 선택한 후 외부 이메일 주소, 비밀번호, 보내는 사람의 이름(타인의 이메일 서비스를 관리할 때 주의할 것), SMTP 포트번호(네이버와 다음 둘 다 465. SSL 기준)를 입력하면 외부 이메일로 인증 메일이 전달된다. 인증 메일 속 링크를 클릭하면 모든 설정이 마무리된다.

이제 새 이메일을 보낼 때 '보낸 사람'에서 외부 이메일 주소를 선택할 수 있다. 이 주소로 이메일을 보내면 이메일 수신자에겐 지메일 주소가 노출되지 않고 외부 이메일 주소만 노출된다.

효율적인 업무의 비밀 - 지메일 고급검색

지메일 상단 검색창에 검색어를 입력하면 지메일에 저장되어 있는 이메일을 검색할 수 있다. 검색창에 명령어를 입력하면 보다 효과적으로 원하는 이메일을 찾을 수 있다. 지메일 명령어를 정리했다.

'검색어 입력후 Shift + Enter' 구글 검색. 구글 검색창을 띄우지 않아도 바로 구글 검색 결과를 알 수 있어 편리하다.

'subject:' 제목으로 검색. 'subject:IT동아'라고 검색하면 IT동아라는 단어가 제목에 포함된 이메일만 보여준다.

'from:' 받은 사람을 기준으로 메일함을 검색. 'from:zero@itdonga.com'이라고 검색하면 zero@itdonga.com에서 받은 모든 이메일을 찾는다.

'to:' 보낸 사람을 기준으로 메일함을 검색. 'to:zero@itdonga.com'이라고 검색하면 zero@itdonga.com으로 보낸 모든 이메일을 찾는다.

두 명령어는 이메일 주소뿐만 아니라 사람 이름에도 적용할 수 있다.

'filename:' 첨부파일을 검색. 'filename:보고서'라고 검색하면 보고서라는 이름의 첨부파일이 동봉된 모든 이메일을 찾는다. 파일 이름 대신 jpg, pdf 등의 확장자도 검색할 수 있다.

'larger:' 입력한 수치보다 큰 용량의 이메일 검색. 'larger:10M'이라고 검색하면 10MB 이상의 이메일을 검색한다.

'smaller:' 입력한 수치보다 작은 용량의 이메일 검색. 'smaller:10M'이라고 검색하면 10MB 이하의 이메일을 검색한다.

'after:' 입력한 날짜 이후에 받은 이메일을 검색. 'after:2016/02/16'이라고 검색하면 2016년 2월 16일 이후에 받은 이메일을 보여준다.

'before:' 입력한 날짜 이전에 받은 이메일을 검색. 'before:2016/02/16'이라고 검색하면 2016년 2월 16일 이전에 받은 이메일을 보여준다.

두 명령어를 동시에 이용할 수도 있다. 'after:2015/01/01 before:2015/12/31'이라고 검색하면 2015년 1월 1일부터 12월 31일 사이에 받은 이메일을 보여준다.

'is:unread' 읽지않은 이메일만 모아서 보여줌. 읽지않은 이메일을 확인하고 싶을 때 유용하다.

모든 명령어는 혼합해서 사용할 수 있다. 대신 각각의 명령어를 입력할 때 한칸 이상 벌려야 한다. 예를 들어 'from:lswoo@itdonga.com filename:보고서 after:2015/01/01'이라고 입력하면 lswoo@itdonga.com이 2015년 1월 1일 이후 보낸 보고서를 모두 검색할 수 있다. 명령어를 외워두면 지메일 내의 특정 파일과 이메일을 보다 효과적으로 찾을 수 있다.

이메일 전체 선택

지메일 메인 화면 왼쪽 상단의 선택창을 누르면 현재 페이지의 이메일이 모두 선택된다. 이때 상단에 나타나는 노란색 공지화면에 나타나는 '기본의 대화 XXX개 모두 선택'을 클릭하면 내 지메일 보관함에 보관된 모든 이메일을 선택할 수 있다. 이메일함을 통째로 비워야할 때 유용하다.

고급검색 명령어와 혼합하면 더욱 효율적인 활용이 가능하다. 앞에서 설명한 것처럼 'after:2015/01/01 before:2015/12/31'를 입력해 2015년에 온 모든 이메일을 불러낸 후 모든 이메일을 선택하고 삭제하면 2015년에 온 모든 이메일을 한꺼번에 정리할 수 있다. 힘들게 하나하나 지우지 않아도 된다.

지메일 오프라인

크롬 웹 스토어에 접속에 '지메일 오프라인'이라고 검색하면 지메일 오프라인 앱을 크롬 웹 브라우저에 추가할 수 있다. 이를 통해 인터넷이 끊겨도 이메일을 확인하고 이메일 발신을 예약할 수 있다. 지메일 오프라인으로 작성한 이메일은 임시저장되었다가 PC나 노트북이 인터넷에 연결되면 자동 발송된다. 지메일 오프라인 앱은 크롬 웹 브라우저를 실행하고 왼쪽 상단 '앱' 아이콘을 누르면 실행할 수 있다(사전 로그인 및 동기화 필수).

지메일 모바일 앱 검색

안드로이드, 아이폰용 지메일 공식 앱은 내부 검색 기능이 이상하게 구현되어 있다. 검색어를 입력해도 해당 검색어대로 찾지 않고 글자별로 찾는다. 때문에 원하는 결과를 찾기 쉽지 않다. 지메일 앱에서 원하는 이메일을 찾고싶다면 "검색어" 같은 형태로 검색해보자. 예를 들어 "IT동아"라고 검색하면 제목과 내용에 IT동아가 적혀있는 이메일만 추려낼 수 있다. 3년 전부터 제기된 문제인데 아직도 고쳐지지 않고 있으니 사용자들이 적응하는 수 밖에 없다.

글 / IT동아 강일용(zero@itdonga.com)