MS 오피스 '능력자'는 어떤 기능을 사용할까?

[IT동아 이상우 기자] MS 오피스는 오늘날 가장 많은 사람이 사용하며 선호하는 생산성 소프트웨어다. 문서 작성을 위한 MS 워드뿐만 아니라 스프레드 시트를 만드는 MS 엑셀, 프레젠테이션 파일을 만들고 재생하는 MS 파워포인트, 다양한 기능을 갖춘 필기용 소프트웨어 MS 원노트 등 업무에 유용한 소프트웨어로 구성돼 있다(이밖에 아웃룩, 퍼블리셔, 액세스 등이 있다).

오늘날 직장인이라면 대부분 MS 오피스를 다룰 수 있으며, 그 중에는 '능력자'라 불릴 정도로 여러 기능을 능수능란하게 사용하는 사람도 있다. 기본적인 문서 작성 도구 워드에서는 이렇다 할 활용 능력 차이가 나타나지 않는다. 엑셀의 경우 데이터를 표 형태로 정리하고, 함수를 이용해 사칙연산 등의 계산을 하는 용도로 쓰는 사람이 많다. 하지만 엑셀은 단순한 표 계산 소프트웨어가 아니라, 데이터 분석하고 활용하는 용도로 쓸 수 있다.

피벗 테이블은 방대하고 복잡한 데이터를 간단하게 요약하고, 데이터의 흐름을 표로 정리할 수 있는 기능이다. 입력한 데이터를 바탕으로, 사용자가 원하는 기준을 통해 원하는 내용만 정리해서 볼 수 있기 때문에 직관적인 업무가 가능하다. 예를 들어 표 안에 기업명, 생산지,제품명, 연도별 매출, 평균 매출 등 다양한 정보가 섞여 있다면, 이 표에서 원하는 정보를 골라내 새로운 기준으로 정렬할 수 있다.

앞의 표에서 본 것처럼 단순히 데이터를 추려서 보는 것뿐만 아니라 생산지 기준 합계 등 표에 나타난 자료를 분석해 새로운 데이터를 입력하는 것도 가능하다. 엑셀 2013 이후 버전(오피스 365 포함)에서는 데이터를 바탕으로 사용자에게 필요한 내용을 제시해주는 추천 피벗 테이블 기능이 추가돼, 이를 바탕으로 다양한 결과물을 더 쉽게 도출할 수 있다.

엑셀 플래시 필 기능을 활용하면 단순 반복 작업을 줄이는 데 도움을 준다. 이 기능은 기존 데이터의 패턴을 읽고 자동으로 나머지 빈칸을 채워주는 기능이다. 이 기능으로 사용자는 별도의 엑셀 공식을 몰라도 표본 데이터 하나만 입력하면 손 쉽게 데이터들을 채워 넣을 수 있게 되었다. 예를 들어 '010AAAABBBB'처럼 전화번호가 뭉쳐진 형태로 기입된 문서가 있을 경우, 바로 옆에 있는 열에 예시로 '010-AAAA-BBBB'를 기입한 후 'Ctrl+E'를 누르면 같은 패턴으로 나머지 칸이 모두 채워진다.

다음 사진을 보자. 이름과 전화번호가 뭉쳐진 파일이 있다. 여기서 전화번호 옆에 새로운 열을 하나 추가한다. 추가한 열에서 기존 데이터 옆에 예시 데이터를 입력하고 Ctrl+E를 누르면 예시에 맞춰 데이터가 자동 입력된다.

이 기능은 다양하게 활용할 수 있다. 앞서 봤던 파일을 예로 들면 성, 전화번호 끝 4자리, 주소지 첫 글자 등을 조합해 고유번호를 매기는 용도로 사용할 수 있다. 만약 '김 2222 서울'이라고 입력하고 Ctrl+E를 누르면 '이 3333 대전', '박 4444 대구' 등이 차례로 자동 입력된다.

오피스 365 ProPlus를 사용하고 있다면 파워 맵 기능을 이용할 수도 있다. 파워맵은 실제 지도 위에 그래프를 입력하는 도구다. 지도 위에 데이터를 바탕으로 만든 그래프를 직접 입력하기 때문에 지역 인구 분포도 등을 손쉽게 제작할 수 있다.

파워포인트 2013 버전부터는 검색엔진인 빙에서 동영상을 검색해 바로 삽입할 수 있는 기능이 추가됐다. 페이스북, 스카이드라이브, 유튜브에 이르기까지 다양한 위치에 있는 동영상을 찾아서 삽입할 수 있다. 추가적으로 파워포인트를 포함한 오피스 2016의 새로운 기능인 '스마트 조회'를 활용하면 빙 검색을 통해 찾은 이미지나 텍스트를 즉시 삽입할 수 있다.

이와 함께 안드로이드 4.0.3 이상 버전 및 윈도우 폰 8 기기에서 파워포인트를 원격 제어할 수 있도록 해주는 '오피스 리모트' 앱까지 사용한다면 '능력자'라는 말을 들을 수 있다. 오피스 리모트 앱은 PC와 스마트폰을 블루투스로 연결해, 파워포인트 슬라이드를 원격 조작할 수 있는 앱이다. 슬라이드를 넘기거나 발표자용 메모를 스마트폰 화면에서 볼 수도 있다.

협업 기능을 제공하는 전자 메모장 원노트 역시 숨겨진 기능이 많다. 그림 파일에 있는 문자를 인식해 텍스트로 변환해주는 OCR 기능이 그 중 하나다. 원하는 이미지를 원노트에 넣고, 마우스 오른쪽 버튼을 눌러 '그림에서 텍스트 복사' 항목을 선택하기만 하면 된다. 만약 회의 때 화이트보드에 쓴 내용을 오피스 렌즈 등의 스마트폰 앱으로 촬영했다면 이를 한 번에 텍스트로 만드는 것도 가능하다.

원노트 2016은 내부에서 엑셀과 바로 연결할 수 있는 기능도 추가됐다. 삽입 탭에 있는 '스프레드 시트' 메뉴를 통해 기존에 만들어진 엑셀 파일 혹은 새로운 엑셀 파일을 직접 삽입할 수 있다. 단순히 표 형태로 삽입되는 것이 아니라 실제 엑셀과 동일한 시트가 생성된다.

이제 곧 취업 시즌이다. 취업을 위해 MOS 등 오피스 활용에 관한 자격증을 취득하는 사람도 많을 것이다. 이런 자격증을 따는 것도 중요하지만, 무엇보다 필요한 기능을 필요한 상황에 맞게 쓸 수 있는 능력도 필요하지 않을까.

글 / IT동아 이상우(lswoo@itdonga.com)

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