조별 과제 고민? 협업 SW로 해결!

[IT동아 안수영 기자] 꽃피는 3월, 새학기가 찾아왔다. 새학기의 설렘과 기대감도 잠시, 많은 대학생들이 맞닥뜨려야만 하는 것이 바로 조별(팀플) 과제다. 조별 과제뿐만 아니라, 다른 사람들과 함께 협업해서 일을 처리해야 하는 경우는 많다. 예를 들면 동아리에서 공모전을 같이 할 때도 있고, 외국어 공부나 취업 준비를 위해 스터디를 할 때도 있다.

이렇게 여러 사람이 모여 과제를 하다 보면 몇 가지 애로사항을 겪게 되는데, 대표적인 것이 의견을 함께 공유하고 수정한 내용을 빠르게 전달하기가 어렵다는 것이다. 모든 사람들이 항상 시간을 맞춰 모이기는 어렵고, 카카오톡 등의 메신저로 이야기하는 것은 한계가 있기 때문이다.

물론, 요즘에는 편리한 문서 작업 소프트웨어와 클라우드 서비스 등이 보편화돼, 이전보다는 쉽게 협업을 할 수 있게 됐다. (이미 잘 활용하는 이들도 있겠지만) 대학 새내기 및 과제의 효율을 끌어올리길 원하는 이들을 위해, 팀별 업무 시 이용하면 좋은 소프트웨어 몇 가지를 소개한다.

STEP 1. 마인드맵으로 아이디어 짜고 공유하자, Xmind

조별 과제나 공모전이 주어졌다면, 가장 먼저 해야 하는 일은 아이디어를 도출하는 것이다. 카카오톡으로 대화를 하거나 종이에 써서 정리하는 방법도 있지만, 이럴 경우에는 내용을 다시 정리해야 해서 번거롭다. 차라리 효율적인 프로그램 하나를 이용하는 게 더 낫다. 만약 브레인스토밍을 한다면, 마인드맵 프로그램인 'XMind'를 써 보는 것은 어떨까.

이 프로그램을 이용하면 간편하게 마인드맵을 만들 수 있다. 프로그램을 실행하면 '새 맵 만들기'가 나오는데, 여기서 원하는 서식이나 테마를 선택하면 된다.

마우스 오른쪽 버튼을 누르면 새로운 토픽을 만들어 나갈 수 있다. 토픽에 원하는 내용을 입력하면 간편하게 마인드맵을 그릴 수 있다. 토픽에 마우스 오른쪽 버튼을 눌러 라벨, 노트, 이미지 등을 삽입할 수 있으며, 마인드맵 구조도 다양하게 바꿀 수 있다. 화면 상단에 있는 도구들을 이용해 파일을 첨부하거나, 사진을 넣거나, 관계선을 그릴 수도 있다. 완성한 마인드맵은 프레젠테이션 할 수 있으며, 인쇄도 가능하다.

조별 과제 시 XMind를 효율적으로 이용하고 싶다면, 공유 기능을 이용하면 된다. 첫째, XMind는 무료 문서 작업 애플리케이션인 에버노트에 저장할 수 있다.

둘째, 로컬 네트워크 공유를 할 수 있다. 로컬 네트워크 공유는 LAN(local area network) 내에서 XMind 파일을 간단하고 효과적으로 공유할 수 있도록 한 기능이다. 로컬 네트워크 공유 창에 파일을 추가하는 것만으로 마인드맵을 공유할 수 있으며, 공유한 파일은 더블 클릭으로 열 수 있다. 마인드맵을 공유한 후에도 사용자가 수정하는 모든 내용은 로컬 네트워크에 공유된 파일에도 적용된다.

셋째, XMind.net에서 공유하는 방법이다. XMind 무료 계정을 등록한 뒤, XMind에서 제공하는 온라인 공간에 마인드맵을 게시할 수 있다. 방문자는 댓글이나 북마크를 달거나 마인드맵을 다운로드 할 수 있다. 공유 옵션을 선택하면 전체나 일부에게 개방하거나 보이지 않게 할 수 있다.

한편, XMind로 만든 마인드맵은 다양한 파일 형식으로 변환 및 저장할 수 있다. 예를 들어 PDF, MS 워드, 파워포인트, HTML, 일반 텍스트 파일, 이미지 파일 등의 포맷으로 저장 가능하다. 일반 텍스트 파일로 내보내면 토픽 개요와 노트 등도 함께 포함된다. 단, 해당 기능은 XMind Pro 버전에서 지원한다.

STEP 2. 내용을 구체화하고 자료를 수집하자, 에버노트

앞서, XMind에서 만든 내용은 에버노트에 저장할 수 있다고 했다. 만약 에버노트에 저장했다면 그 다음에는 무엇을 해야 할까? 이번에는 에버노트에서 다른 사람들과 손쉽게 협업을 하는 방법을 소개한다.

여러 사람들과 함께 프로젝트 수행 시 에버노트를 이용한다면 노트 공유, 이메일 보내기, 자료 스크랩 기능(웹클리퍼) 등을 이용하면 편리하다. 에버노트에서 해당 기능들을 이용하는 방법은 다음과 같다.

노트 공유하기

에버노트에서는 하나의 기록물을 '노트'라고 부른다. 이 노트를 여러 사람에게 공유하고 싶다면 어떻게 해야 할까? 먼저, 노트 목록에서 원하는 노트를 선택하고 마우스 오른쪽 버튼을 눌러보자. 그리고 공유(H) – 노트 공유(H)를 선택한다.

다음으로 노트북을 공유하고 싶은 사용자의 이메일 주소를 입력한다. 원하는 메시지를 입력하고 '보내기' 버튼을 누르면 된다.

이렇게 하면 에버노트 내 일종의 메신저인 '워크챗'에서 공유가 된다. 상대방도 해당 노트를 공유 및 수정 가능하다. 또한, 워크챗을 통해 대화를 나눌 수 있어서 협업에 유용하다.

이메일 보내기

원하는 노트를 선택하고 마우스 오른쪽 버튼을 누른다. 공유(H) – 이메일로 보내기(E)를 선택한다. 받는 사람 이메일 주소를 입력하고 보내기 버튼을 누르면 완료된다.

웹클리퍼

인터넷에서 본 유용한 정보를 스크랩해 에버노트에 저장하는 기능을 '웹클리퍼'라고 한다. 조별 과제를 하면서 유용한 자료를 찾았다면, 웹클리퍼 기능을 이용해 스크랩해두는 것은 어떨까.

PC에 에버노트 앱을 설치했고 웹 브라우저로 익스플로러를 이용한다면, 확장 프로그램을 내려받지 않아도 웹 클리퍼를 즉시 이용할 수 있다. 스크랩하고자 하는 웹페이지에서 마우스 오른쪽 버튼을 누르고 '이 페이지 스크랩'을 선택하면 해당 페이지가 에버노트에 자동으로 저장된다. 'URL 클립'을 선택하면 해당 페이지의 URL이 에버노트에 자동으로 저장된다.

크롬, 사파리, 파이어폭스, 오페라 등의 웹 브라우저를 사용할 경우, 에버노트 웹 클리퍼 확장 프로그램을 별도로 설치해야 한다(http://evernote.com/intl/ko/webclipper). 웹 클리퍼 다운로드가 끝나면 웹페이지 오른쪽 상단에 에버노트 코끼리 모양 아이콘이 생긴다. 원하는 내용이 있는 웹페이지를 발견했을 때 이 아이콘을 누르면, 해당 웹페이지의 내용을 에버노트로 스크랩할 수 있다.

STEP 3. 팀플 자료를 손쉽게 보관, 공유하자! 드롭박스

요즘에는 각종 클라우드 서비스에 자료를 저장해놓고 여러 사람들과 실시간으로 자료를 공유하고, 다양한 기기에서 열람하는 경우가 많다. 여러 클라우드 서비스 중 가장 간단하게 이용할 수 있는 것이 드롭박스다. 드롭박스 계정 하나만 만들어 놓으면, 팀원들과 함께 공유하며 자유롭게 과제 내용을 공유할 수 있을 것이다.

드롭박스를 이용하려면 회원가입을 해야 한다. 드롭박스 공식 홈페이지(https://www.dropbox.com)에서 이름과 이메일 주소와 드롭박스 암호로 쓸 비밀번호를 입력하면 회원가입이 완료된다.

PC에서 드롭박스를 이용하고 싶다면 드롭박스 공식 홈페이지 및 네이버 소프트웨어에서 드롭박스 프로그램을 설치하면 된다. 스마트폰이나 태블릿PC에서 이용하고 싶다면 '드롭박스' 앱을 무료로 내려받은 뒤, 이메일 계정으로 로그인하면 된다.

드롭박스 이용 방법은 간단하다. PC에서 드롭박스를 실행하고 여기에 원하는 파일을 끌어다 넣기만 하면 된다.

드롭박스 웹페이지에 접속하면 드롭박스에 넣어둔 파일이나 폴더를 공유할 수 있다. 오른쪽 버튼의 '공유' 버튼을 누르면 된다. 파일은 링크로 공유할 수 있으며, 폴더는 링크로 공유하기 또는 폴더 자체를 공유할 수 있다. 폴더를 공유하면 원하는 사람들을 폴더로 초대해 협업을 할 수 있다.

링크로 보내고 싶다면 공유 버튼에서 '링크 보내기'를 누르고 공유하고 싶은 사람의 이메일 또는 드롭박스 계정을 입력하면 된다.

폴더 자체를 공유하고 싶다면 공유 버튼에서 '협업할 사람들 초대'를 누르고 초대하고 싶은 사람의 드롭박스 계정을 입력하면 된다.

STEP 4. 손쉬운 템플릿으로 멋지게 발표한다, 프레지

이렇게 팀원들과 힘을 합쳐 과제를 완성했다면, 발표를 할 차례다. 흔히 발표를 할 때는 파워포인트를 많이 이용한다. 맥 사용자라면 키노트로 발표를 한다. 만약 프레젠테이션을 만드는 데 소질이 없지만 멋진 효과를 주고 싶다면 '프레지'를 이용해 보는 것은 어떨까.

프레지는 프레지 홈페이지(http://prezi.com)에서 누구나 무료로 이용할 수 있다. 이름, 이메일, 비밀번호, 직업을 선택하면 무료 Public 계정을 만들 수 있다. 페이스북 또는 링크드인 계정으로도 가입할 수 있다. 프레지는 웹을 기반으로 하는 만큼, 팀원들끼리 해당 계정만 공유해서 프레젠테이션을 함께 만들기에도 적합하다.

프레지 계정을 만들었다면, 이제 프레젠테이션을 만들 차례다. '새로운 프레지'를 누르면 템플릿을 선택하는 화면이 나타난다. 여기서 원하는 템플릿을 고르면 된다. 화면 하단에 있는 '빈 프레지 시작'을 눌러도 된다.

프레지는 다양한 아이디어를 하나의 캔버스에 마음껏 표현하고, 텍스트와 이미지, 링크, 동영상 등을 넣어 자료를 꾸미는 프레젠테이션 툴이다. 구체적인 사용 방법은 프레지 사이트에서 동영상으로 상세히 볼 수 있는데, 초보 사용자라도 직관적으로 이용 가능하다. 마우스 커서만 올려 텍스트를 입력하고, 화면 상단의 사진첩 모양 버튼을 눌러 이미지를 추가할 수 있다.

화면 상단에서 '수정' 버튼을 누르고 배경 이미지를 넣을 수 있으며, '테마'를 고르면 프레젠테이션을 한층 더 풍부하게 꾸밀 수 있다.

화면 상단에 있는 '감상하기' 버튼을 누르면 프레젠테이션 모드로 들어간다. 원하는 내용을 더블클릭하면 화면이 확대되어 해당 내용을 크게(강조해서) 보여주며, 내용이 없는 부분을 더블클릭하면 화면이 축소되어 전체 내용을 한 눈에 보여준다. 마우스 클릭 몇 번만으로 멋진 발표를 할 수 있는 셈이다.

프레지는 기본적으로 인터넷에 저장되며, 필요에 따라 플래시로 저장할 수도 있다. 따라서 USB를 가져오지 않거나 인터넷이 되지 않아서 곤란을 겪을 일을 줄일 수 있다.

글 / IT동아 안수영(syahn@itdonga.com)

※본 기사는 네이버 소프트웨어(http://software.naver.com)의 스페셜리뷰 코너에도 함께 연재됩니다.