각양각색 전자결재 서비스, 어디를 고를까?

요즘 기업 치고 종이 문서를 중심으로 사무를 보는 경우는 그다지 없을 것이다. 대신 그 자리를 차지한 것이 전자 문서다. 전자 문서의 장점이라면 이 시점에서 굳이 말할 필요가 없을 정도다. 자원의 절약, 네트워크를 통한 손쉬운 전달, 그리고 빠른 작성과 폐기 등, 여러모로 이득이 크다. 하지만 이렇게 전자 문서가 일상화된 사무환경에서도 해당 서류의 결재과정이 종이 문서 시대와 같다면 참으로 비 효율적일 것이다. 이를 테면 기껏 전자 문서를 만들어 두었는데, 상급자의 결재를 받기 위해 해당 문서를 프린터로 출력하고, 도장을 찍거나 펜으로 서명을 하는 과정을 거쳐야 한다면 이는 과거와 다를 바가 없다.

전자결재 시스템은 이러한 불합리성을 해결하기 위해 도입된 것이다. 해당 조직을 구성하는 컴퓨터를 네트워크로 연결, 굳이 종이 문서를 출력할 필요 없이 결재자는 네트워크를 통해 전달된 문서를 화면으로 파악, 그냥 클릭만 하면 결재가 완료된다. 그리고 이 사실은 즉시 네트워크로 공유되므로 한층 빠른 업무 진행이 가능하다. 전자 문서 중심의 사무환경에 가장 적합한 결재시스템이라는 의미다.

최근의 전자결재 시스템은 해당 조직의 전반적인 업무 환경을 꾸리는 그룹웨어에 통합된 상태로 보급되는 것이 일반적이다. 그룹웨어란 조직 내의 공동작업을 돕기 위한 소프트웨어로, 네트워크로 연결된 각 조직원들의 컴퓨터에서 동일하게 이용할 수 있는 메일 및 게시판, 문서 작성 도구, 데이터 공유 장소, 그리고 전자결재 시스템 등을 갖추는 것이다.

전자결재 기능을 포함한 그룹웨어 서비스를 제공하는 업체는 정말로 많다. 이용 형태나 인터페이스, 부가기능 및 요금 등도 각각이다. 때문에 전자결재 환경을 구축하기 위해선 각 업체 서비스의 특성을 면밀하게 파악할 필요가 있다. 그룹웨어는 대당 회사에 서버를 구축하고 구현하는 구축형 그룹웨어, 서비스 제공업체의 서버를 이용, 온라인 상에 구현된 업무공간에 접속해 이용하는 임대형 그룹웨어가 있다. 임대형 그룹웨어가 초기 비용이 싸고 웹이나 최소한의 추가 소프트웨어를 통해 구현한다는 이점이 있어 최근 이용 빈도가 높아지고 있다. 특히 중소기업 환경에 적합하다. 임대형 그룹웨어를 통해 전자결재 시스템을 제공하는 대표적인 서비스 업체를 살펴보자.

KT 비즈메카 그룹웨어

임대형 그룹웨어 서비스의 일종으로, 메일, 일정공유, 게시판 등 그룹웨어로서의 가장 일반적인 기능을 제공하며, 전자결재 기능도 그 중 하나다. 결재처리 유형에 따라 기안한 문서, 결재할 문서, 진행 중인 문서 등으로 구분 지어 확인이 가능하며, 결재문서를 일일이 열람하지 않아도 선택한 문서의 결재선이나 수신처, 첨부의견 등을 간단히 확인할 수 있는 열람 기능도 제공한다.

그 외에 외부에서도 간단히 전자결재를 진행할 수 있도록 모바일 웹 기능을 지원한다. 사용 요금은 사용자 1명당 월 7,000원이며 계약기간(1년 5%, 2년 10%, 3년 15%)을 늘리면 할인을 적용 받을 수 있다. 그 외에 KT 비즈메카 그룹웨어를 이용하며 KT의 인터넷 회선을 이용할 경우, 접속료가 10% 할인된다.

유플러스 비즈 그룹웨어

임대형 및 구축형 그룹웨어를 함께 서비스 하고 있다. 전자결제나 게시판, 일정관리, 메신저, 메일 등의 기본적인 업무 기능은 동일하지만, 임대형의 경우 쪽지, 근태관리, SNS 등의 기능을, 구축형은 회사의 자원을 관리하거나 동호회를 운영하는 등의 기능을 추가로 운영할 수 있다. 전자결재 기능을 좀 더 자세히 살펴보면 내부결재, 협조 공문 등의 유형별 결재가 가능하며, 전 단계로 문서를 반려하거나 결재자 부재 시 다른 담당자가 대신 결재하는 기능 등을 제공하는 것이 눈에 띈다.

임대형 그룹웨어의 경우, 이용요금은 사용자 1명당 월 6,000원이며 최소 5명 이상의 이용자가 있어야 이용이 가능하다. 1년 약정의 경우 5%, 2년은 10%, 3년은 15%의 요금 할인이 적용된다. 구축형 그룹웨어를 이용할 경우의 요금은 구축 범위 및 이용 형태, 기업 특성 등에 따라 비용이 달라지므로 컨설턴트에게 개별 문의해야 한다.

카페24 그룹웨어 아우토반

전자결재, 메일, 일정관리, 업무관리, 문서관리, 게시판 등의 기본적인 기능 외에 웹하드, 메신저, 모바일 웹 등의 기능을 제공하는 임대형 그룹웨어가 중심이다. 전자결재 기능의 경우, 다양한 결재 문서 양식을 기본 제공하는 것 외에 업체 현황에 맞는 신규 양식의 등록이 가능하며, 결재선의 관리 및 반려 문서의 재사용 기능 등도 제공한다. 그 외에 별도의 근태 신청서 양식을 쓸 수 있는 메뉴도 제공, 근태 관련 처리가 잦은 조직에서 편리하게 쓸 수 있다.

일반 그룹웨어의 이용 요금은 저장공간 및 최대 이용자수에 따라 가장 저렴한 월 5,000원 요금의 절약형 상품부터 월 5만원의 자이언트 상품까지 준비되어 있다. 그 외에 사업장에서 독점적으로 이용하는 단독 그룹웨어의 경우는 사용 서버의 사양에 따라 월 20만원의 비용이 드는 베이직 상품부터 월 55만원의 요금이 드는 프리미엄 상품이 준비되어 있다.

가비아 하이웍스 그룹웨어

종합 인터넷 서비스 업체인 가비아의 임대형 그룹웨어인 하이웍스도 주목할 만하다. 전자결재 외에도 게시판, 메일, 전자세금계산서, 일정관리, 주소록, 웹 하드 및 메신저나 사내 SNS 등 상당히 폭넓은 기능을 지원한다. 그 외에도 모바일 환경에서도 편하게 업무를 볼 수 있는 iOS 및 안드로이드용 전용 앱을 무료로 제공하는 점도 장점이다. 전자결재 기능을 살펴보면, 다양한 기본 결재 양식 및 새로운 양식 제작 기능을 제공하는 한편, 문서에서 금액이나 인원 수 등의 항목을 따로 DB화 하여 나중에 통계를 통해 보다 체계적인 관리가 가능한 DB 연계형 양식의 등록도 가능해 유용하다.

또한, 일정 캘린더를 보면서 결재 내용을 확인하는 기능, 결재선 설정 시 순차 결재와 병렬 결재의 여부 선택 기능, 개인 서명을 등록해서 이용하기, 근태 및 휴가 따로 관리하기 등 부가 기능도 충실하다. 그 외에 자주 쓰는 문서 양식이나 결재선을 등록해 업무의 효율을 높이거나 결재 서류를 열람할 수 있는 그룹을 따로 지정할 수도 있다. 하이웍스 그룹웨어는 기본적으로 무료로 제공되기 때문에 다른 업체의 서비스에 비해 상대적으로 진입 장벽이 낮은 것이 장점이다. 다만 전자결재의 경우, 100건까지는 무료로 쓸 수 있지만 그 이상 이용하려면 월 4만원의 비용이 드는 무제한 서비스인 '전자결재 Pro'를 신청해야 한다. 12개월 분을 신청하면 2개월 할인이 제공된다.

우선은 무료 서비스부터 체험하며 감각 익히는 것도 방법

위와 같이 각 사에서 다양한 전자결재 서비스를 제공하고 있다. 기본적으로 자사의 그룹웨어 서비스와 통합된 전자결재 서비스라는 점에서는 유사하지만 세부적인 부가 기능, 그리고 비용의 책정 기준이 조금씩 다르다. 그룹웨어 및 전자결재 서비스를 전혀 이용 해 본 적이 없다면, 우선 무료로 제공되는 가비아의 하이웍스 같은 상품을 신청, 이를 이용해 보며 기본적인 서비스의 흐름 및 이용 감각을 익히다가 자신의 취향과 필요성을 분석, 유료 서비스를 신청하거나 다른 상품 이용을 고려해 보는 것도 좋겠다.

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글 / IT동아 김영우(pengo@itdonga.com)