라벨 편집의 모든 것, 라벨메이커 활용하기

서류 정리와 물품 관리, 그리고 우편물 분류는 가장 중요한 사무실 업무 중 하나다. 그리고 이런 업무를 효율적으로 하기 위해 거의 필수적으로 해야 하는 것이 바로 라벨링(labeling) 작업이다. 이는 말 그대로 적재적소에 용도에 적합한 라벨을 붙이는 것을 의미한다. 라벨링이 필요한 곳은 한 두 군데가 아니다. 서류철이나 상자, 우편봉투는 물론이고 책이나 CD, DVD 같은 매체에도 라벨링을 해야 제대로 관리를 할 수 있다. 그냥 표면에 사인펜으로 표시를 하거나 일반 견출지를 붙여 관리할 수도 있겠지만 이러자면 아무래도 보기에도 좋지 않다.

이 때 큰 도움이 될만한 것이 라벨용지다. 여러 규격이 있지만 대부분 A4 규격(일부 예외 있음)이라 거의 모든 프린터와 호환되며, 각 용도에 적합한 크기의 스티커로 제단 되어있어 일반 A4 문서를 다루듯 편집해서 출력하면 깔끔한 스티커 라벨이 만들어진다.

다만, 조금 문제가 되는 점이라면 아무리 다양한 라벨 용지를 넣더라도 프린터와 문서 편집기에선 이를 단순한 A4 용지로 인식할 수 있다는 점이다. 때문에 용지의 특정 부분에 원하는 글자나 그림을 넣어서 깔끔하게 출력하는 것이 쉽지 않다. 물론 MS워드 같은 문서 편집기의 '편지' 메뉴에 있는 '레이블' 기능을 활용하면 어느 정도 이를 극복할 수 있지만 설정이 귀찮고 편집 기능에도 한계가 있다.

이런 때는 아예 라벨용지 출력에 특화된 전문 편집 프로그램을 쓰는 것이 좋다. 라벨 편집 프로그램은 여러 가지가 있다. 그 중에서도 프린텍의 라벨메이커(Label Maker)는 시중에 판매되는 대부분의 라벨 용지를 지원하며, 기능이 다양하면서 사용법이 간편한 것이 특징이다. 개인과 단체 모두 무료로 이용할 수 있는 점도 장점이다.

우선은 라벨용지 규격의 확인부터

라벨메이커를 이용하려면 일단 현재 가지고 있는 라벨용지의 규격을 확인하는 것이 우선이다. 각 라벨용지는 용도와 형태에 따라 고유의 제품코드가 주어지는데, 이를테면 프린텍 제품 기준으로 상자에 주로 붙이는 물류관리 라벨은 V3300-20, 서류철에 쓰는 파일인덱스 라벨은 V3190-20과 같은 제품코드을 가지고 있다. 이는 용지가 들어있는 봉투, 혹은 용지 자체의 가장자리에서 확인할 수 있다.

유사한 용도의 용지라도 용지의 재질, 혹은 스티커가 재단된 형태가 다른 경우가 있다. 따라서 구매 전 꼼꼼하게 이를 확인해야 한다. 이를테면 같은 물류관리용 라벨용지라도 'V3310-20'은 1장당 12개의 스티커로 제단 된 반면, 'V3110-20'은 용지 전체가 1 장의 스티커다.

또한, 라벨메이커는 프린텍에서 제조한 라벨용지만을 위한 전용 소프트웨어 같지만 실은 타사에서 제조한 라벨용지도 상당수가 호환된다. 제조사가 다르더라도 용도가 같다면 거의 동일한 규격으로 라벨용지가 제조되는 경우가 많기 때문이다. 다만, 제품코드는 다르다. 이를테면 프린텍의 6칸 물류관리용 라벨은 'V3220', 폼텍의 6칸 물류관리용 라벨은 'LS(LQ)-3116'라는 제품코드로 분류된다.

따라서 타사의 라벨용지를 라벨메이커로 편집할 때는 제품코드가 아닌 각 라벨용지의 이미지, 그리고 용도 및 칸 수를 통해 적합한 편집모드를 선택하자. 라벨메이커의 '새로 만들기' 메뉴를 실행하면 사용하고자 하는 라벨 용지의 규격에 다른 편집모드를 고르게 되는데, 여기에서 라벨용지의 이미지나 용도 및 칸 수 등을 확인할 수 있다.

기본적인 사용자 인터페이스의 파악

위와 같은 과정을 거치면 본격적인 편집 작업이 시작된다. 라벨메이커의 전반적인 사용자 인터페이스는 문서 편집기를 기반으로 이미지 편집 프로그램의 일부 기능을 추가한 듯한 형태다. 상단에 주로 문자 편집을 중심으로 한 기본 기능 메뉴가 자리하고 있으며, 좌측 면에는 쓰여진 문자를 꾸미고 클립아트를 넣거나 이미지를 넣는 등 삽입 기능 위주의 관련 메뉴가 위치하고 있다.

참고로 상단 메뉴 바로 아래에는 '파일', '편집'과 같은 추가 기능 탭이 나열되어 있다. 이를 클릭하면 해당 탭에 관련된 추가기능의 목록이 팝업 형태로 등장하는데, 이 팝업창의 상단을 마우스로 잡아서 사용자가 원하는 곳에 배치할 수 있다. 예를 들어 용지 방향 설정이나 이미지회전 같은 기능을 자주 쓴다면 ‘정렬’탭을 눌러 관련 팝업창을 연 뒤 손이 잘 가는 곳에 놓아두면 된다.

우측 상단에는 현재 편집 중인 용지 전체의 작업 상황을 확인할 수 있는 표시 창이 있으며, 우측 하단에는 현재 하고 있는 작업에 도움이 될만한 팁을 그때그때 알려주는 도움말 창이 자리하고 있다. 특히 도움말 창은 라벨메이커 소프트웨어의 사용에 익숙하지 않은 초보자들에게 많은 도움이 되니 작업 중에 간간이 확인하도록 하자. 그 외에 각 메뉴 위에 마우스 커서를 올리면 간단한 설명을 볼 수 있으며, 우측 상단의 '사용안내'를 클릭하면 예제를 통한 구체적인 활용법을 문서, 혹은 동영상으로 배울 수 있다.

라벨메이커의 가장 기본적인 편집방법은 좌측 삽입메뉴에서 텍스트나 이미지 삽입, 혹은 표 삽입 버튼을 누른 후 용지의 원하는 부분에 내용을 넣는 것이다. 파워포인트와 같은 프레젠테이션 프로그램을 써 본 사람이라면 익숙한 작업이므로 쉽게 적응할 것이다. 특이한 기능이라면 '구글 이미지 검색' 기능이다. 이를 실행하면 라벨메이커 내부에 구글 검색을 할 수 있는 웹브라우저가 나타나는데, 이를 통해 이미지 검색을 하다가 원하는 이미지를 오른쪽 클릭하여 '복사'를 선택하고 확인하면 곧장 라벨 내에 해당 이미지가 삽입된다.

다양한 클립아트와 샘플 서식 이용할 수 있어

좀 더 색다른 꾸밈을 더하고자 한다면 클립아트 기능을 이용해보자. 라벨메이커는 감정, 기호, 동물, 산업, 종교 등 30여 주제의 총 6,000여 개에 달하는 클립아트를 기본 제공하는데, 이는 라벨메이커의 가장 큰 장점 중 하나다. 이렇게 다양한 클립아트를 품고 있기 때문에 라벨메이커는 여느 라벨 편집기에 비해 프로그램의 용량이 큰 편(약 100MB)이다.

이 정도만 알아도 대부분 원하는 디자인으로 라벨을 꾸밀 수 있겠지만, 그래도 프로그램이 다루기 어렵다고 생각되거나 시간이 없어서 직접 디자인을 할 수 없는 상황이라면 삽입 메뉴에서 '샘플라벨' 항목을 선택, 제조사에서 직접 제공하는 샘플 서식을 이용할 수도 있다. 총 1,300여 가지의 샘플이 제공되니 원하는 디자인이 있으면 선택해서 그대로, 혹은 약간의 추가 편집을 해 이용하면 된다.

알면 편리한 부가기능들

만약 일정하게 증가하는 숫자를 각 라벨 별로 따로 표기해야 한다면 '문자열 정의' 기능을 이용하자. 일련번호나 날짜, 시간 등 사용자가 원하는 값을 설정한 함수로 지정할 수 있으며, 해당 함수의 앞쪽이나 뒤쪽에 삽입된 머리말이나 꼬리말의 설정도 가능하다. 어느 자리의 수를 얼마씩 증가시킬 것인지도 이 곳에서 지정한다,

엑셀 파일에 정리된 내용을 라벨에 일괄적으로 적용시키는 '엑셀 자료 불러오기' 기능도 있다. 이는 특히 우편물을 대량 발송할 때 쓰는 주소용 라벨을 대량으로 만들고자 할 때 유용하다. 수신자의 이름과 주소, 연락처 등을 정리한 엑셀파일을 불러들인 뒤 라벨에 표시하고자 하는 필드를 지정하면 우편물 발송용 라벨 여러 장을 간단히 만들 수 있다. 이 과정에서 '우편번호 일괄 입력' 옵션까지 실행하면 사용자가 지정한 행에 기록된 주소를 바탕으로 자동으로 우편번호를 검색 후 입력해주므로 편리하다.

효율적인 물류 관리를 돕는 바코드 및 QR코드 삽입 기능도 있다. 삽입 메뉴에서 '바코드' 항목을 선택한후 바코드의 종류 및 바코드 값을 입력하면 이에 대응하는 바코드가 생성되어 삽입할 수 있게 되며, 'QR코드' 항목을 선택하고 URL이나 이메일, 전화번호 등의 자료를 입력하면 역시 해당 QR코드가 생성되어 라벨에 삽입된다.

그 외에 CD나 DVD 표면에 붙이는 CD라벨 편집을 위한 기능도 다수 지원한다. 삽입 메뉴의 'CD 원문자' 항목을 선택하면 디스크의 모양과 크기에 적합한 원문자의 편집 민 입력이 가능하며, 'MP3 불러오기'를 선택하면 특정 MP3 파일에 담긴 태그 정보를 바탕으로 곡명 및 가수명, 앨범명과 같은 정보를 담은 목록을 간단히 생성해 CD라벨에 삽입할 수 있다.

일부 용지는 프린터 설정 변경 필요

이런 과정을 거쳐 편집을 마쳤으면 다음은 인쇄를 할 차례다. 좌측 상단의 '인쇄'를 선택하면 표시되는 미리보기 창에서 출력물의 부수를 선택하고 '인쇄'를 선택하면 대개 문제없이 원하는 결과물을 얻을 수 있다. 인쇄 범위나 여백을 설정하는 기능도 있지만, 일부의 경우를 제외하곤 이 항목을 건드릴 필요는 없다.

다만 일부 라벨용지, 특히 이미지의 품질을 중시하는 일부 제품(CD라벨, 포토라벨 등)의 경우에는 일반 용지가 아닌 잉크젯 전용지로 표면이 처리된 경우가 있다. 이 때는 인쇄 직전에 '프린터 속성'으로 들어가 용지의 종류를 '일반 용지'가 아닌 '잉크젯 전용지'로 설정해야 고품질 이미지를 출력할 수 있다. 그리고 일부 라벨용지는 레이저 프린터, 혹은 잉크젯 프린터 전용으로 개발되는 경우도 있으므로 구매 전에 제품의 사양을 잘 살펴보는 것이 좋다.

글 / IT동아 김영우(pengo@itdonga.com)

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