부담 없고 간편하게 문서 읽으려면? - MS 오피스 뷰어

마이크로소프트(MS)의 제품이라 한다면 운영체제인 윈도(Windows)가 가장 유명하지만 그에 못지 않게 강력한 영향력을 발휘하는 제품이 하나 더 있다. 바로 사무용 소프트웨어 제품군인 '오피스(Office)'다. 특히 오피스 제품군 중에서도 일반문서 제작 프로그램인 '워드(Word)'와 스프레드시트 제작 프로그램 '엑셀(Excel)', 그리고 프레젠테이션용 프로그램 '파워포인트(PowerPoint)'의 경우, 이를 활용하지 않고는 사무가 거의 불가능할 정도로 널리 쓰인다.

개인은 물론, 기업이나 기관에서도 무료로 쓸 수 있어

하지만 오피스 프로그램은 엄연히 유료 제품이므로 이를 이용해 각종 사무용 문서를 작성하려 한다면 당연히 비용을 지불하고 프로그램을 구매해야 할 것이다. 다만 오피스 문서를 읽기만 하고 편집할 필요가 없는 사람이라면 부담이 될 수 밖에 없다.

이럴 때 유용한 것이 바로 '뷰어(Viewer)' 프로그램이다. 이는 이름 그대로 문서를 보기 위한 프로그램으로, 편집 기능은 없지만 무료로 내려받아 사용할 수 있어 비용 부담이 없다. 마이크로소프트에서는 워드와 엑셀, 파워포인트 뷰어를 무료로 배포하고 있다. 개인은 물론, 기업에서도 사용할 수 있어 활용도가 높고 편리하다.

오피스 2007 이후의 새로운 파일 규격도 호환

워드와 엑셀, 파워포인트 뷰어는 네이버 소프트웨어와 같은 공개 자료실이나 마이크로소프트의 홈페이지에서 내려받을 수 있다. 2013년 현재, 워드 뷰어의 경우 2007년 9월 버전, 엑셀 뷰어의 경우 2008년 12월에 나온 버전이 최신 버전이며, 파워포인트 뷰어는 2010년 6월에 마지막 업데이트를 했다. 업데이트가 너무 뜸한 것이 아닌가 싶긴 하지만 어차피 문서를 보기만 할 용도로 쓸 프로그램이니 문제 될 건 없다.

참고로 오피스 제품군은 2007 버전부터 새로운 규격의 문서 파일을 생성할 수 있게 되었다. docx, xlsx, pptx의 확장자를 가진 문서 파일이 바로 그것이다. 이런 파일은 오피스 2003과 같은 이전 버전의 오피스 프로그램과 호환이 되지 않는데, 엑셀, 파워포인트 뷰어에서는 이런 파일도 그대로 읽을 수 있으며 워드 뷰어의 경우는 마이크로소프트에서 제공하는 호환 기능 팩을 설치하면 된다. 워드 뷰어가 설치된 상태에서 docx 파일을 읽으려 하면 자동으로 호환 기능팩의 다운로드 페이지로 이동을 유도한다.

워드 뷰어를 설치하면 doc, docx, 엑셀 뷰어를 설치하면 xls, xlsx, 파워 포인트 뷰어를 설치하면 ppt, pptx 등의 확장자가 자동으로 이들 뷰어에 등록되므로 이후부터는 해당하는 파일을 마우스 더블 클릭으로 실행하기만 하면 된다.

만약 뷰어가 워드와 엑셀, 파워포인트 뷰어가 아닌 다른 프로그램으로 특정 파일 규격을 연결하고자 한다면 윈도7 기준으로 제어판의 '프로그램' 메뉴에서 '항상 특정 프로그램으로 파일 형식 열기(연결설정)'으로 가보자. 여기에서는 문서 파일 뿐 아니라 모든 파일 규격의 기본 연결 프로그램을 선택하거나 변경할 수 있다.

인쇄 및 복사/ 붙여 넣기 기능 지원

뷰어이기 때문에 새로운 문서를 생성하거나 기존 문서의 내용을 수정할 수는 없지만 프린터가 있다면 문서의 인쇄는 가능하다. 워드 뷰어는 상단의 '파일' 메뉴, 엑셀 뷰어의 경우는 상단의 오피스 아이콘을 누르면 '인쇄'가 포함된 추가 메뉴가 나온다. 파워포인트 뷰어는 슬라이드를 보다가 마우스 오른쪽 메뉴로 인쇄를 할 수 있다.

문서의 일부 내용을 선택, 복사해서 다른 곳에 붙여 넣기 하는 것도 가능하다. 워드 뷰어나 엑셀 뷰어의 경우, 원하는 항목을 마우스 왼쪽 클릭으로 원하는 부분을 선택한 후 마우스 오른쪽을 누르면 나오는 추가 메뉴에서 '복사(단축키 ctrl + C)'를 선택하면 해당 항목이 컴퓨터의 메모리에 일시적으로 저장된다. 그 후 다른 문서 편집기나 웹브라우저 등에 다시 마우스 오른쪽 메뉴의 '붙여넣기(단축키 ctrl + V)'를 선택하면 뷰어에서 복사한 내용을 옮길 수 있다.

문서 전체의 내용을 한꺼번에 복사하고자 한다면 단축키 ctrl + A를 누르자 이렇게 하면 문서 전체가 선택된다. 그 후 마우스 오른쪽 메뉴의 ‘복사’를 선택하거나 단축키 ctrl + C를 누르면 해당 내용이 컴퓨터의 메모리에 임시 저장되며, 이후 다른 프로그램에서 마우스 오른쪽 메뉴의 ‘붙여넣기’나 단축키 ctrl + V를 누르면 복사한 내용을 옮길 수 있다.

파워포인트 뷰어의 경우, 문서의 일부 글자나 이미지 만을 선택, 복사해서 다른 곳에 붙여 넣기 하는 기능은 없다. 하지만 슬라이드를 보다가 마우스 오른쪽 클릭 메뉴에서 ‘복사’를 선택하거나 단축키 ctrl + C를 누른 후 외부의 편집 프로그램에서 마우스 오른쪽 클릭 메뉴의 ‘붙여넣기’를 선택하거나 단축키 ctrl + V를 누르면 해당 슬라이드의 페이지 하나가 이미지 형태로 삽입된다.

내용 검색 및 이동도 가능

워드 뷰어와 엑셀 뷰어는 문서 전체에서 사용자가 원하는 특정 단어나 문장을 찾아 그곳으로 이동하는 기능을 지원하는 것도 특징이다. 두 뷰어 모두 단축키 ctrl + F를 누르면 특정 내용을 찾는 메뉴가 뜨므로 여기에 원하는 단어나 문장을 입력하면 된다. 워드 뷰어의 경우 찾기 메뉴에서 ‘검색된 모든 항목 강조 표시’에 체크를 하면 ‘모두 찾기’를 할 수 있다. 이를 이용하면 문서 전체에서 원하는 내용이 모두 강조 표시가 된다.

글 / IT동아 김영우(pengo@itdonga.com)

※본 기사는 네이버 소프트웨어(http://software.naver.com/)의 스페셜리뷰 코너에도 함께 연재됩니다