[칼럼] 제안 노하우 - 제안서를 검증하라 (2)
제안 성공 노하우 15. 제안서 리뷰
1. 제안서의 표준 리뷰 시스템을 수립하라
2. 제안서를 쓸 때 표준 핵심 단계(Milestone)와 리뷰(Milestone Review)를 결정하고, 합의하고, 사수하라
3. 세부 단계에 따라 해야 할 일을 분명히 수행하라
지난 칼럼은 '1. 제안서의 표준 리뷰 시스템을 수립하라'에 대해 다뤘다(http://it.donga.com/14501/). 이번 칼럼은 2, 3번에 대해 소개한다.
2. 제안서를 쓸 때 표준 핵심 단계 (Milestone)와 리뷰(Milestone Review)를 결정하고, 합의하고, 사수하라
제안서 리뷰 시 반드시 수행할 표준 핵심 단계를 결정하라. 주요 단계별 리뷰는 아래와 같다.
① 전략을 수립해서 이를 승인하고,
② 섹션기획서(Storyboard) 검토를 통해 전략과 고객의 요구사항이 모두 구현 되었는지 확인하고,
③ 제안서 검토를 통해 평가위원에게 어떤 점수를 받을 것인지 예측해 제안서의 품질을 개선하며
④ 최종 제안서를 비용과 리스크 관리 측면에서 승인하라.
이러한 단계들이 제안서의 품질을 높이고, 궁극적으로는 제안에서 승리할 수 있도록 할 것이다.
3. 세부 단계에 따라 해야 할 일을 분명히 수행하라
1) 전략 리뷰
전략 리뷰의 목적은 영업정보(Capture Plan)를 검토해 제안 전략과 자사 솔루션의 타당성을 검토하는 것이다. 고객에게 좋은 인상을 주기 위해 어떤 일을 해야 하는지 결정한다.
2) 경쟁사 분석 리뷰
경쟁사 분석 리뷰는 경쟁사가 구사할 것으로 예상되는 전략 및 솔루션을 검토한다. 제안팀의 제안 전략을 피드백하기 위해 필요하며, 제안서 작성 기간 동안 수시로 진행된다. 경쟁사 분석 리뷰의 팀원들은 제안 팀과는 별도의 인원으로 구성되어야 하며, 고객과 경쟁사에 대한 전문가들로 구성된다.
3) 섹션기획서 리뷰
섹션기획서 리뷰는 제안서 초안을 작성하기 전 완성된 섹션기획서(Storyboard or Mock-up)를 검토하는 것이다. 이는 전략 워크샵을 통해 수립된 전략이 섹션의 내용에 실제로 구현되었는지 확인하기 위해 필요하다. 섹션기획서 리뷰의 팀원들도 제안서 팀과는 별도의 인원으로 이루어져야 하지만, 종종 팀 팀원 중에서 선발되기도 한다. 단 이들은 자신이 작성하지 않은 섹션을 검토해야 한다. 섹션기획서 팀원은 고객의 공식적/비공식적 요구사항, RFP, 자사의 전략 등 기본적인 사항을 명확히 알고 있어야 한다.
4) 제안서 리뷰
제안서 리뷰의 팀원 구성 조건은 전략 리뷰나 경쟁사 분석 리뷰와 동일하다. 제안서 리뷰가 효과적으로 이루어지려면, 제안서 리뷰 팀원들이 고객, 경쟁사, 우리 조직의 현황/기술 및 전략에 능통해야 한다.
시기적으로는 제안서가 2/3 정도 완성되었을 때 진행하는 것이 효과적이다. 왜냐하면 제안서 리뷰를 너무 초기에 진행하면 제안서 전체 그림을 팀원들이 볼 수가 없고, 너무 늦게 진행하면 제안서에 리뷰 결과를 반영할 시기를 놓칠 수 있기 때문이다.
제안서 리뷰팀 운영에서 중요한 것은 여러 팀원들의 의견이 각각 제시되어서는 안 된다는 것이다. 만약 의견이 다르다면 끝까지 팀 내부에서 논의를 통해 단일한 의견을 도출하고, 이를 문서로 제시해야 한다.
또한 제안서 리뷰팀의 피드백 결과를 각 제안서 작성자들이 다시 반영하는 것보다는, 한 사람 또는 소수 인원이 일괄적으로 반영하는 것이 더 효과적이다. 왜냐하면 이 때는 모든 제안서 작성자들이 지쳐 있고 힘들어 하므로, 작문 실력을 가진 제안서 작성 전문가를 투입하는 것이 더 효과적이다.
5) 최종 승인 리뷰
최종 승인 리뷰는 수익과 리스크 측면에서 제안서가 수용될 수 있는지를 확인하는 작업이다. 최종 승인 리뷰팀은 제안이나 실행에 직접적으로 연관이 있는 상위 리더들로 구성된다. 이들은 제안의 수익성과 리스크에 대해 주로 확인하고, 상대적으로 제안서가 평가자를 설득하기 위한 세일즈 문서라는 측면에는 관심을 덜 쏟는다.
6) Lessons Learned 리뷰
Lessons Learned 리뷰는 현재 완성된 제안서 작업을 통해 얻은 시사점들을 가지고 향후 제안과 관련한 프로세스, 전략, 인력 운용을 어떻게 개선할 수 있을지에 대해 논의하는 작업이다. 이 팀은 사전 영업팀이나 제안서 작성팀 팀원들로 구성된다. Lessons Learned 리뷰는 제안서가 완성된 후 가급적 빠른 시간 내에 하는 것이 효율적이다.
글 / 쉬플리코리아 김용기
편집 / IT동아 안수영(syahn@itdonga.com)
쉬플리코리아
쉬플리코리아(대표 김용기, http://www.shipleywins.co.kr)는 제안 및 입찰 전문 컨설팅 기업인 '쉬플리'의 한국 지사이며, 국내 유수의 방위 산업체에 제안과 관련된 각종 컨설팅과 교육을 제공하고 있다.
쉬플리코리아 김용기 대표
김용기 대표는 7년 간 컨설팅 회사를 운영한 경험을 바탕으로, 쉬플리 아시아 퍼시픽과 함께 2008년 4월 쉬플리 한국 지사를 설립했다. 현재 국내 유수 방위 산업체 및 7개 기업에 20여 개 제안 프로젝트를 시행했으며, 80% 이상의 높은 사업 수주 효과를 거두고 있다.
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