에버노트로 자기관리하는 비법? "여기 있네"

에버노트(Evernote) 슈퍼 유저 6인이 에버노트로 자기 관리를 하는 방법을 소개했다.

에버노트는 일상과 업무 내용을 효과적으로 기록하고 공유하는 애플리케이션(이하 앱)이다. 에버노트 사용자 중에는 에버노트를 적극 활용하는 슈퍼 유저도 있지만, 에버노트 사용을 낯설어하는 초보 유저도 많다. 또한 에버노트의 장점은 알고 있지만 일상에서 어떻게 활용해야 좋을지 감을 잡지 못하는 이들도 많다.

이에 에버노트는 '에버노트 유저 컨퍼런스'를 5월 1일 코엑스에서 열고, 에버노트 슈퍼 유저 6인을 강연자로 초청해 사용자들에게 에버노트로 자기관리 하는 방법을 소개했다. 이날 행사에는 에버노트 사용자들과 에버노트 필 리빈(Phil Libin) CEO, 에버노트 임직원들이 참석했다. 휴일(근로자의 날) 저녁 시간임에도 불구하고 많은 이들이 참여해 객석을 가득 메웠다.

정보를 합하고, 나누고, 키워서 지식으로 만들기

Daum 김지현 이사(KAIST 겸임교수)는 에버노트로 자료를 축적하고 정리해 지식을 쌓고 있다.

김 이사는 "모든 정보와 자료를 에버노트 안에 기록해 둔다"고 말했다. 예를 들면, 웹서핑을 하다가 좋은 자료를 발견하면 '웹 클리퍼(Web clipper)' 기능을 이용해 에버노트로 자료를 수집한다. 여기에 관련된 내용이나 자신의 의견을 덧붙이기도 한다. 그는 평소 샤워를 하면서도 방수 노트에 생각나는 아이디어를 적고, 이를 카메라로 찍어 에버노트에 축적한다. 회의 시 종이에 필기를 하고 이를 이미지나 PDF 문서로 만들어 에버노트에 추가한다.

그러면 에버노트 안에서 모든 정보를 한 눈에 볼 수 있다. 김 이사는 틈틈이 에버노트 안에 축적한 정보들을 읽어본다고 밝혔다. 모아놓은 자료들을 반복해서 읽다 보면 배경 지식이 늘어난다. 뒤섞여 있던 자료들을 정리할 수 있으며, 이들 자료를 바탕으로 새로운 아이디어를 떠올릴 수도 있다.

김 이사는 에버노트에 축적한 정보를 페이스북이나 트위터로 공유해 다양한 사람들과 이야기를 나누면 지식을 넓히는 데 도움이 된다고 조언했다. 에버노트에는 해당 노트 페이지를 URL로 생성하는 기능이 있는데, 그는 이렇게 만든 URL을 카카오톡이나 페이스북으로 보낸다. 또한 공유 기능을 이용해 직장 동료와 회의록을 공유하거나 협업한다.

김 이사는 주로 지식을 쌓는 목적으로 에버노트를 사용하고 있었다. 특별하거나 복잡한 기능을 이용하는 것은 아니었다. 이처럼 간단한 사용법만 익히면 에버노트를 자기계발에 활용할 수 있겠다.

에버노트는 내 인생의 별의 지도다

'세컨드 브레인 스마트폰으로 성공하라' 등 베스트셀러를 집필한 이임복 작가는 에버노트를 활용해 인생 계획을 세운다. 이 작가는 "사막에서 길을 잃었을 때 별을 보면 방향을 알 수 있다고 한다. 마찬가지로 에버노트도 인생의 방향을 잡는 데 도움이 된다. 에버노트는 ‘별의 지도’와 같다"라고 설명했다.

그는 에버노트에 자신이 누구인지 소개하는 이력서를 적어놓는다. 또한 어떤 일을 성취할 때마다 이력서를 업데이트한다. 그는 “이력서를 업데이트하다 보면 자신이 어떤 사람인지 알게 된다”고 말했다.

자신의 롤모델이나 원하지 않는 모습도 기록해 인생 방향을 정립한다. 예를 들면 인터넷에서 스티브 잡스의 사진을 캡처해 에버노트에 넣고 롤모델로 삼는다. 비굴한 모습, 이기적인 모습 등 추구하지 않는 모습도 함께 넣는다.

인생의 위시리스트를 적을 때도 에버노트를 활용한다. 위시리스트는 먹고 싶은 것, 갖고 싶은 것, 가고 싶은 것 등 여러 가지가 있다. 이 작가는 가고 싶은 장소를 적어두고 있다. 예를 들어 프랑스를 가고 싶다면 프랑스 파리의 전경, 구글 지도에서 검색한 프랑스의 위치, 에펠탑 등을 사진으로 캡처해 에버노트에 붙여 넣는다. 이 외에도 그는 연령대별 계획, 월간 계획, 하루에 해야 할 일 등을 에버노트에 모두 적어놓고, 체크리스트를 통해 실행 여부를 확인한다. 또한 상황에 따라 계획을 수정해 적어두기도 한다.

이 작가는 "스마트폰 바탕화면에 에버노트 페이지가 잘 보이도록 설정하고 매일 확인한다. 이렇게 인생의 목표와 꿈을 매번 되새긴다"고 말했다. 또한 종이 노트를 매번 꺼내보는 것보다 스마트폰에서 에버노트를 확인하는 것이 보다 더 접근성이 높았다고 덧붙였다.

이 작가는 매우 체계적으로 인생을 계획하고 자기 관리하는 사람으로, 인생 관리를 위해 에버노트를 적극 활용하고 있었다. 사실 인생 계획이란 꼭 세워야 하는 것이지만 당장 급한 일이 아닌데다 막막하다는 이유로 간과하는 경우가 많다. 이 작가의 에버노트 활용기를 참고한다면 인생의 목표를 설정하고 실천하는 데 도움이 되지 않을까 한다.

나는 게으른 에버노트 유저다

'대한민국 1호 오지 레이서' 유지성 씨는 실제로 에버노트를 자주 사용하지는 않고, 도리어 자신을 빛나게 하는 히든 카드로 에버노트를 활용한다고 밝혔다. 참고로 오지 레이서란 오지에서 열리는 장거리 레이스 대회에 참여하는 사람을 일컫는다.

유 씨는 에버노트 프리미엄 유저지만, 실제로는 에버노트 용량 1GB 중 4.3MB만 사용할 만큼 평소에는 에버노트를 방치해 둔다. 다만 특별한 상황이 주어지면 에버노트를 이용한다. 예를 들어 그는 오지 레이싱 대회에 참여해 대회 기록 및 오지의 전경을 남기고자 에버노트를 사용한 바 있다.

그는 "에버노트는 업무용으로 사용하지 않더라도 충분히 가치 있다"고 말했다. 예를 들어 그는 사람들을 만날 때 에버노트 이야기를 꺼내며, 상대방이 에버노트를 사용하고 있을 시 큰 공감대를 형성할 수 있었다고 밝혔다. 즉 애플이나 스타벅스처럼 에버노트도 사람들 간 공감대를 형성하는 하나의 브랜드라는 것이다.

에버노트의 브랜드 가치를 통해 얻는 즐거움도 있다고 밝혔다. 그는 "에버노트는 일명 '간지(멋)'다. 가령 에버노트 스티커를 부착한 노트북과 고급 노트와 만년필을 함께 두었을 때 그 자체로 멋이 날 수 있다"라고 말했다. 또한 "에버노트를 자기관리 및 업무에 활용해야겠다는 강박관념에 사로잡힐 필요가 없다. 에버노트 자체를 즐기고 좋아하는 것도 인생의 질을 높이는 방법이다"라고 덧붙였다.

유 씨의 강연은 위트 있고 유쾌했다. 사실 컨퍼런스가 '에버노트로 자기관리하기'라는 주제로 진행되는 만큼, 많은 사람들이 에버노트를 이용해 자기관리를 해야 한다는 부담을 가질 수도 있었다. 하지만 그는 에버노트라는 브랜드 자체로 즐거움을 느끼고 이따금씩 활용한다면 그것 또한 얼마든지 자기관리와 연결된다는 사실을 일깨웠다. 조금 엉뚱한 것 같지만, 일상을 즐기는 것이 자기관리라는 관점에서 본다면 그의 말은 진리가 아닐까 한다.

자기관리, 어렵다는 편견에서 벗어나기

경남과학기술대학교 박상혁 교수는 "평소 자기관리나 정리정돈을 잘 하지는 못한다. 하지만 다양한 사람들을 만나는 직업에 종사하다 보니, 사람들 간 관계를 유지하고 바쁜 시간을 활용하는 용도로 에버노트를 사용한다"고 밝혔다.

박 교수는 에버노트의 '노트북 공유' 기능을 이용해 가족들과 함께 에버노트에 작성한 내용을 함께 공유하고 있다. 이를 통해 자녀의 시험 범위를 챙겨주거나 자녀가 갖고 싶어하는 물건을 사 준다. 그는 "딸이 시험 범위를 적어둔 알림장을 잃어버린 적이 있었다. 그런데 알림장을 사진으로 찍어 에버노트에 넣어둔 것을 발견했다. 참 유용하더라"라고 말했다.

박 교수는 바쁜 일상에서 에버노트를 활용해 다양한 업무를 처리한다. 그는 평소 대학에서 강의도 하고, 연구실에서 협업 작업도 하고, 기업가들도 만나는 등 매일 바쁜 나날을 보낸다. 때문에 연구실 학생들과 만날 시간이 없을 때는 연구 아이디어를 종이에 필기한 뒤 사진으로 찍어서 에버노트에 올린다. 그러면 연구실 학생들이 피드백을 적어서 사진으로 찍고 에버노트에 올린다. 박 교수는 이렇게 의견 공유를 하고 PPT를 만든다. 연구실 회의를 하고 에버노트로 체크리스트를 관리한다. 각종 연구 자료는 드롭박스(클라우드 앱)에 저장하고 해당 링크를 에버노트에 보낸다. 또한 에버노트를 이용해 자동으로 블로그 포스팅까지 한다. 에버노트 이메일 기능을 이용해 학생들 숙제 검사도 한다.

그는 책을 읽거나 책 내용을 요약할 때도 에버노트를 활용한다. 그는 평소 책을 구입하면 책 페이지를 쪼개고, 모든 페이지를 스캔해 드롭박스에 넣어둔다. 그러면 스마트폰과 태블릿PC를 이용해 언제 어디서나 책을 읽을 수 있다. 태블릿PC에서 형광펜 기능을 이용해 중요한 부분에 밑줄을 긋고 이를 캡처해 에버노트에 올린다. 이것이 모이면 저절로 책 내용이 요약된다. 물론 중요한 책은 페이지를 쪼갤 수 없다. 이럴 때는 책에 필기를 하고 사진을 찍어 에버노트에 올리거나 에버노트에 직접 타이핑한다.

박 교수처럼 바쁜 사람이라면 에버노트를 활용해 시간을 절약하고 업무 효율성을 높일 수 있겠다. 특히 책을 스캔해 클라우드 앱에 넣고, 밑줄을 그은 것을 캡처해 에버노트에 올리는 것에 감탄이 나왔다. 이 방법은 책을 읽고 따로 요약할 시간이 부족한 직장인, 학생에게 추천하고 싶다.

기록을 넘어 일상을 관리하다

에버노트 한국기술지원담당 진대연 씨는 일상을 기록하고 정리하는 용도로 에버노트를 사용한다. 진 씨는 해야 할 일의 목차를 정리하고 이를 그림으로 그린다. 그림을 스캔해서 에버노트에 넣어두면 해야 할 일을 한 눈에 확인할 수 있다. 그는 "할 일을 명확하게 정리해 두면 스트레스가 줄어든다. 복잡하게 엉켜 있는 생각이 정리되기 때문이다. 또한 정리를 하면 시간이 확보된다"고 말했다.

물론 종이 노트나 다른 앱을 이용해도 해야 할 일을 기록할 수 있지만, 그는 에버노트를 이용하는 것이 좀 더 편리하다고 소개했다. 그는 "에버노트는 정보를 수집하고 정리하기 편리하다. 에버노트와 연동되는 앱인 '젠돈'을 이용하면 일정 관리도 손쉽게 할 수 있다. 에버노트 검색 기능을 이용하면 원하는 내용을 찾기 쉽다"고 밝혔다.

그는 에버노트에 기록한 내용을 랜덤으로 검색해서 보여주는 에버노트 연동 앱인 '에버 쉐이커(Ever Shaker)'도 종종 이용한다. 이를 통해 과거에 겪었던 일이나 생각, 계획을 떠올리고 인생을 돌아본다고 밝혔다.

진 씨는 에버노트와 연동되는 앱을 다양하게 사용하고 있었다. 이들 앱을 활용해 에버노트 활용 가능성을 넓히는 것도 좋겠다.

기록은 나를 발전시킨다

에버노트 공식 앰베서더이자 스마트워크 컨설팅 연구소 '홍스랩'을 운영하는 홍순성 대표는 "에버노트로 다양한 것을 기록하며, 각종 자료는 키워드와 태그를 활용해 분류한다"고 말했다.

홍 대표는 주로 기본 폴더인 '에버노트 인박스'에 자료를 수집하고 필요에 따라 분류를 한다. 홍 대표는 약 3년 간 에버노트를 이용하며 1만 개 가량의 노트를 작성했는데, 노트가 많은 만큼 노트 관리에 힘쓰고 있다. 그는 노트 정렬 방식은 날짜로 하며 노트 제목에도 날짜를 쓴다. 제목에 주요 키워드가 2~3가지 들어가도록 작성하면 해당 내용을 손쉽게 검색할 수 있다. 또한 자주 찾는 노트에는 특정 키워드나 아이콘을 붙여 빠르게 검색할 수 있도록 한다. 태그도 적극 활용한다. 예를 들어 해야 할 일에는 '#할일'이라고 태그를 적어두고, 해야 할 일을 검색해서 처리한다.

홍 대표는 "에버노트는 자기 자신을 위한 툴이기에 자신에게 적합하게 기록하면 된다. 자기만의 활용 방법을 만든다면 에버노트 사용이 좀 더 쉬워질 것"이라고 말했다.

홍 대표는 에버노트를 오래 사용한 만큼 에버노트를 좀 더 쉽게 사용하는 노하우를 다수 가지고 있었다. 물론 그의 말처럼 에버노트 활용법에 특별한 원칙은 없으니, 굳이 다른 사람들의 방법을 따라할 필요는 없다. 다른 사람들의 노하우를 참고하되 자신에게 편리한 방법을 강구한다면 에버노트 사용법이 좀 더 쉬워지지 않을까.

글 / IT동아 안수영(syahn@itdonga.com)