You Can 스마트워크, '이메일 클라이언트'와 함께

지난 2010년부터 경기도 기업을 중심으로 ‘워크스마트(Work Smart)’ 운동이 전개됐다. 불필요한 야근과 주말 초과 근무를 줄이고 자기계발을 돕는 운동이다. 워크스마트 운동의 핵심은휴대전화와 이메일(전자우편) 등을 활용한 내부 보고의 활성화다. 운동은 성공적이었다. 직원들은 야근 대신 자기계발 또는 가족과 보내는 시간이 증가했고 업무 능률도 덩달아 향상됐다. 이처럼 야근과 초과 근무를 줄일 수 있도록 도와준 도구가 있다. 바로 ‘이메일 클라이언트(Email client)’다.

이메일 클라이언트는 업무에서 이메일을 주고받는 비중이 높은 직장인에게 유용하다. 업무를 효율적으로, 빠르게 처리할 수 있기 때문이다.

참고기사 (골뱅이(@)의 시작 - 전자우편(이메일, e-Mail) http://it.donga.com/7775/)

이메일 클라이언트 종류별로 알아보기

그렇다면 이쯤에서 궁금증이 생긴다. 대체 이메일 클라이언트가 뭐지?

이메일 클라이언트는 이메일을 주고받거나 보관할수 있는 프로그램이다. 종류는 크게 두 가지다. ‘웹(web)용 클라이언트’와 ‘PC, 스마트폰용 클라이언트’로 나눌 수 있다.

인터넷에만 접속하면 어디서나 사용할 수 있어… 웹용 (用)이메일 클라이언트

먼저 웹용 이메일 클라이언트부터 알아보자. 사용자들은 자신도 모르는 사이에 웹용 이메일 클라이언트를 사용 중이다. ‘네이버메일’, ‘다음메일’, ’구글 지메일’ 등이 그것이다. 해당 사이트에 접속해 아이디와 비밀번호를 입력하면 나타나는 메일 보관함이 바로 웹용 이메일 클라이언트다. 이메일 서비스 제공사의 서버에 메일을 저장했다가 사용자의 요청이 있을 때 웹 브라우저에서 보여 주는 방식이다.

웹 기반 이메일 클라이언트는 널리 사용되고 있다. 인터넷만 접속할 수 있으면 어떤 PC에서든 접속해 메일을 확인할 수 있다. 단, 반드시 인터넷에 연결해야 사용할 수 있으니 주의할 것. 국내 포털 3사 모두 이메일 서비스를 제공하고 있어 접근하기 쉽고, 스팸메일이나 악성 바이러스에 대한 대책도 잘 마련돼 있다.

이메일 주고받기 PC에서 뚝딱, PC용 이메일 클라이언트

그렇다면 PC용 이메일 클라이언트는 뭘까? PC용 이메일 클라이언트는 웹용 이메일 클라이언트와 달리 주고받은 이메일을 사용자의 PC에 저장한다. 따라서 인터넷에 연결하지 않아도 저장한 이메일을 열람할 수 있다. 대표적인 PC용 이메일 클라이언트로 마이크로소프트 아웃룩(Microsoft Outlook, 이하 MS아웃룩)과 애플 메일(Apple Mail)을 들 수 있다.

먼저 ‘MS아웃룩’을 살펴보자. MS아웃룩은 마이크로소프트 오피스에 포함된 일정 관리 프로그램이다. 이 가운데 가장 대표적인 기능이 이메일 클라이언트다. 회사 이메일 계정에 연동해 메일뿐만 아니라 일정도 관리할 수 있다. 또한 외부 이메일 서비스 제공사의 이메일을 불러들여 여러 메일 계정을 관리할 수도 있다.

애플 메일의 기능은 MS아웃룩과 같다. 단지 윈도 대신 OS X(맥의 운영체제)에서 실행될 뿐이다. 다만 애플 메일은 순수하게 이메일 클라이언트의 역할만 한다. 일정 관리는 '애플 캘린더(맥북 100% 활용하기 – 캘린더 기사 참고 http://it.donga.com/11256/)'가 대신한다.

애플 메일에 관한 보다 자세한 정보는 다음 기사 참고 (메일, 뛰어난 개인용 이메일 클라이언트 http://it.donga.com/11045/)

아무래도 기능면에서는 아웃룩이 더 뛰어나다. 다만 설정할 것이 이것저것 많기에 일반 사용자가 사용하기에는 애플 메일이 더 쉬울 것으로 생각된다.

스마트워크의 시작, 스마트폰용 이메일 클라이언트

이메일 관리의 필요성이 커지면서 다양한 스마트폰용 이메일 클라이언트가 등장하고 있다. 안드로이드 스마트폰에 기본 포함된 이메일 애플리케이션(이하 앱)과 ‘지메일 앱’ 그리고 아이폰에 들어있는 애플 메일 앱 등이다. 또한 ‘네이버메일 앱’, ‘야후메일 앱’, ‘네이트메일 앱’ 등 포털이 제작한 스마트폰용 이메일 클라이언트도 있다.

이를 통해 사용자는 스마트폰에서도 이메일을 주고받을 수 있다. 또한 PC용 이메일 클라이언트처럼 한번 읽은 이메일은 3G, 4G, 와이파이(Wi-Fi)에 연결하지 않아도 읽을 수 있다.

지메일을 예로 들어보자. 원래 지메일을 읽으려면 해당 홈페이지(웹용 이메일 클라이언트)에 반드시 접속해야 했다. 하지만 PC용 또는 스마트폰용 이메일 클라이언트에 이메일을 저장하면 인터넷에 접속하지 않아도 이메일을 관리할 수 있다. 물론 이메일을 보내려면 인터넷에 접속해야 하니 착오가 없어야 하겠다.

PC용, 스마트폰용 이메일 클라이언트로 당신의 일을 스마트하게

PC용, 스마트폰용 이메일 클라이언트의 장점이 단지 오프라인(Off-Line)상에서 이메일 관리만 있는 것은 아니다. 이외에도 여러 장점이 있다. 일단 일일이 웹용 이메일 클라이언트 사이트에 접속해 아이디와 비밀번호를 입력하는 수고를 하지 않아도 된다.

여러 이메일 계정을 한군데서 관리할 수 있는 것도 장점이다. 물론 웹용 이메일 클라이언트에서도 여러 이메일 계정을 관리할 수 있지만, PC용, 스마트폰용 이메일 클라이언트만큼 편리하지는 않다.

이메일이 도착하면 즉각 알려주는 점도 주목할 만하다. 웹용 이메일 클라이언트는 사용자가 직접 확인해야 하지만, PC용, 스마트폰용 이메일 클라이언트는 팝업창이 뜨면서 이메일이 도착한 즉시 알려준다. 이메일을 마치 인스턴트 메신저(네이트온, 카카오톡)처럼 활용할 수 있는 셈.

이처럼 다양한 장점이 있는 PC용, 스마트폰용 이메일 클라이언트를 활용해 업무의 능률을 올려보는 것은 어떨까. 다른 것은 모르겠지만 퇴근 후 즐거운 여가시간 확보에는 도움이 될 듯하다.

스마트워크에 관한 보다 자세한 정보는 다음 3부작 기사를 참고하자.
스마트워크의 시대(1부) - 내가 있는 곳이 곧 '일터' - http://it.donga.com/8762/
스마트워크의 시대(2부) - 내가 있는 곳이 곧 '일터' - http://it.donga.com/8809/
스마트워크의 시대(3부) - 내가 있는 곳이 곧 '일터' - http://it.donga.com/8885/

글 / IT동아 윤리연(yoolii@itdonga.com)