PDF 파일을 맘대로 주무르자, 어도비 애크로뱃 11 프로

예전에 노트북이나 PC부품 같은 IT제품을 구매하면 제법 두꺼운 사용자 설명서가 들어있곤 했다. 하지만 요즘에는 이런 모습을 찾아보기 힘들다. 기껏해야 1~2 장으로 구성된 간이 설명서가 들어있거나 아예 들어있지 않은 경우도 많다. 종이 설명서를 대신하는 전자문서 형식의 디지털 설명서를 CD나 다운로드 형식으로 제공하는 경우가 많아졌기 때문이다.

그리고 이런 디지털 설명서는 'PDF' 형식의 문서파일인 경우가 대부분이다. 텍스트(TXT)나 마이크로소프트(이하 MS) 워드(DOC) 파일 형식의 디지털 설명서가 제공되는 경우도 없진 많지만, 이보다는 PDF의 활용 비율이 월등히 높다.

공식 문서의 표준으로 자리잡은 ‘PDF’

PDF는 'Portable Document Format'의 약자로, 포토샵(Photoshop)으로 유명한 미국 어도비(Adobe)사에서 개발한 전자 문서의 규격이다. TXT나 DOC는 같은 파일이라도 이를 사용하는 PC(혹은 스마트폰이나 태블릿PC)의 규격이나 응용프로그램의 버전에 따라 조금씩 다른 형태로 화면에 표시될 수 있다. 하지만 PDF는 사용 환경에 상관 없이 동일한 형태로 화면에 표시되는 것이 특징이다.

덕분에 PDF는 인쇄를 할 때도 언제나 균일한 규격과 품질로 출력이 가능하다. 또한 PDF는 아무나 내용 수정을 할 수 없기 때문에 최초 문서 작성자의 의도를 훼손이나 변형 없이 전하는데 유리하다. PDF가 사용자 설명서용으로 많이 쓰이는 이유가 바로 이것이다.

그렇다면 PDF 문서는 어떻게 작성하고 편집하는 것일까? 2013년 현재, PDF는 국제 표준(ISO) 문서 형식의 하나로 인정 받고 있기 때문에 굳이 어도비의 프로그램이 아니더라도 작성하는 것은 가능하다. 널리 알려진 MS오피스의 워드나 파워포인트에도 PDF 문서를 만드는 기능이 들어가 있다.

하지만 기업이나 전문가들이 PDF 문서를 다룰 때 가장 많이 쓰는 프로그램은 역시 PDF의 원 개발사인 어도비에서 내놓은 애크로뱃(Acrobat) 시리즈다. 애크로뱃 시리즈는 PDF 문서의 읽기 기능만 제공하는 무료 프로그램인 '어도비 리더(Abobe Reader)', 가장 기본적인 PDF 편집/변환 기능이 제공되는 '애크로뱃 스탠다드(Acrobat Standard)', 그리고 여기에 전문가들을 위한 고급 기능이 추가된 '애크로뱃 프로(Acrobat Pro)'가 대표적이다.

그리고 어도비는 2012년 말에 한층 기능이 향상된 '애크로뱃 11(Adobe Acrobat XI)'을 출시했다. 최신 버전에서 추가된 기능은 무엇인지, 그리고 얼마나 편하게 작업이 가능해졌는지 애크로뱃 11 프로(한글 버전)를 직접 이용하며 면모를 살펴보기로 하자.

일단은 무료 시험버전으로 사용해 보자

어도비에서 개발한 대부분의 프로그램이 그러하듯, 애크로뱃 11 프로 역시 정가가 53만 8,396원(VAT 별도)에 달하는 고가의 프로그램이다. 개인이 구매하기에는 상당히 부담이 되는 것이 사실이지만 어차피 개인 사용자가 PDF 문서를 편집할 일은 거의 없다. 개인 사용자라면 PDF 문서 읽기 전용 프로그램인 어도비 리더 11을 무료로 다운로드 받아 쓰도록 하자.

만약 애크로뱃 11 프로의 면모를 직접 체험하고 싶다면 어도비 홈페이지(http://www.adobe.com/cfusion/tdrc/index.cfm?product=acrobat_pro&loc=kr)에서 무료 시험버전을 다운로드해서 써 보는 것도 좋다. 시험버전이라 해도 기능은 정식 버전과 같으며, 30일간 이용이 가능하다.

PDF의 변환과 편집, 생성까지 자유자재로

이전에 애크로뱃 시리즈를 써 본 적이 없는 사용자가 애크로뱃 11 프로를 단순한 문서 편집기라고 생각하고 실행해 본다면 좀 당황할 수도 있다. MS워드나 아래아 한글과 같은 일반적인 문서 편집기는 일단 실행하면 곧장 문서 작성이 가능하도록 하얀 바탕에 커서가 껌벅거리는 화면이 나오기 마련이지만 애크로뱃 시리즈는 일단 기존의 파일을 불러오는 메뉴부터 실행되기 때문이다.

불러 올 수 있는 파일은 PDF 외에 .doc, .xls, .ppt와 같은 MS 오피스 계열부터 .htm, .html과 같은 웹 문서, .jpg나 .bmp 같은 이미지 파일은 물론이고 .mov, .mp4와 같은 멀티미디어 파일까지 다양하다(다만, .hwp 아래아한글 파일은 지원하지 않는다). PDF라는 규격이 만들어진 목적 자체가 다양한 형식의 문서들을 동일한 형태로 표시하고 인쇄할 수 있도록 변환하는 것이기 때문에 애크로뱃 11 프로의 이런 구성은 당연하다 할 수 있다.

물론 애크로뱃 11 프로 상에서 백지 상태부터 시작한 완전히 새로운 문서를 만드는 것도 가능은 하다. 애크로뱃 11 프로를 설치하면 신규 PDF 문서의 양식을 생성할 수 있는 부속 프로그램인 '폼스센트럴(FormsCentral)'이 함께 설치되는데, 애크로뱃 11 프로의 '만들기' 메뉴에서 '양식 생성'을 선택하면 폼스센트럴이 실행되며 새로운 문서 양식을 만들 수 있게 된다.

하지만 이런 식으로 PDF 문서를 만드는 사용자는 많지 않을 것이다. 어차피 일반 문서를 생성하는 데는 MS워드, 프리젠테이션 문서를 만드는 데는 파워포인트, 이미지를 만드는 데는 포토샵이 훨씬 편하며, 이런 전문 프로그램들은 대부분 PDF 형식으로 결과물을 저장할 수 있는 기능도 가지고 있기 때문이다. 애크로뱃 11 프로는 이러한 여러 가지 외부 프로그램에서 생성한 문서들을 불러와 출판이나 배포에 적합한 형태로 재편집한 후, 이를 저장해 최종 결과물을 내 놓는 것이 주된 목적이라는 점을 잊지 말자. 프로그램의 전반적인 기능 역시 이런 목적에 충실하며, 특히 최신 버전인 애크로뱃 11 프로는 이를 한층 더 발전시켰다.

워드프로세서처럼 PDF 본문을 손쉽게 편집

애크로뱃 11 프로의 새로운 기능 중에 가장 눈에 띄는 것은 바로 PDF 본문 내용의 편집을 쉽게 할 수 있게 된 점이다. '편집' 메뉴에서 ‘텍스트 및 이미지 편집’을 선택한 후 문서의 원하는 부분을 클릭하고 글자를 직접 입력하거나 수정하면 된다. 이전의 애크로뱃 시리즈는 문서 편집기라기보다는 파일 변환기에 가까운 프로그램이었고, 문자의 수정을 하는 과정도 매우 복잡하고 까다로운 편이었다. 이점에 불편을 느끼는 사용자들도 제법 많았기 때문에 어도비는 애크로뱃 11 프로에 직접 편집 기능을 넣게 되었다(다만, 수정 금지 암호가 걸린 PDF 파일의 경우엔 암호 입력 없이는 편집할 수 없다).

프로그램 내에서 제공되는 문자 편집기는 폰트 변경, 위치 정렬, 첨자, 링크 등 일반적인 문서 편집기와 유사한 기능을 제공하므로 누구라도 쉽고 직관적으로 문자 편집을 할 수 있다. 문자 외에도 본문 내에 이미지를 삽입해 간단한 편집(회전, 크기 조절 등)을 하는 것도 가능하다. 그리고 삽입된 이미지를 좀 더 정교하게 편집하고 싶다면 포토샵 같은 외부의 이미지 편집기를 곧장 불러와 추가 편집을 하는 기능도 있다. 이미지에 대고 마우스 오른쪽 클릭만 하면 곧장 실행되므로 사용도 쉽다.

PDF를 파워포인트 문서로도 간단히 변환

편집 기능 외에 변환 기능도 업그레이드 되었다. 기존 제품도 외부의 문서를 PDF로 변환하는 기능은 충실했지만 PDF를 다른 문서 형식으로 변환하는 기능은 애크로뱃 11 프로가 한 수 위다. 특히 MS워드(.doc, .docx) 및 엑셀(xlsx), 범용 텍스트(.rft)와 XML 스프레드시트(.xml) 외에도 파워포인트 프리젠테이션 문서(.pptx)까지 원활하게 변환이 가능해진 것이 눈에 띄는 점이라 할 수 있다.

온라인으로 손쉽게 PDF 본문에 서명 받기

공식으로 사용하는 PDF 문서 중에는 상대방에게 서명을 받아야 하는 경우가 있다. 이전에는 서명을 받기 위해 직접 문서를 전달하거나 팩스를 이용해야 했지만 애크로뱃 11 프로에는 편리하게 온라인으로 PDF 문서 본문에 상대방의 서명을 받는 기능이 추가되었다.

이 기능을 이용하려면 일단 서명을 요청하는 측이 어도비의 전자서명 전문 서비스인 '에코사인(EchoSign)'에 가입을 해야 한다(가입비 무료). 가입이 된 상태라면 서명을 받아야 하는 PDF 파일을 애크로뱃 11 프로로 연 후 '파일' 항목의 '문서에 서명하기'를 선택해 서명 관련 메뉴를 연다. 여기서 '다른 사람 서명 필요' 탭의 '서명을 위해 보내기'를 선택하면 에코사인 사이트로 해당 PDF 문서가 전달됨과 동시에 이 사이트로 이동하는 링크가 뜬다. 이 링크를 클릭하면 발신자와 수신자의 이메일 주소를 입력하고 해당 문서의 어느 부분에 서명을 받아야 하는지를 지정할 수 있게 된다.

이런 과정을 거쳐 문서를 전송하면 상대방은 이메일을 받게 된다. 여기에는 발신자가 보낸 문서를 확인할 수 있는 에코사인 사이트의 링크가 포함되어 있으므로 수신자는 여기로 이동해 문서 검토 및 서명을 할 수 있게 된다. 서명을 하려면 발신자가 지정한 문서의 특정 부분을 클릭하면 된다. 키보드 타이핑으로 서명할 수도 있고 마우스를 이용해 직접 서명을 그릴 수도 있다. 서명 후에 '적용'을 누르면 서명이 삽입된 문서가 상대방에게 전달된다.

다만, 키보드 타이핑으로 서명할 경우에 한글은 인식이 되지 않으므로 영어로 서명을 해야 한다. 한글 서명을 하고 싶다면 '내 서명을 그리고 싶습니다'를 선택해 마우스로 직접 서명을 그리도록 하자.

향상된 기능에 쉬운 사용법, 기업이라면 구매해 둘만

위에 소개한 내용 외에도 어도비 애크로뱃 11 프로는 여러 가지 새로운 기능이 추가되어 제품의 완성도를 높였다. 이전 버전의 애크로뱃 시리즈는 PDF 관련 작업을 하기 위해 외부 프로그램을 이용하거나 다소 번거로운 과정을 거쳐야 하는 경우가 많았으나 애크로뱃 11 프로는 자체적으로 많은 기능을 내장하고 있어 전반적인 편의성이 크게 향상된 것에 주목할 만 하다.

PDF 문서의 이용 빈도가 점차 높아지고 있는 것이 요즘 추세다. 특히 기업이나 전문가 집단 사이에서 쓰는 공식적인 문서는 PDF가 거의 업계 표준으로 굳어지고 있다. 이런 상황을 고려해 볼 때 어도비 애크로뱃 11 프로는 구매해 둘만 하다. PDF 파일을 마음대로 주무를 수 있는데다 사용법도 그다지 어렵지 않기 때문이다.

글 / IT동아 김영우(pengo@itdonga.com)