[생활 속 IT] 아이폰 기본 메모에서 실시간 공동 작업하려면

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[IT동아 김예지 기자] 최근 클라우드를 통해 사람들과 문서를 공유하고, 편집하는 업무가 잦다. 다양한 서비스가 존재하지만, 애플이 아이폰 기본 메모 앱에서 제공하는 ‘공동 작업’ 기능도 요긴하다. 아이클라우드(iCloud)를 통해 사용자는 링크로 메모를 공유하고, 이를 공유받은 사람들과 함께 실시간으로 메모 내용을 편집할 수 있다.

애플 아이폰 iOS 17.6.1 버전에서 실행해봤다. 공동 작업을 실행하려면, 메모 목록에서 공유하려는 메모를 왼쪽으로 쓸어 넘긴 후, 공유 아이콘을 누른다. 또는 공유하려는 메모 내에서 상단의 공유 아이콘을 누르고, ‘메모 공유 방법’에서 공동 작업을 누른다. 이와 동일한 방법으로 폴더도 공유할 수 있다. 폴더 목록 또는 공유할 폴더 내에서 공유 아이콘을 눌러 공동 작업을 누른다. 참고로, 잠긴 메모가 있는 폴더 또는 잠긴 메모는 공동 작업이 불가하다.

다음으로, 공동 작업의 하단 텍스트를 누르면, 메모 접근 권한을 설정할 수 있다. ‘초대받은 사람만’ 메모를 편집하게 하려면, 링크를 생성할 때 아이클라우드에 저장된 연락처를 선택해 메모를 공유한다. 이때 초대된 작업자가 또다른 작업자를 초대하는 권한도 정할 수 있다. 이 방법은 보안이 중요한 메모일 경우, 신뢰할 수 있는 사람으로 제한을 두기 좋다.

‘해당 링크를 가진 누구나’ 메모를 편집할 수 있도록 설정하면, 연락처 선택 없이 메일, 카카오톡 등으로 전송할 수 있다. 사용자가 미리 작업자의 편집 권한을 편집 또는 보기 전용으로 설정할 수 있다. 권한에 따라 공동 작업자는 메모를 편집하고, 이미지 등 첨부파일을 추가하고, 새로운 폴더를 생성하는 등 작업이 가능하다.

링크를 전달받은 사람은 초대 수락을 눌러 공동 작업자로 참여할 수 있다. 이때 작업자는 애플 ID로 로그인하고, 아이클라우드 설정에서 메모를 실행해야 한다.

공동 작업이 시작되면, 메모 상단에 사람 모양 공유 아이콘이 생성된다. 해당 아이콘을 누르면 나오는 ‘최근 업데이트’ 항목에서 누가 언제 메모를 변경했는지 메모 변경 사항을 확인할 수 있다. 이는 ‘모든 활동 보기’를 눌러 표시할 수도 있다.

메모를 오른쪽으로 쓸어 넘기거나, ‘하이라이트 보기’를 누르면, 각 공동 작업자가 변경한 내용을 색깔별 하이라이트 표시로 구분할 수 있다. 또한 공동 작업자의 이름을 ‘@’와 함께 입력해 멘션함으로써 중요한 업데이트 사항을 알리기 용이하다. 마치 구글 시트와 같이 실시간 참여 중인 공동 작업자가 있다면 해당 사용자의 커서가 표시된다.

‘공유 메모 관리’에서 공유 메모 설정을 변경할 수 있다. 현재 메모 소유자 및 초대자가 표시되고, 구성원 삭제, 접근 권한 변경 등 공유 옵션을 수정할 수 있다. 이 옵션은 작업자별로 설정 가능하다. 공유 중단을 할 경우, 다른 작업자와의 연결이 끊어진다. 만약 메모를 삭제할 경우에도 자동으로 메모 공유가 중단된다. 폴더를 공유한 경우, 점 세 개 목록에서 ‘공유 폴더 관리’를 눌러 설정을 변경하면 된다.

IT동아 김예지 기자 (yj@itdonga.com)