[MS 오피스365를 활용한 스마트워크] 4. 클라우드가 IT 관리자에게 주는 이점

[IT동아 강일용 기자] 클라우드 시대다. 인프라 서비스(IaaS), 플랫폼 서비스(PaaS), 백엔드 서비스(BaaS) 등 다양한 형태의 클라우드 서비스가 등장해 개발자를 돕고 있다. 하나부터 열까지 모두 개발하는 것은 매우 어렵고 오래 걸린다. 개발자의 아이디어를 클라우드 위에 올려서 앱과 서비스를 제공하는 것이 최신 개발 트렌드다. 빠르게 변화하는 시장흐름에 재빨리 대응할 수 있고, 개발 비용도 적게 들어가며, 개발자의 서비스 유지 및 보수 부담도 줄어든다.

인프라, 플랫폼, API 만이 클라우드에서 제공하는 전부는 아니다. 기업 활동에 꼭 필요한 이메일, 그룹웨어, ERP(전사적 자원관리 시스템), 문서도구 등도 소프트웨어 서비스(SaaS) 형태로 임대받을 수 있다. 기업이 직접 이메일, 그룹웨어, ERP 등을 구축하면 그 유지 및 보수에 대한 부담이 개발자와 IT 관리자에게 고스란히 돌아온다. 반면 클라우드는 클라우드 사업자가 유지 및 보수를 담당한다. 때문에 클라우드에서 이메일, 그룹웨어, ERP 등을 제공받으면 개발자는 서비스 개발이라는 본연의 업무에 집중할 수 있고, IT 관리자는 잡무에서 벗어나 회사 전체 IT 자원 관리 등 보다 생산적인 작업에 신경쓸 수 있다. 특히 따로 IT 관리자를 둘 여력이 없는 중소기업이나, 개발자가 개발 업무에만 집중해야하는 스타트업에게 유용하다.

기업을 위한 SaaS로 MS 오피스365(이메일+오피스 프로그램+온라인 문서도구+간단한 그룹웨어), 다이나믹스 CRM/ERP(CRM+ERP), 구글앱스 포 비즈니스(이메일+온라인 문서도구), 어도비 마케팅 클라우드(마케팅 캠페인 진행 및 분석) 등을 들 수 있다. 모두 기업이 인프라 관리 등 비생산적인 작업 대신 이익 추구라는 기업 본연의 활동에 집중할 수 있게 해주는 도구다. 오늘은 이 가운데 오피스365 관련 사례에 대해 자세히 알아보자. 중소기업 및 스타트업이 오피스365를 도입해 생산성을 향상시키고 구성원들의 불만을 해결한 사례를 기업의 IT 관리자(+개발자)들이 직접 들려줬다.

"시간과 장소에 구애 받지 않고 업무를 보고, 사내뿐 아니라 전 세계 파트너, 고객과 활발히 커뮤니케이션 할 수 있는 새로운 그룹웨어가 필요했다. 오피스365를 활용해 개인, 회사, 파트너, 고객을 하나의 프로세스로 연결할 수 있었다."

국내의 중견 제조 기업 T사는 15년 동안 이용한 그룹웨어를 재편할 시기가 다가왔다. 본사와 국내외 사업소 관계자 500여 명끼리 문서를 작성 및 공유하고, 이러한 문서를 통해 전자결재를 진행할 수 있는 솔루션을 원했다. 오피스365를 도입해 이러한 요구를 만족시켰고, 모바일 오피스도 구현할 수 있었다. 그룹웨어 개발에 관련한 전문인력을 채용하지 않았음에도 이러한 작업을 진행할 수 있었다.

"익스체인지 온라인(오피스365에 포함된 이메일 호스팅 서비스)은 일정 공유, 용량 등 여러 면에서 기존 서비스보다 뛰어난 점이 많다. 때문에 직원들이 회사의 이메일을 이용하면서 내뱉은 불만이 사그라들었다."

의류 제조를 하는 중소기업 P사는 사용하던 이메일 서비스가 종종 장애를 일으켜 생산, 납품 등의 업무에 차질을 빚었다. 또한 미국, 홍콩 등 해외에서 이메일 서비스에 접속이 되지 않는 경우도 많았다. 오피스365로 이메일 서비스를 교체해 본사 직원 및 해외 주재원 모두에게 동일한 품질의 이메일 서비스를 제공할 수 있게 되었다. 또한 200MB에 불과했던 이메일 용량도 50GB로 확장해 기업 구성원들의 편의를 도모했다.

"중견 제조기업 관점이다. 오피스365를 잘 활용하면 영업, 자재, 인력 등을 전용 솔루션을 이용한 것과 대등한 수준으로 관리할 수 있다."

선박 부품을 제작하는 H사는 그룹웨어의 기능이 빈약해 직원들의 불만이 많았고, 해외바이어와 이메일을 주고받을 때 텍스트가 깨지는 현상이 빈번해 소통에 어려움을 겪었다. 때문에 오피스365를 도입해 해외에서 온 이메일이 깨지는 현상을 해결했다. 또한 영업, 자재, 인력 관리에 관한 내용을 담은 엑셀 문서를 팀끼리 공유하고 공동 편집하는 시스템을 구축해 자재 입출고 및 생산 스케줄을 실시간으로 파악할 수 있게 되었다. 본사와 해외 법인의 업무 환경도 통합할 수 있었다.

"오피스365에 부서별 폴더를 만들어 여기에 업무 일지, 매출 현황, 거래처 현황, 공정률 등의 문서를 올리고 있다. 이를 임원진이 참조해서 중요한 의사결정을 내리고 있다."

개인용 금고를 생산하는 D사는 오피스365를 활용해 구성원 1인당 생산성을 200% 향상시켰다. 프로젝트 온라인(오피스365에서 제공하는 프로젝트 포트폴리오 관리 서비스)으로 연구 개발 과정을 표준화하고, 예산 대비 실적를 분석했으며, 핵심성과지표를 적용해 약 15% 가량의 원가 절감 효과를 거두었다. 또한, 영업, 매출, 제조 등 주요 업무 현황을 실시간 파악이 어려웠으나, 비싼 별도의 솔루션 도입 없이도 오피스 365에서 제공하는 팀사이트 내 사내 공유 폴더를 활용해 임원들이 주요 업무 정보를 실시간으로 공유 할 수 있게 되었다.

"오피스365를 활용해 구성원 1인당 생산성을 200% 향상시켰다. 프로젝트 온라인(오피스365에서 제공하는 프로젝트 포트폴리오 관리 서비스)으로 연구 개발 과정을 표준화하고, 예산 대비 실적를 분석했으며, 핵심성과지표를 적용해 약 15% 가량의 원가 절감 효과를 거두었다."

건강보조식품을 개발하는 B사는 인력 변동 및 이동이 잦은 업종 특성 때문에 연구 개발 과정을 시스템화하길 원했고, 본사와 외부 연구소가 소통할 수 있는 솔루션을 원했다. 오피스365를 도입해 주문, 추출, 농축, 품질 관리 등 모든 연구 개발 프로세스를 표준화하고 시스템화 하는데 성공했다. 또한 논문, 특허, 시험서, 인증서, 실험보고서 등을 MS 원노트를 활용해 간단히 통합 관리할 수 있게 되었다.

"오피스365를 통해 PC로 기사를 쓰길 원하는 기자와 온라인으로 기사를 쓰길 원하는 기자, 양측의 요구를 모두 들어줄 수 있었다. 또한 실시간 문서 수정 기능을 활용해 편집부의 기사 검수 시간을 단축했고, 기자와 데스크가 함께 기사를 작성하는 작업도 훨씬 수월해졌다."

중견언론사 M사는 기존에 사용하던 G사의 이메일 서비스 대신 오피스365를 도입해 MS 오피스로 기사를 작성하길 원하는 기자와 온라인으로 데스크와 함께 기사를 작성하길 원하는 기자 모두를 만족시켜줄 수 있게 되었다. 또한 원드라이브의 공동 문서 편집 기능을 활용해 기사를 손쉽게 검수하고, 공동 기사 작성을 원활하게 진행할 수 있게 되었다.

"오피스365는 애당초 기업 환경을 고려해 만들어진 서비스 같다. 반면 구글 앱스는 일반 사용자를 위한 서비스가 기업용 버전으로 나온 것 같은 느낌이다."

중견 게임 개발사 N사는 서비스의 연이은 성공으로 사세가 급격히 확장되면서 IT 부서의 업무 지원 부담이 늘어났다. 때문에 조직 규모에 맞는 업무 지원 및 관리 체제를 구축하고자 했다. 오피스365를 도입해 모든 직원이 온라인으로 문서를 만들고 공유할 수 있게 했고, 인사 데이터베이스와 액티브 디렉토리를 연동해 구성원들에게 '싱글사인온(하나의 아이디로 여러 서비스에 접근할 수 있는 시스템)' 수준의 편의성을 제공할 수 있게 되었다. 액티브 디렉토리로 사용자 인증 시스템을 통일해 구성원 계정 추가 및 휴면 계정 삭제에 관련된 보안 문제를 해결했다. 또한 오피스365를 회의실 예약 시스템 등과 연동해 구성원들의 편의를 증진시켰다.

"사내에서 직접 이메일 서버를 운영할 때와 달리 익스체인지 온라인은 악성 코드가 삽입된 파일이나 URL을 서버 단에서 삭제한 후 사용자에게 전달하기 때문에 보안에 관한 걱정을 덜 수 있었다."

다양한 히트작을 개발한 A 게임 개발사는 외부에서 유입되는 이메일 첨부 파일에서 발생하는 보안 위협이 증가하자 첨부 파일을 사전에 검수하는 솔루션을 도입했다. 하지만 그럼에도 불구하고 제로데이 어택(보안 취약점을 노린 공격)에는 원활한 대응이 어려웠다. 때문에 기존 이메일 서버와 동일한 속도를 보장하면서도 다계층 보안을 제공하는 오피스365를 도입했다. 덕분에 악성코드 유입이 방지되고, 스팸메일이 1/10 수준으로 줄어들었다. IT 부서의 이메일 관련 기술 지원 및 스트레스도 함께 줄어들었다. 오피스365는 24X7(24시간 7일 내내, 연중무휴) 기술 지원 서비스를 제공하기 때문에 문제가 발생해도 바로 MS의 기술 지원을 받을 수 있다.

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글 / IT동아 강일용(zero@itdonga.com)