"스마트워크의 시작은 '리저스'입니다"

리저스 (Regus) 그룹 아태지역 CEO 필리포사르티(FilippoSarti) 방한 인터뷰

스마트폰과 태블릿PC, 노트북 등의 모바일 기기가 사용자의 일상을 넘어 이제는 기업의 업무 영역까지 혁신적인 변화를 일으키고 있다. 새로운 개념의 업무 방식과 환경을 표방하는 ‘스마트워크(Smart Work)’가 그것이다. 모바일 기기와 같은 이동형 업무 기기를 통해 지정된 사무 공간이 아닌 어디서든 업무에 집중하여 효율을 높인다는 것이 스마트워크의 기본이다. 작년부터 대두되기 시작한 스마트워크는 올해와 내년을 기점으로 전 세계 기업 문화에 큰 영향을 미칠 것으로 예측되고 있다.

최근 스마트워크는 모바일 기기를 통한 업무 방식에만 국한되는 것이 아니라 업무 환경과 분위기 등에도 적용된다. 즉 직원들 간의 효율적인 의사소통과 업무 집중을 위한 사무 공간 배치를 갖추는 것이 바람직하다. 이 때문에 스마트워크를 도입하는 기업의 경우 사무실 구조 변경이나 집기 배치, 공간 재할당 등 업무 환경을 우선적으로 변경하고 있다.

물론 이러한 업무 환경 변경에는 담당 분야 전문가들의 조언과 견해가 필요하다. 이에 사무 공간 임대부터 임직원들의 업무 공간 확보, 회의실 및 편의 시설 구축 등 스마트워크를 위한 사무 환경 조성 컨설팅을 제공하는 업체가 최근 들어 각광을 받고 있다. 1989년 창립된 세계적인 사무 공간 컨설팅 그룹인 ‘리저스(Regus)’가 대표적이다. 얼마 전 한국 내 스마트워크 도입 활성을 위해 방한한 리저스 아태지역 CEO인 필리포사르티를 만나 스마트워크에 대한 견해를 물었다.

IT동아 > 우선 리저스에 대한 설명이 필요하다. 어떤 회사이고 무슨 업무를 하는가?

필리포> 리저스는 완벽한 시설을 갖춘 사무실부터 회의실, 연수원, 비즈니스 라운지, 화상회의 스튜디오 등 기업 업무와 관련된 폭 넓은 상품과 서비스를 제공하는 ‘워크플레이스(workplace)’ 컨설팅 회사다. 1989년 벨기에서 설립되어 전 세계 85개국 550개 도시에 1,100여 개의 비즈니스 센터를 운영 중이다.

구글이나 노키아와 같은 굴지의 IT 기업이 리저스 그룹을 통해 사무실과 작업장, 회의실 등을 구축하였고, 하루 100만 명의 고객이 리저스의 비즈니스 센터 시설을 이용해 장소에 구애받지 않고 자유롭게 업무를 처리하고 있다. 리저스 본사는 룩셈부르크에 있으며, 한국에도 한국무역센터(서울 삼성동), 강남역 센터(서울 강남구), 여의도 교보증권 센터(서울 영등포구) 등 7개 비즈니스 센터를 운영하고 있다.

IT동아 > 결국 리저스 비즈니스 센터가 자신의 사무실이 되는 셈인데, 거기서는 어떤 일을 할 수 있나?

필리포> 기존의 사무실에서 하던 대부분의 업무를 그대로 수행할 수 있다. 인터넷 및 전화 송수신은 물론 문서/팩스 수발, 문서 컬러/흑백 복사, 프리젠테이션 준비, 방문객 마중/맞이, 택배물 발송/수령 등이 그러하다. 대외적 활동을 위해 고급 인테리어와 최신 사무기기를 완비하여 기존 사무실 못지 않은 편의를 제공하고자 한다.

한국의 경우 현재 서울을 중심으로 7개 비즈니스센터를 운영하고 있지만, 향후 각 지방 대도시에도 리저스 비즈니스 센터를 도입하여 한국 어디서라도 자신의 사무실처럼 편하고 효율적으로 업무를 처리할 수 있도록 할 것이다.

IT동아 > 스마트워킹을 위한 사무 공간 임대 및 배치 등이 주 분야라면, 외국의 사무실 임대 실정과 한국의 그것은 분명 다르리라 판단되는데, 어떤 차이가 있나?

필리포> 사무 공간 임대는 리저스의주요 업무 중 하나일 뿐이고 그 외에도 스마트워킹 환경을 조성하는데 많은 일을 하고 있다. 90여 개국의 고객사에게 업무 환경 컨설팅을 제공해 보니 국가나 회사 규모 등에 관계없이 고객들이 필요로 하는 바가 비슷하다는 것을 알게 됐다. 국가나 지역, 그에 따른 법규와 제도 등의 문제가 아니라 그들이 그동안 적용했던 업무 방식과 시스템에 개선이 필요했던 것이다. 이에 따라 리저스는 그들에게 필요한 것을 필요한 만큼 사용하고 비용을 지불하는 방식을 제안했다. 한 곳에 고정되는 전통적인 사무실 임대 방식에서 벗어나 비즈니스 유형과 규모에 따라 유동적으로 움직이는 업무 환경을 제공하는 게 리저스의 핵심이다.

IT동아 > 그럼 정확히 어느 서비스 범위까지 리저스가제공하는 것인가? 사무실 임대, 인테리어, 집기 및 가구 배치, 회의실 구축 등 정도인가?

필리포> 방금 말한 물리적인 인프라는 리저스의 근본적인 컨설팅 서비스에 포함되며, 여기에 효율적인 비즈니스를 위한 사무 지원 서비스도 제공한다. 이를테면 고객사를 위한 행정적 서비스 지원이 그러하다. 고객사의 전화업무를 위한 응접원을리저스의 고객 서비스 직원으로 대체할 수 있다. 이외에 앞서 언급한 문서 수발/관리 업무, 대고객 응대/접대 서비스 등도 제공한다.

이해하기 쉽게 ‘IT동아’라는 언론 매체를 예로 들겠다. IT동아 편집부는 현재 서울 구로에 위치해 있는데, 향후 조직이 커져 사무 공간을 확장해야 한다고 가정해 보자. 기존 방식을 따르면 사무실을 임대하여 사무기기나 가구 등을 구매, 배치하는 등의 단계를 거쳐야 한다. 비용도 비용이지만 업무 시작이 그만큼 늦어지게 됨이 당연하다. 이런 경우 리저스 비즈니스 센터를 활용하면 직원들의 몸만 이동하면 되며, 이후 서울 내 7개 비즈니스 센터를 오가며 자유롭게 업무를 처리할 수 있으니 효율 또한 높아진다. 물론 자신만의 업무 데이터는 리저스 비즈니스 센터에 저장되니 어느 센터에서든 접근해 사용할 수 있다. 결정적으로 센터를 사용한 만큼 비용을 지불하면 되니, 기존처럼 매달 사무실 임대료가 꼬박꼬박 나가지 않아 예산 절감에도 도움이 된다. IT 트렌드에서 말하는 ‘클라우드컴퓨팅’ 개념이 업무 환경에 적용된 것이라 보면 된다.

IT동아 > 현재 한국 내 컨설팅 활동 상황은 어떠한가?

필리포> 스마트워크를 도입하기에 한국은 최적의 환경이라 할 수 있다. IT 기기 보급률도 높고 네트워크 기간 산업이 잘 마련돼 있기 때문이다. 이에 우리는 한국 시장의 잠재력을 기대하고 있다. 한국에 정착한지 2년 만에 컨설팅 규모를 두 배로 확장했을 정도로 빠르게 성장하고 있다. 올해 역시 리저스가 이 분야에서 확고한 입지를 다지는데 대단히 중요한 시점이라 예상한다. 특히 한국 시장에 들어오는 외국계 업체 중 유연근무제를 도입하려는 업체의 경우 우리가 제시하는 새로운 근무 방식에 비상한 관심을 보였다. 이 밖에 우리는 한국 내 중소기업 및 신생기업 지원에도 집중할 계획이다.

IT동아 > 국내외 리저스 솔루션 도입 사례를 말해 달라.

필리포> 글로벌 편의점 브랜드인 ‘세븐일레븐’의 경우 미국 내 36개 지사 사무실을 정리하고, 450개 리저스 비즈니스 센터를 사용할 수 있는 ‘리저스 비즈니스월드’ 카드를 담당자들에게 제공했다. 그 력과사무실 임대 비용 절감은 물론이고 세일즈 담당자들의 영업 활동 및 성과 데이터도 확인할 수 있어 생산성을 높일 수 있었다. 아울러 자신의 현재 위치와 가까운 비즈니스 센터를 방문해 업무를 즉시 처리하면 되니 통근시간과 업무처리 시간도 단축하게 됐다.

결국 기존 업무 형태와 리저스식 업무 형태의 결정적인 차이점이라면, 사무 환경이 필요할 때만 사용하고 그에 따른 비용을 지불하니 예산을 절감할 수 있고, 장소에 구애 받지 않고 능동적으로 업무를 처리할 수 있다는 것이다.

IT동아 > 좋다. 그럼 리저스식 업무 환경을 도입하기 위해 준비하거나 체크해야 할 점이 있나? 혹은 도입을 고려하기 위한 기준이 따로 있는가?

필리포> 고객마다 근무 환경과 형태, 현황이 각각 다르기 때문에 특정한 체크리스트를 적용하기 어렵다. 다만 그동안 우리가 제안하고 적용했던 고객 사례를 통해 그와 비슷한 환경이라면 보다 신속하고 정확하게 적용할 순 있으리라 사료된다. 여기에 임직원들을 상대로 한 확실한 교육 서비스도 추가 제공하고 있다.

임직원 수도 적지 않고 그들의 업무 시간 역시 짧지 않음에도 가시적인 업무 성과가 나타나지 않는다면, 그들의 역량과 활동을 채근하기 앞에 그간의 업무 환경과 분위기에 대해 고민해 보기 바란다. 그리고 무언가 ‘스마트한 혁신’이 필요하다면 리저스를 만나보기를 권장한다.

IT동아 > 들어보니 ‘IT동아’와 같은 이동 근무가 잦은 업종에 적합한 업무 형태라 판단된다. 리저스식 업무 형태를 도입하려면 어떤 절차를 따라야 하나? 그리고 비용은 어떻게 되나?

필리포> 그렇다. 외근/출장 취재가 많은 언론사가 리저스식 업무 형태에 제격이다. 인터넷 홈페이지(www.regus.co.kr)에 접속해 관련 정보를 먼저 습득/숙지하고 각 비즈니스 센터도 훑어 본 다음 전화로 문의(080-383-0880, 수신자부담)하는 것이 가장 쉽고 빠르다. 아울러 비용은 이용할 비즈니스 센터와 이용 형태에 따라 각각 다르니 사전 컨설팅을 통해 판단하는 것이 좋다.

글 / IT동아 이문규 (munch@itdonga.com)