[구글앱 활용하기] 업무 효율 ↑ 개인용과 업무용 캘린더 구분하기

[IT동아 강화영 기자] 코로나19 여파로 비대면 업무 방식이 확산됐다. 초반에는 업무 효율에 대한 우려가 있었으나, 반년 이상 적응 기간을 보내니 오히려 직원 만족도가 높아졌다. 지난 9월, 고용노동부 조사에 따르면 재택근무로 업무 효율이 높아졌다는 응답이 '매우 그렇다'와 '그런 편이다'를 합해 66.7%로 나타난 반면, '그렇지 않다'는 응답은 33.3%에 불과했다.

하지만 기업 입장은 다르다. 극복해야 할 문제로 아직 갈길이 멀다. 직원이 업무 시간에 자리를 지키고 있는지, 실제로 일을 하고 있는지 눈으로 확인할 길이 없으니 업무 일지를 쓰게 하는 등 근무 형태 변화를 계속해서 시도한다. '디지털 솔루션'은 기업 입장에서 생기는 직원 관리/의사소통 문제를 해결하고, 직원 입장에서 업무를 편하게 할 수 있게 돕는다.

비대면 업무는 코로나19 종식 이후에도 미래 근무 형태로 자리 잡을 가능성이 높다. 이같은 상황에서 구글은 디지털 솔루션 격인 여러 구글 앱을 무료로 제공하고 있다. 흔히 아는 구글 오피스뿐 아니라 화상 회의 서비스 '구글 미트', '구글 설문', 직장인 교육/평가/피드백을 위한 '구글 클래스룸' 등을 쉽고 간단하게 실무에 활용할 수 있다.

여기서는 업무 환경이 변해도 빠르게 적응하도록 작업 시간은 줄이고, 성과는 높이는 구글 앱 활용 방법을 정리해 설명한다. (주)성안당 신간 <직장인 구글 실무/2020.10.13 발간> 본문 내용에서 핵심 사항을 간추렸다.

개인용 이외로 업무용 캘린더 새로 만들기

구글 캘린더는 개인 일정용 이외에 사용자가 별도로 캘린더를 추가로 만들 수 있다. 여기서는 회사에서 사용하는 업무용 캘린더를 만든다. 구글 캘린더를 실행한 다음, 왼쪽 아래 '다른 캘린더' 항목에서 '다른 캘린더 추가' 버튼을 누른다. 업무용 캘린더를 만들기 위해 팝업 메뉴에서 '새 캘린더 만들기'를 선택한다.

'새 캘린더 만들기' 화면이 표시되면, 업무용 캘린더 이름과 설명을 입력한 후 '캘린더 만들기' 버튼을 누른다. 화면 왼쪽 아래 내 캘린더를 확인하면 방금 만든 보라색 업무용 캘린더가 나타난다. 이제 구글 캘린더에서 원하는 날짜 영역을 누른 뒤 일정 대화상자에서 일정 제목을 입력한다. 캘린더 선택을 '업무용 캘린더'로 지정하고 '저장' 버튼을 누른다. 예시에서는 'IT동아'가 업무용 캘린더다.

같은 방식으로 업무용 캘린더를 선택한 상태에서 구글 캘린더에 일정을 저장한다. 파란색 일정 표시는 개인용 캘린더, 보라색 일정 표시는 업무용 캘린더로 구분한다. 캘린더에서 업무용 캘린더에 적힌 업무만 보기 위해 왼쪽 아래 '개인용 캘린더'에 있는 체크박스를 해제한다. 보라색 업무용 캘린더 일정만 화면에 나타난다. 참고로 기본 설정 색은 사람마다 다르며, '내 캘린더'에서 각 캘린더 오른쪽 옆 점 세 개 버튼을 눌러 바꿀 수 있다.

업무 일정 파일로 저장하여 일정 제출하기

업무 일정이 정리된 캘린더를 별도 파일로 저장해서 관리자나 팀원에게 압축 파일인 .zip 파일로 전달할 수 있다. 캘린더 파일 저장 방법을 알아본다. 구글 캘린더에 있는 업무 일정만 제출하기 위해 화면 왼쪽 아래 체크박스에서 '업무용 캘린더'만 체크한다.

업무 일정만 표시했으면 '설정 메뉴' 버튼을 누른 뒤 '설정'을 선택한다. '내 캘린더의 설정'에서 저장하려는 캘린더를 선택하고, '캘린더 내보내기' 버튼을 누른다. 예제에서는 업무용 캘린더를 선택했다. 화면 왼쪽 아래에 캘린더 파일이 압축 파일인 .zip 파일로 저장됐음을 볼 수 있다. 압축을 풀어 캘린더 파일을 두 번 짧게 눌러 실행한다.

일정 화면이 나타나며, 리스트 형식으로 제목과 일정이 나타난다. '일정에 추가'를 누른 다음, 캘린더로 확인하기 위해 '이전' 버튼을 누른다. 캘린더 형식으로 일정이 뜬다. 업무 일정 표시 부분을 선택하면 업무 일정을 확인할 수 있다.

팀원 여러 명에게 링크를 이용해 일정표 전달하기

팀원 여러 명에게 업무 일정을 전달하기 위해 구글 캘린더에서 링크를 받아 간편하게 일정표를 전달할 수 있다. 일정표를 전달받은 팀원은 자기 캘린더에 해당 일정을 추가한다. 구글 캘린더에 있는 내 캘린더에서 업무 일정을 공유하려는 캘린더만 체크박스를 선택한 다음 '옵션' 버튼을 누른다. 예제에서는 업무용 캘린더를 체크한 뒤 팝업 메뉴에서 '설정 및 공유'를 선택한다.

나타난 메뉴에 있는 액세스 권한 항목에서 '공개 사용 설정'을 눌러 체크를 표시한다. 캘린더를 공개로 설정하면 누구나 구글 검색을 통해 모든 일정을 확인할 수 있다는 주의 메시지가 뜬다. '확인' 버튼을 누른다. '공유 가능한 링크 받기' 버튼을 누른다. 공유 가능한 내 킬린더 링크 대화상자가 뜨며, 공개 캘린더 링크 주소가 나온다. '링크 복사' 버튼을 누른다.

링크 주소는 메일이나 카카오톡을 통해 전달할 수 있다. 여기서는 카카오톡 입력창에 '붙여넣기(Ctrl+V)'를 눌러 참가자에게 캘린더 링크를 전달한다. 캘린더를 전달받은 팀원이 링크를 누르면 캘린더 추가 대화상자가 나타난다. 캘린더를 추가하기 위해 '추가' 버튼을 선택한다. 참가자 캘린더를 업무 캘린더에 추가했다. 해당 업무 일정 버튼을 눌러 업무 관련 내용과 일정 등을 확인할 수 있다.

글 / IT동아 강화영 (hwa0@itdonga.com)

자료제공 / (주) 성안당 기획부 김해영 차장 (konan2213@naver.com)