[IT애정남] 복잡하고 어려운 업무 공유, 쉽고 간단한 업무용 메신저 없나요?
[IT동아 남시현 기자] IT 전반에 관한 의문, 혹은 제품 선택 고민이 있는 독자분들의 문의 사항을 해결해드리는 ‘IT애정남’입니다. 최근 재택근무나 업무 공간의 변화로 인해 소통 문제를 겪는 직장인들이 늘고 있습니다. 평소 대화나 회의로 업무를 주고받던 것을, 메신저와 화상통화로 진행해야 하기 때문입니다. 덕분에 효율적으로 업무 대화를 주고받을 수 있는 업무용 메신저가 떠오르고 있지만, 코로나 19로 갑작스럽게 필요한 경우가 많다보니 어떤 서비스를 어떻게 해야할지 접근하기 어려운 게 사실입니다. 문의를 주신 tuskxxxx님께서도 어떤 업무용 메신저를 선택할지 고민이 된다고 하시는데, 사연은 다음과 같습니다. (일부내용 편집)
안녕하세요, 저는 한 컨설팅 기업에서 팀장 업무를 맡고 있습니다. 최근 코로나 19로 회사 역시 8월에 한시적으로 재택근무를 시행한 것을 계기로 업무용 메신저를 도입해야겠다는 생각을 받게 되었습니다. 현재 6명의 팀원을 이끌고 있는데, 각 팀원이 여러 프로젝트 교차해서 진행하거나 협업하고 있고, 제가 중간에서 이를 조율하고 있어서 관리가 쉽질 않더라고요. 그래서 업무용 메신저를 도입하려고 찾아보고 있는데, 어떤 메신저를 어떻게 시작해야 할지 감이 오질 않습니다. 최근 카카오나 네이버도 업무용 메신저를 출시했다는 소식을 보았지만 여러 메신저를 다 따져보려니 여간 쉬운 일이 아니네요. 진입 장벽이 낮고, 회사에서 도입해도 부담이 없을 만한 업무용 메신저가 있을까요?
코로나 19로 업무용 메신저 도입↑ 업무 환경에 맞춰 골라야
사연을 주신 tuskxxxx님, 반갑습니다. 업무용 메신저 도입을 고려하고 계신 것으로 볼 때, 이미 업무 전반을 컴퓨터로 진행하고 계신 듯 해 눈높이에 맞게 설명하겠습니다. 일단 업무용 메신저 도입 조건은 팀원 전체가 쉽게 참여할 수 있으면서, 초기 단계에서는 무료로 이용할 수 있기를 바라고 계시네요. 다만 코로나 19로 인한 재택, 원격근로 상황에 맞춰 새로운 업무용 메신저가 쏟아지고 있어서 선택이 쉽지 않습니다. 대신 보내주신 내용 중 여러 팀원이 프로젝트를 교차하여 진행한다는 언급이 있었던 점을 고려하면, 개별 인원보다는 프로젝트, 이슈 단위로 대화를 주고받는 잔디(JANDI)가 적합하리라 생각합니다.
잔디는 개인용 메신저, 이메일, 그룹웨어를 대체하기 위해 등장한 협업 툴로, 개인용 메신저와 분리된 업무 추진이 특징입니다. 통상적인 채팅 방식을 포함해 멘션 기능이나 메시지별 댓글 기능 등 다양한 방식으로 대화할 수 있고, 업무 파일 영구 보관이나 외부 서비스 연동, 팀 전용 파일 드라이브 등이 제공됩니다. 외국계 협업 툴에서는 보기 어려운 조직도 기능이나 국내 서비스 연동, 메시지 수신 확인 등의 기능도 인기를 끄는 요인입니다.
프로젝트에 따라 주제별 대화로 끌어가는 대화법
잔디의 대화 방식은 여느 메신저와는 조금 다릅니다. 이를 ‘주제별 토픽방’이라고 부르는데, 통상적인 메신저는 1:1 대화를 기본 전제로 하며, 여러 명이 참여할 시 일대 다수가 한 방에서 대화를 나눕니다. 문제는 작업 진행에 따라 방을 여러 개 만들어야 하고, 멤버와 프로젝트가 많이 교차할수록 혼잡해집니다. 잔디의 주제별 토픽방은 주제에 따라 방을 개설하고, 필요한 사용자가 참여하는 방식이라서 프로젝트나 인원이 중복되더라도 주제에 맞게 개설된 방만 골라서 대화하면 됩니다. 독자분처럼 업무가 복잡하게 교차하고, 인원도 중복일 경우에 일반 메신저보다 훨씬 구분이 쉽습니다.
파일 공유부터 검색, 확인까지 메신저로 해결
업무용 메신저인 만큼, 일반 메신저보다 작업에 특화된 기능도 많습니다. 기본적으로 잔디는 5GB의 클라우드 공간이 제공되고, 최근 메시지 15,000개까지 열람할 수 있습니다. 유료 버전까지 사용하면 줌(Zoom)과 연동되는 화상회의를 진행할 수도 있기 때문에 재택근무 중 빠른 회의 소집도 가능합니다. 공유한 파일은 메뉴에서 토픽과 채팅별로 구분해서 찾아볼 수 있고, 어떤 멤버가 어떤 확장자 파일을 올렸는지도 정리돼있습니다. 문서를 확인할 경우 미리 보기 기능을 통해 다운로드하지 않고도 볼 수 있는 점도 장점이네요. 문서 공유뿐만 아니라 토픽, 메신저, 멤버까지 세분화하는 검색 기능도 제공되며, 조직도를 활용해 직장 내 다른 부서의 사용자도 토픽방에 불러올 수 있습니다. 특히 일반 메신저와 다르게 토픽방에 남아있는 이전 대화나 파일도 새 참여자가 확인할 수 있어서, 업무 인수인계에 걸리는 시간을 크게 단축할 수 있습니다.
확장성 측면에서도 유용합니다. 잔디커넥트를 활용하면 구글 캘린더나 RSS 피드 등의 외부 서비스를 공유할 수 있는데, 팀원들이 이 기능을 활용하면 별도로 일정을 확인할 필요 없이 시스템이 자동으로 불러옵니다. 고급 사용자라면 웹훅(Webhook)을 활용해 웹 기반 그룹웨어나 사내 시스템의 자료를 불러오고, 포털 사이트의 API까지 끌어올 수 있을 정도로 자유도가 높습니다. 아울러 잔디는 스마트폰뿐만 아니라 웹 브라우저, 윈도 및 애플 맥OS까지 다양한 조건에서 쓸 수 있으므로 외부에서의 활용도 문제없습니다.
독자님께 잔디를 추천하는 이유는 활용도 면에서 적합하다고 생각되지만, 팀 전체 5GB 한도 내에서는 무료로 이용할 수 있는 점도 큽니다. 문서 공유 정도라면 5GB로도 상당 기간 쓸 수 있고, 필요한 시점에 가서 유료 서비스를 생각해도 좋습니다. 최근 잔디 이외에도 카카오워크, 네이버 웍스, NHN 두레이!, KT웍스, 심지어 외국계 메신저인 슬랙까지 진출하며 업무용 메신저 선택권이 무척 넓어졌습니다. 특히 업무용 메신저는 잘 맞는 서비스 하나를 고르면 쭉 사용하는 경향이 있어 처음부터 업무 환경에 잘 맞는 서비스를 고르는 것이 중요합니다. 잔디의 경우 주제별 토픽방, 즉 프로젝트 단위로 대화를 할 수 있는 기능 덕분에 여러 업무가 교차로 진행되는 업무 환경에서 특히 인기가 많습니다. 독자분의 경우라면 다른 여러 서비스보다도 잔디를 통해 업무를 추진하는 것이 유리하리라 생각됩니다.
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글 / IT동아 남시현 (sh@itdonga.com)
