[구글앱 활용하기] 파워포인트 없이 발표 자료 만들기, 어떻게?

[IT동아 강화영 기자] 코로나19 여파로 비대면 업무 방식이 확산됐다. 초반에는 업무 효율에 대한 우려가 있었으나, 반년 이상 적응 기간을 보내니 오히려 직원 만족도가 높아졌다. 지난 9월, 고용노동부 조사에 따르면 재택근무로 업무 효율이 높아졌다는 응답이 '매우 그렇다'와 '그런 편이다'를 합해 66.7%로 나타난 반면, '그렇지 않다'는 응답은 33.3%에 불과했다.

하지만 기업 입장은 다르다. 극복해야 할 문제로 아직 갈길이 멀다. 직원이 업무 시간에 자리를 지키고 있는지, 실제로 일을 하고 있는지 눈으로 확인할 길이 없으니 업무 일지를 쓰게 하는 등 근무 형태 변화를 계속해서 시도한다. '디지털 솔루션'은 기업 입장에서 생기는 직원 관리/의사소통 문제를 해결하고, 직원 입장에서 업무를 편하게 할 수 있게 돕는다.

비대면 업무는 코로나19 종식 이후에도 미래 근무 형태로 자리 잡을 가능성이 높다. 이같은 상황에서 구글은 디지털 솔루션 격인 여러 구글 앱을 무료로 제공하고 있다. 흔히 아는 구글 오피스뿐 아니라 화상 회의 서비스 '구글 미트', '구글 설문', 직장인 교육/평가/피드백을 위한 '구글 클래스룸' 등을 쉽고 간단하게 실무에 활용할 수 있다.

여기서는 업무 환경이 변해도 빠르게 적응하도록 작업 시간은 줄이고, 성과는 높이는 구글 앱 활용 방법을 정리해 설명한다. (주)성안당 신간 <직장인 구글 실무/2020.10.13 발간> 본문 내용에서 핵심 사항을 간추렸다.

구글 프레젠테이션 만들기

파워포인트가 깔려있지 않은 환경에서 프레젠테이션 파일 작업이 필요할 때가 있다. 구글 프레젠테이션을 이용하면, 어디서든 손쉽게 프레젠테이션 파일을 만들 수 있다. 회사에서 작업한 파일을 불러와 작업하는 것도 가능하다. 인터넷 주소만 공유하면 의견, 메모를 파일에 추가해 동료와 바로 주고받을 수 있으니 협업에 유용하다.

템플릿 기능을 활용해 새 프레젠테이션을 만들어보자. 크롬 웹브라우저 오른쪽 상단 프로필 이미지 바로 왼쪽에 있는 ‘구글 앱’ 버튼을 누른다. ‘프레젠테이션’ 버튼으로 구글 프레젠테이션을 실행한다.

‘새 프레젠테이션 시작하기’ 화면이 나오면 ‘템플릿 갤러리’ 버튼을 누른다. 구글 프레젠테이션에서 기본으로 제공하는 다양한 템플릿 형식이 나온다. 작성하려는 서식 파일에 가장 어울리는 템플릿을 선택한다. 예제는 업무 항목에서 ‘현황 보고서’ 템플릿을 선택했다.

문자 변경/입력하기

템플릿에는 문자 크기, 폰트가 정해져 있다. 원하는 문자를 입력하기 위해 개체 틀에서 문자를 변경하고 입력하는 방법에 대해 알아본다. 1번 슬라이드에는 제목을 입력하는 문자가 표시된다. 참고로 프레젠테이션 각 장을 ‘슬라이드’라고 한다.

1번 슬라이드에는 제목을 입력하는 문자가 표시된다. ‘현황 보고서: 프로젝트 이름’이 있는 제목 영역을 선택하면 개체 틀(파란 테두리)이 표시된다. 바꾸고 싶은 문자를 드래그해서 블록으로 지정한 다음, 새로운 문자를 입력하는 방식으로 개체틀 안에서 문자를 변경할 수 있다.

예제는 ‘프로젝트 이름’을 블록으로 지정한 다음 ‘홍보를 위한 마케팅’을 입력했다. 문자를 누를 때마다 파란색 테두리 개체 틀이 표시되는 것을 알 수 있다.

외부 이미지/동영상 삽입하기

프레젠테이션 내용 이해를 돕는 이미지 삽입 방법을 알아보자. 구글 드라이브, PC에 저장된 사진, 웹캠으로 찍은 사진까지 가능하다. 왼쪽 창에서 2번 슬라이드를 선택해 작업 영역에 크게 띄운다. ‘개요’ 문자를 누르면 개체 틀이 표시된다. 키보드 ‘delete’ 키로 문자를 삭제한다. 확보한 자리에 이미지를 삽입할 것이다.

[삽입]에서 ‘이미지 삽입’ 버튼을 눌러 원하는 방식을 선택한다. 예를 들어 PC에 저장된 이미지를 불러오려면, ‘컴퓨터에서 업로드’를 선택하한다. ‘열기 대화상자’가 나타난다. 원하는 이미지를 선택한 다음, ‘열기’ 버튼을 누르면 끝난다. 파란색 테두리가 둘러진 이미지 모서리를 잡아 당겨서 크기를 조정한다.

이미지와 달리 동영상 삽입은 구글 드라이브에 동영상을 먼저 업로드해야 한다. 동영상을 삽입한 후에 구글 드라이브에서 동영상 위치를 옮기거나, 삭제하면 영상을 볼 수 없으니 주의하자. 유튜브에 올라간 영상은 유튜브 주소를 입력하면 된다.

[삽입]-[메뉴]에서 ‘동영상’을 선택한다. '동영상 삽입' 대화상자가 나타나면 동영상 이름으로 검색하고 ‘검색’ 버튼을 누른다. 검색 리스트에 동영상 파일이 나타난다. 원하는 동영상을 선택하고 아래 ‘선택’ 버튼을 누른다. 오른쪽 화면에는 형태를 조정할 수 있는 서식 옵션이 표시된다.

구글 프레젠테이션 파일을 파워포인트 파일로 저장하기

작업한 파일은 8가지 파일 형식으로 저장할 수 있다. ▲ 구글 드라이브 자동 저장 ▲ MS PowerPoint(.pptx) ▲ ODP 문서(.odp) ▲ PDF 문서(.pdf) ▲일반 텍스트 파일(.txt) ▲ JPEG 이미지(.jpeg) ▲ PNG 이미지(.png) ▲확장 가능한 벡터 그래픽(.svg) 이다.

파워포인트 파일 형식인 .pptx 파일로 저장하면, 구글 프레젠테이션에서 작업한 파일을 파워포인트에서 불러올 수 있는 장점이 있다. 파일을 저장하기 위해 [파일] 메뉴에서 [다운로드]-[Microsoft PowerPoint(.pptx)]를 선택한다.

PC 하드디스크에 작업한 서식 파일이 ‘현황 보고서.pptx’ 파일로 저장된다. 화면 왼쪽 아래에서 내려받은 파일을 확인할 수 있다.

파워포인트에서 구글 프레젠테이션 파일 불러오기

구글 프레젠테이션에서 작업한 파일을 파워포인트로 실행해보자. 파일을 연동해서 작업하면 장소 관계없이 언제든 작업이 가능하다.

[시작] 버튼을 눌러 ‘Microsoft PowerPoint(파워포인트)’를 실행한다. [파일] 메뉴로 들어가 구글 프레젠테이션에서 작업한 서식 파일을 불러온다. [열기]를 선택해서 ‘열기 대화상자’가 표시되면 구글 프레젠테이션에서 작업한 파일을 선택한다. [열기] 버튼을 누른다.

글 / IT동아 강화영 (hwa0@itdonga.com)

자료제공 / (주) 성안당 기획부 김해영 차장 (konan2213@naver.com)