보관할까, 버릴까? '애매한 종이 서류, 스마트폰으로 관리하기'

[IT동아 장현지 기자] 오랫동안 안쓰던 서랍 맨 아래 칸을 열어보니, A4로 가득한 클리어파일이 나왔다. 공부할 때 인쇄했던 강의 자료, 건강검진 결과, 각종 통지서 및 서류 등이다. 보관해둬야 할 것 같아서 모아둔 종이들이다. 막상 모두 버리려고 하니, 일부는 다시 필요해질 수 있을 것 같아 쉽게 정리하기 어려웠다. 당시에도 이렇게 쌓였을 거라 추측한다.

하지만 종이로 쌓아두면 부피도 차지하고, 정갈하게 분류해놓지 않는 이상 필요할 때 어디 있는지 몰라 다시 찾기 어려울 수 있다. 이때 스마트폰에 보관하면 해결된다. 그냥 카메라로 찍어 두는 것이 아니라, 데이터화하여 더 체계적으로 관리하는 팁을 공유한다.

'vFlat(이하 브이플랫)'은 책을 스캔할 수 있는 '북 스캐너'앱이다. 플레이스토어에서 무료로 설치할 수 있으며, 아쉽게도 아이폰 앱스토어에는 없다. 보관하고 싶은 페이지를 스캔하여 이미지 혹은 텍스트로 만들 수 있다. 하지만 반드시 책만 스캔하라는 법은 없다. 서류 정리에 활용해보자. 먼저, 사용방법이다.

앱을 실행 후, 데이터화 할 종이를 찍는다. 이때 최대한 평평하게 놓고, 네 모서리가 모두 화면에 들어오도록 가이드라인에 맞춰 찍으면 좋다. 어두운 환경에서는 플래시를 켜고 촬영하면 더욱 질 높은 스캔 결과를 기대할 수 있겠다.

하지만 완벽히 평평하게 찍지 못했더라도 걱정할 필요없다. 앱 내에서 자동으로 곡면을 보정하여 반듯한 스캔본으로 만들어준다. 색상보정 또한 마찬가지다. 스캔 앱이 편리한 이유다.

한 층 정돈된 이미지를 확인할 수 있다. 이렇게 이미지화된 자료는 '서재'탭을 누르면 볼 수 있다. 물론 '공유'버튼으로 스마트폰 앨범에도 저장할 수 있다. 'PDF' 버튼을 눌러 pdf파일로 저장하는 것 또한 가능하다. 서재에서 '낱장'탭은 한 장씩 볼 수 있는데, 같은 분류끼리 묶어서 볼 수 있는 '책'탭도 개발 중에 있다고 한다.

이미지뿐만 아니라 텍스트화도 가능하다. 오른쪽 아래 'T'가 적힌 텍스트 인식하기 버튼을 누른다. 자동으로 텍스트를 인식하여 추출해준다. 텍스트로만 보고 싶다면, 왼쪽 '텍스트 보기'를 누르면 된다.

사용해보니 예상보다 정확하게 추출되어 유용하겠다고 느꼈다. 상단 '복사'버튼을 누르면 한 번에 복사하는 것도 가능하다. 또, 서재에서 '검색'버튼을 누르면, 키워드로 찾고 싶은 페이지를 검색할 수도 있다. 보관해둔 자료가 필요해졌을 때 손쉽게 찾을 수 있겠다.

이제 서류 정리에 이용해보자. 두 쪽을 동시에 찍는 기능을 활용한다. 촬영 화면 상단 왼쪽 '쪽 설정'버튼을 눌러서 한 페이지/ 두 페이지 전환할 수 있다. 서류 두 장을 책을 펼친 것처럼 양 옆에 놓는다. 카메라의 중앙선에 맞춰 찍으면, 두 장을 한 번에 스캔할 수 있다. 이 기능을 활용하면 훨씬 빠르게 정리할 수 있겠다. 스캔 후 텍스트로 추출하여 내용을 저장해두면, 더 이상 종이로 보관할 필요 없다. 물론 텍스트가 정확히 인식되었는지 직접 검토 및 수정을 필요할 수 있다.

위 사진처럼 영수증 관리에도 활용할 수 있다. 코드번호 등 숫자가 많아서 서류나 책에 비해서는 꼼꼼히 검토해야 했지만, 가계부를 작성할 때 일일이 입력할 일이 줄어 편리했다.

앞서 말했듯, 아이폰 앱스토어에는 브이플랫 앱은 없다. 따라서 'CamScanner' 등 다른 스캐너 앱으로 대체할 수 있겠다. 텍스트 추출 및 검색 기능이 포함되어 있지 않은 앱이더라도 스캔으로 이미지를 정돈하여 저장하면, 구글 포토앱에서 텍스트 검색할 때 유리하므로, 스캔 앱을 활용하는 방법을 알아두자.

글 / IT동아 장현지 (hj@itdonga.com)