MS 오피스에 있는 다른 소프트웨어는 어디에 쓸까?

[IT동아 이상우 기자] MS 오피스는 오늘날 많은 기업과 개인이 사용하는, 대표적인 사무용 소프트웨어다. 우리가 일반적으로 알고 있는 소프트웨어는 워드, 엑셀, 파워포인트 정도고, 여기에 이메일 클라이언트를 활용하는 사람이라면 아웃룩 정도를 추가로 알고 있을 것이다. 그런데 MS 오피스를 구매할 때 포함된 소프트웨어와 서비스를 보면 우리가 흔히 아는 것보다 더 많은 것들로 구성돼 있다. 또한, 어떤 소프트웨어로 구성돼 있는지에 따라 가격이 다르기 때문에 굳이 필요 없는 소프트웨어가 포함된 구성을 구매할 필요가 없다. 그렇다면 MS 오피스는 우리가 흔히 사용하는 소프트웨어 외에 어떤 서비스가 포함돼 있을까?

원드라이브

설치형 라이선스인 '오피스 홈 & 스튜던트 2019'를 제외한 정기 구독 방식의 오피스는 원드라이브가 기본 포함돼 있다. 원드라이브는 클라우드 저장소 서비스로, 각종 파일을 저장하는 것은 물론, MS 오피스를 통해 작성한 문서를 PC뿐만 아니라 원드라이브에 바로 저장할 수도 있다. 또한 자동 저장 기능을 켜면 작성 중인 문서가 실시간으로 원드라이브에 저장되기 때문에 PC가 갑자기 꺼지거나 오류 때문에 오피스 소프트웨어가 종료되더라도 작업하던 파일을 그대로 보존할 수 있다. 정기 구독 시 원드라이브 1TB를 기본 제공하며, 최대 6명이 함께 사용할 수 있는 오피스 365 홈 에디션의 경우 1인당 1TB씩 총 6TB를 사용 가능하다.

퍼블리셔

MS 퍼블리셔는 포스터나 전단지 처럼 간단한 인쇄물을 만들 때 사용하는 소프트웨어다. 기본적인 인터페이스는 MS 워드와 MS 파워포인트를 합친 듯한 형태다. 텍스트 상자나 그림 혹은 도형 등을 활용해 전단지 형태의 인쇄물을 제작할 수 있고, 텍스트 위치나 간격을 정확하게 맞추거나 조절할 수도 있어 그럴 듯한 문서를 제작할 수 있다. 또한 연락처나 주소 같은 사업체 기본 정보를 미리 등록하면 인쇄물 제작 시 간편하게 입력할 수도 있다. 다만, 이미지 편집 소프트웨어와 비교해 기능이 단순하며, 이처럼 간단한 작업의 경우 대부분을 워드, 파워포인트 등으로 대체할 수 있기 때문에 굳이 익숙하지 않은 사람이라면 사용할 일이 드물다.

액세스

MS 액세스는 데이터베이스 소프트웨어로, 데이터를 입력해 정리하거나 원하는 형태로 가공해 출력하는 기능을 갖추고 있다. 데이터를 처리한다는 점에서 엑셀과 일부 유사한 점이 있지만, 엑셀과는 달리 다양한 형태의 자료를 입력할 수 있으며, 쿼리를 통해 필요한 데이터를 찾아내 그룹화 할 수 있다. 이러한 기능을 연락처 관리, 명부 관리, 재고 관리 등 여러 용도로 활용할 수 있다. 또한, 엑셀 파일을 불러와 데이터베이스에서 활용할 수 있기 때문에 데이터 형태와 양이 많아지면 액세스를 활용해 빠른 처리가 가능하다. 다만, 다른 MS 오피스 소프트웨어와 비교해 사용 방법이 비교적 어렵고, 일반 사용자 입장에서 대규모 데이터를 활용할 일도 드물기 때문에 엑셀 만으로도 기능의 상당부분을 대체하는 것이 가능하다.

익스체인지, 쉐어포인트, 팀즈

MS 익스체인지, 쉐어포인트, 팀즈는 MS 오피스 기업용 버전에서 제공하는 서비스로, 기업용 버전을 구독할 때 PC용 MS 오피스를 제외하고, 이러한 기업용 서비스만 따로 구독하는 것이 가능하다. MS 익스체인지는 기업용 이메일 서비스로, 보안 기능을 포함한 이메일 서비스 외에도 연락처, 개인 및 팀 일정 관리 등을 포함하고 있다.

MS 쉐어포인트는 기업용 클라우드 서비스로, 단순히 파일을 저장하는 원드라이브와 달리, 협업이나 프로젝트 관리 등에 필요한 기능을 추가적으로 갖추고 있다. 개인이나 팀이 웹 브라우저를 통해 문서를 공유하고, 공동 작업 영역에서 일정이나 업데이트 등을 확인하는 등 중앙화한 관리가 가능하다.

MS 팀즈는 기업용 메신저 서비스로, 그룹 채팅이나 화상 회의 등을 지원한다. 워드, 엑셀, 파워포인트, 쉐어포인트 등 오피스 365 구성 소프트웨어는 물론, 연동할 수 있는 타사의 서비스를 활용해 공동 작업을 진행할 수 있다.

글 / IT동아 이상우(lswoo@itdonga.com)