문서 작성에서 직원 근태관리까지... 협업도구의 진화

[IT동아 강일용 기자] 생산성 향상을 위해 기업 내에서 협업의 중요성이 강조되고 있다. 기업 구성원들이 팀 단위로 업무를 빠르고 효율적으로 처리할 수 있도록 IT 기술을 이용한 다양한 협업도구가 등장하는 것도 이와 무관하지 않다. 이러한 흐름이 가장 먼저 강타한 곳이 바로 미국 실리콘밸리다. 구글, 마이크로소프트 등 실리콘밸리의 기업들은 개인의 능력보다 팀간 협업을 중시하고 있다. 사티아 나델라 MS 최고경영자가 자서전을 통해 "실력은 뛰어나지만 팀을 우선시하지 않는 선수는 팀을 완전히 망가뜨릴 수도 있다"며, "기업이 목표를 향해 일사불란하게 전진하려면 팀워크를 우선시해야 한다"고 강조했을 정도다.

때문에 실리콘밸리의 기업들은 다양한 협업도구를 개발해서 전 세계 기업들에게 판매하고 있다. 구글 '지스위트', MS '팀즈(오피스365)', 페이스북 '워크플레이스', '슬랙' 등이 대표적인 사례다. 지스위트는 스타트업 사이에서, 팀즈와 오피스 365는 일반 기업 사이에서, 슬랙은 개발자들 사이에서 널리 이용되고 있다. 물론 국내 기업도 이러한 해외 기업의 움직임을 넋 놓고 바라만 보고 있는 것은 아니다. 다우기술, 라인(네이버) 등 굴지의 국내 소프트웨어 기업들도 다우오피스나 라인웍스 같은 국내 실정에 맞는 협업도구를 개발해 기업과 스타트업에게 제공하고 있다.

협업도구, 직원들의 협업을 강화하며 워라밸을 지키는 방법

시중의 협업도구는 보통 이메일과 메신저라는 회사내 양대 커뮤니케이션 도구를 중심으로 온라인 문서작성(오피스)이나 일정관리(캘린더) 같이 협업 효율을 향상시켜주는 도구도 함께 제공하고 있다. 이를 활용해 기업 구성원들은 팀단위 협업을 더욱 빠르고 효율적으로 처리할 수 있다.

빠른 업무처리를 위해 많은 기업 구성원들이 카카오톡, 라인, 페이스북 메신저 등 시중의 모바일 메신저를 이용하고 있다. 하지만 카카오톡, 라인 등은 일반 사용자를 위한 개인용 메신저라 기업에게 필요한 기능이 없는 경우가 많다. 단체 메시지방에 참여한 구성원들을 일일이 관리하기도 어렵고, 회사내 중요정보가 외부에 유출될 수도 있다. 무엇보다 업무와 일상의 경계가 흐릿해져 '워라밸(일과 삶의 밸런스)'을 해치는 일도 종종 일어난다.

전용 협업도구를 이용하면 이러한 문제를 상당수 해결할 수 있다. 기업 구성원들만 단체 메시지방에 참여할 수 있어 기업의 내부 정보가 메신저를 통해 외부로 유출되는 것을 막을 수 있고, 모든 대화내용과 주고받은 자료가 중앙 서버에 보관되어 있기 때문에 필요할때 재빨리 관련 내용을 확인할 수 있다. 무엇보다 별도의 메신저를 이용하기 때문에 개인의 삶과 회사의 업무를 분리할 수 있어 워라밸을 실현하는데 많은 도움이 된다.

협업 문서도구의 강자, 구글 지스위트

시중의 협업도구들은 어떤 특징을 보유하고 있을까. 개별 협업도구들의 특징과 해당 협업도구가 어떤 기업에게 적합한지 자세히 알아보자.

지스위트는 구글의 일반 사용자용 문서협업 도구 '구글 독스'를 기업용으로 전환한 서비스다. 문서 작성 기능뿐만 아니라 기업을 위한 도메인 기반의 이메일, 메신저, 화상 회의, 캘린더, 대용량 클라우드 저장공간 등도 함께 제공한다. 기업을 위한 기능을 제공하는 만큼 구글 독스와 달리 유료 서비스다.

지스위트는 PC 등에 설치해서 이용하는 서비스가 아니라 웹 브라우저로 지스위트 홈페이지에 로그인해서 이용하는 웹앱이다. 서비스 실행은 구글의 클라우드 서버에서 하고, 웹 브라우저는 단지 이를 표현해주는 것뿐이다. 때문에 설치 등 사전 작업이 필요없고, 구글이 신 기능을 업데이트하면 바로 이용할 수 있다. 대신 인터넷과의 연결이 끊기면 대부분의 기능을 이용할 수 없다는 단점도 있다. 지스위트는 강력한 협업 기능과 손 쉬운 사용 방법, 그리고 MS 오피스보다 저렴한 이용 비용을 바탕으로 그 세를 불렸다. 현재 600만 곳 이상의 기업과 스타트업이 이용할 정도로 성장했다.

지스위트의 가장 큰 강점은 지메일, 구글닥스, 구글 드라이브 같은 10억 명 이상의 사용자가 이용 중인 일반 서비스를 토대로 기업이 원하는 기능을 추가한 서비스라는 점이다. 때문에 누구나 손 쉽게 사용법을 익힐 수 있고, 따로 PC에 프로그램을 설치하지 않고 인터넷에만 접속하면 바로 이용할 수 있다. 모바일에선 지메일과 구글닥스 앱을 그대로 이용하면 된다. 업무용 메신저의 경우 행아웃과 행아웃 밋을 제공 중이다. 행아웃은 기업 구성원끼리 업무에 관련된 내용을 공유할 수 있는 메신저고, 행아웃 미트는 기업 구성원이나 외부 인원과 화상 회의를 진행할 수 있는 서비스다.

스카이프 기반의 협업 메신저, 마이크로소프트 팀즈

마이크로소프트(MS) 팀즈는 MS의 협업도구인 오피스365에 새로 추가된 메신저 서비스다. 영상통화 서비스인 스카이프를 토대로 팀원들의 협업을 도울만한 기능을 함께 제공한다. 차세대 스카이프라고 불러도 무리는 없겠다.

오피스365는 원래 협업보다는 문서작성 프로그램인 MS 오피스를 최신 버전으로 이용할 수 있는 구독형 모델에 초점을 맞춘 서비스였다. 하지만 현재는 오피스닷컴과 아웃룩닷컴을 통해 협업문서도구와 이메일 서비스를 함께 제공함으로써 지스위트의 자리를 위협하고 있다. 여기에 함께 제공하던 스카이프가 협업용 메신저로서의 기능이 약하다는 점을 보완하기 위해 팀즈를 새로 추가했다. 오피스365는 현재 전 세계 주요 기업들이 이용 중이며, 개인 가입자수도 3140만 명을 넘어선 상태다.

오피스365의 가장 큰 강점은 세계에서 가장 널리 이용되는 문서작성 도구 MS 오피스를 자신의 PC와 모바일 기기에 설치할 수 있다는 점이다. 인터넷 연결이 끊기면 사용에 애로사항이 많은 지스위트와 달리 PC에 MS 오피스를 설치해 문서나 이메일을 작성할 수 있다. (물론 이메일을 발송하려면 인터넷 연결이 필요하다) 최근에는 글, 사진 등을 기록할 수 있는 메모장 서비스 원노트의 기능을 강화해 에버노트의 자리도 위협하고 있다.

개발자를 위한 협업도구, 슬랙

슬랙은 개발자들을 위한 협업도구라고 정의할 수 있다. 메신저 서비스를 중심으로 다양한 부가기능을 제공해, 프로젝트 단위로 일하는 개발자들의 일정 관리와 협업에 많은 도움을 주고 있다.

슬랙의 가장 큰 특징은 기업의 전체 업무가 아니라 특정 프로젝트에 연관된 사람들끼리 협업을 진행하는데 최적화되어 있다는 것이다. 거의 대부분의 기능을 API 형태로 외부에 공개해, 다양한 제 3자 서비스가 존재하는 것도 강점이다. 슬랙을 이용 중인 개발자 본인이 직접 API를 활용해 자신이 진행 중인 프로젝트에 맞는 기능을 추가할 수도 있다. 국내에선 조금 생소한 서비스이지만 미국, 유럽, 일본 등에선 개발자들을 중심으로 널리 이용되고 있다.

직원 관리를 위한 다양한 기능을 품은 다우오피스

다우오피스는 키움증권, 사람인 등 여러 계열사를 보유한 국내 최대의 소프트웨어 기업 가운데 하나인 다우기술이 성장 중인 스타트업과 중견 기업을 위해 개발한 협업도구다. 이메일부터 전자결재, 근태관리 등 기업이 필요로하는 18가지 협업기능을 제공한다.

다우오피스는 협업, 소통, 모바일, 보안 등 크게 네 가지 기능을 제공한다. 협업 기능의 경우 기업 구성원이 자신이 진행해야 할 업무(프로젝트) 카테고리를 만들고 관리할 수 있는 '워크', 자신의 아이디어를 기업 구성원들과 공유할 수 있는 ;투두 플러스(To DO+)', 손쉽게 보고서를 작성해 프로젝트 진행사항을 팀원들과 공유할 수 있는 '보고', 자신의 일정을 시간단위로 관리할 수 있는 '캘린더', 업무 진행을 위한 비용처리를 관리할 수 있는 '전자결제', 자신이 보유 중인 파트너와 협업사들의 연락처를 기업 전체 구성원과 공유할 수 있는 '주소록', 기업 구성원들과 중요한 자료를 공유할 수 있는 '자료실' 등으로 구성되어 있다.

소통 기능의 경우 기업의 도메인과 연동되는 이메일 서비스인 '이메일', 직원이 다양한 의견을 부담없이 올릴 수 있는 '게시판', 기업 구성원들이 소규모 프로젝트나 동호회 등을 운영할 수 있게 해주는 '커뮤니티', 기업 구성원들의 의견을 빠르고 간편하게 취합할 수 있는 '설문', 출퇴근, 교육, 외근, 휴가 등 구성원들의 현재 상황을 빠르게 파악할 수 있는 '근태관리', 기업 구성원들의 이메일 내용과 중요문서를 보관하고 관리할 수 있는 '문서관리', 회의실이나 비품 같은 기업의 자산을 효율적으로 관리할 수 있게 도와주는 '예약' 등 구성원들의 협업을 위한 다양한 기능을 제공한다.

언제 어디서나 직원들끼리 협업을 할 수 있도록 돕는 모바일 메신저의 경우 모바일 기능을 통해 제공하고 있다. PC, 모바일기기 등 어떤 기기에서든 이용할 수 있고 오늘 해야할 일을 알려주는 '투데이', 따로 전화번호나 신상정보를 저장하지 않아도 검색만으로 임직원들의 연락처를 파악할 수 있는 '후스콜(Who's Call)', 앞으로 해야할 일을 알림 형태로 알려주는 '알림' 등 다양한 부가기능을 함께 제공한다. 기업의 정보가 외부에 유출되는 것을 막을 수 있게 계정, 이메일, 서비스, 모바일 등 네 가지 분야에서 강력한 보안 서비스도 제공하고 있다.

다우오피스의 강점은 크게 두 가지다. 첫 번째는 협업도구뿐만 아니라 전자결제, 근태관리와 같이 기업 경영에 있어 필수적인 기능을 함께 제공한다는 점이다. 해외의 협업도구의 경우 협업 문서작성에서 시작된 서비스이다 보니 문서작성 기능은 강력하지만, 직원을 관리하는 기능은 빈약한 편이다. 직원 관리 기능을 해외의 협업도구로 구현하려면 제 3자 소프트웨어 개발사들에게 많은 도움을 받아야 한다.

두 번째는 클라우드뿐만 아니라 설치형 서비스도 함께 제공한다는 점이다. 대부분의 협업도구는 클라우드를 통해 제공되다 보니 도입 비용은 저렴하지만, 기업의 중요 데이터를 외부 저장소에 보관해야한다는 불안점이 존재한다. 즉, 데이터의 내재화가 어렵다는 것이다. 다우오피스는 스타트업들을 위해 클라우드 버전과 중견 기업을 위한 설치형 서비스를 함께 제공한다. 기업이 보유한 서버에서 다우오피스 서비스를 구동하고, 관련 데이터도 직접 보관할 수 있다는 것이다. 스타트업일 때에는 클라우드 버전을 이용하다가 기업 규모가 성장하면 설치형 버전으로 전환하는 것도 가능하다.

글 / IT동아 강일용(zero@itdonga.com)