[기업용 메신저: MS 팀즈] 메신저 통한 기업 업무 문제점 네 가지... 해결법은?

[IT동아 강일용 기자] 기업의 커뮤니케이션 도구는 지속적으로 변하고 있다. 지난 20년 동안 독보적인 온라인 커뮤니케이션 도구 자리를 지키던 이메일을 거쳐 MSN 메신저, 네이트온 같은 PC기반 메신저, 그리고 라인, 카카오톡 등 모바일 기반의 메신저 까지.

커뮤니케이션 도구의 변화와 함께 신속한 의사소통은 가능해졌지만 또 다른 문제가 발생했다. 사생활 용도로 주로 쓰이던 모바일 메신저가 업무 영역으로 들어오면서 프라이버시 침해가 일어나게 된 것이다. 이 문제를 해결하기 위해 고안된 것이 바로 기업 구성원들을 위한 '기업용 메신저'다. (프라이버시 보호와 더불어 업무에 도움이 되는 다양한 기능을 제공하기도 한다.)

기업용 메신저가 기업에게 왜 필요하고, 얼마나 유용한 것일까? 커뮤니케이션 도구를 두고 고민하는 담당자를 위해 인터비즈와 IT동아는 '기업용 메신저' 연재를 진행한다. 첫 번째 라인웍스에 이어 두 번째는 MS의 팀즈다. MS 팀즈의 국내 총책임자인 유현경 한국마이크로소프트 오피스 사업부 이사를 만나 자세히 들어봤다.

Q. 팀즈는 어떤 서비스인가요?

A. 팀즈는 MS가 올해 초(2017년 1월) 선보인 기업용 커뮤니케이션 도구입니다. 문서작성 도구인 오피스365에서 팀즈, 스카이프 포 비즈니스, 쉐어포인트, 야머 등 사내 커뮤니케이션 관련 기능만 따로 뽑아내서 기업과 사용자들에게 제공하고 있습니다. 오피스365에 포함된 것이 아니라 기업이 원하면 별도로 이용할 수 있는 서비스입니다. 2012년 MS가 인수한 야머에 이어 5년 만에 등장한 신규 커뮤니케이션 도구입니다. 아웃룩, 쉐어포인트, 야머에 이은 MS의 네 번째 주력 커뮤니케이션 서비스죠.

팀즈는 네 가지 커뮤니케이션 기능을 갖추고 있습니다. 팀즈는 기업용 모바일 메신저입니다. 과거 MS가 제공했던 기업용 메신저 '링크'를 모바일에 맞게 다듬은 것입니다. 스카이프 포 비즈니스는 전 세계에서 가장 널리 이용되는 기업용 영상통화 서비스입니다. 쉐어포인트는 기업이 팀별로 인트라넷을 구축한 후 프로젝트에 관련된 파일과 문서를 팀원들끼리 간편하게 공유할 수 있게 해주는 문서중앙화 서비스입니다. 야머는 기업 구성원 누구나 접근해 자유롭게 의견과 공지를 남기고 토론할 수 있는 전사 커뮤니케이션 서비스입니다.

팀즈는 팀단위 협업에 최적회된 기능을 제공합니다. 정보 공유, 공동 문서 작업, 문자 및 영상 채팅 등의 기능을 담고 있습니다. 팀즈가 현재 스카이프 포 비즈니스의 모든 기능을 제공하고 있는 것은 아닙니다. 현재 스카이프 포 비즈니스의 기능은 팀즈에 점진적으로 포함되고 있습니다. 스카이프 포 비즈니스에서 지원하는데 팀즈에서 지원하지 않는 기능도 아직 있습니다만, 향후에는 팀즈에서 스카이프 포 비즈니스의 모든 기능을 제공할 계획입니다.

Q. MS가 팀즈를 개발한 이유는 무엇인가요?

A. 기업의 업무환경이 변하고 있기 때문입니다. MS는 지난 수 십년 동안 윈도, 오피스, CRM/ERP 등 기업이 비즈니스 활동을 할 수 있도록 다양한 비즈니스 소프트웨어를 개발해온 업체입니다. MS의 미션은 기업과 기업 구성원이 같은 시간과 힘을 들여 일했음에도 더 많은 가치를 창출할 수 있도록 하는 것입니다. 즉, 기업과 구성원들의 생산성 향상이죠.

현재 기업의 업무환경은 협업의 중요성이 대두되고 있습니다. 협업은 단순히 같이 일하는 것이 아닙니다. 여러 사람이 함께 일함으로써 더 많은 가치를 창출하는 것입니다. 팀을 꾸림으로써 긍정적인 효과를 거둘 수 있어야 합니다. 하지만 말처럼 쉽지는 않죠. 5년 전과 비교해 기업내 팀의 숫자는 2배로 증가했습니다. 한 조직내에 다양한 목적을 가진 팀이 꾸려지고 있습니다. 과거에는 상상하기 힘들었던 동떨어진 부서간의 협업도 진행되고 있습니다. 기업 구성원들끼리 주고받는 정보의 양도 급격히 늘어났습니다. 팀내에서 이용 중인 단말기도 PC에서 스마트폰과 태블릿PC 등으로 다양해졌습니다.

이러한 어려움을 해결하는 것이 MS의 목표입니다. 때문에 기업 구성원간의 커뮤니케이션 도구인 팀즈를 개발했습니다. 팀즈는 협업 도중 일어날 수 있는 문제와 어려움을 제거하는데 초점을 맞추고 다양한 기능을 제공하고 있습니다.

Q. 기업이 왜 팀즈를 이용해야 합니까?

A. 생산성을 향상시키기 위해 많은 기업이 협업을 장려하고 있습니다. 협업을 잘하는 팀이 생산성도 좋습니다. MS의 시장조사결과에 따르면 협업을 잘하는 팀은 그렇지 않은 팀에 비해 생산성이 최대 5배까지 뛰어납니다.

협업을 진행하기에 과거의 커뮤니케이션 방식은 너무 느립니다. 이메일이나 ERP 등을 통해 결제를 올리고 통과를 기다려야 합니다. 이제 달라져야 합니다. 급한 일이 있을 때에는 바로 커뮤니케이션을 하면서 일해야 합니다. 때문에 변화에 민감한 기업들은 스마트워크 환경을 구축하고 모바일 메신저를 활용해 커뮤니케이션을 진행하면서 업무를 진행하고 있습니다.

하지만 이러다보니 기업 입장에서 네 가지 문제가 발생했습니다. 첫 번째는 '프라이버시 침해'입니다. 전용 메신저가 아니라 카카오톡과 같은 일반 모바일 메신저로 업무지시를 내리다 보니 일과 사생활이 섞이는 문제가 발생했습니다. 두 번째는 '부족한 보안'입니다. 일반 모바일 메신저는 사용자끼리 사용하는 것을 상정하고 개발된 메신저입니다. 대화 내용 등을 마음껏 외부로 유출할 수 있고, 기업 외부자도 채팅에 참여해 기업의 업무 내용을 엿들을 수 있습니다. 세 번째 문제는 '업무용 기능 부족'입니다. 일반 모바일 메신저는 기업에서 이용하기에는 파일 공유 능력이나 검색 능력 등이 부족한 경우가 많습니다. 네 번째 문제는 '커뮤니케이션 도구의 사일로(Silo)화'입니다. 모바일 메신저는 메신저대로 쓰고, 회의 시스템은 시스템대로 쓰고 이메일은 이메일대로 쓰고, 문서도구도 문서도구 별로 따로 쓰다보니 모든 서비스가 유기적으로 연결되지 않고 관리 비용이 증가하는 문제가 생겨났습니다.

팀즈는 기업의 이러한 네 가지 고민을 해결해줄 수 있는 서비스입니다. 일반 모바일 메신저와 분리된 별도의 기업용 메신저이기 때문에 기업 구성원의 프라이버시가 침해되는 것을 막아줍니다. 기업 관리자가 모든 권한을 가지고 대화 내용 유출을 막고 권한 없는 사람이 대화에 참가하는 것을 막을 수 있습니다. 팀즈는 모바일 메신저일 뿐만 아니라 200여명이 함께 참여할 수 있는 영상 통화 서비스이기도 합니다. 기업 구성원이 문서뿐만 아니라 대용량 파일도 바로 공유할 수 있고, 공유한 파일을 팀원 누구나 접근할 수 있게 설정할 수 있는 등 방대한 기능을 갖추고 있습니다. 팀즈는 오피스365와 연동해 모바일 메신저뿐만 아니라 이메일, 회의 시스템, 문서도구 등과도 바로 연결되고, 사용 비용 측면에서도 통합 관리할 수 있습니다.

Q. 팀즈는 다른 기업용 메신저와 비교해 어떤 장점이 있습니까?

A. 크게 여섯 가지 장점이 있습니다. 첫 번째 장점은 강력한 협업 기능입니다. 팀즈는 하나의 영상회의에 200명까지 참여할 수 있는 기능을 제공합니다. 팀원들은 스마트폰, PC, 노트북 등 자신이 보유한 기기로 이 영상회의에 참여할 수 있습니다. 집이어도 참여할 수 있고, 해외 출장 중이어도 참여할 수 있습니다. 해당 영상 회의창에 화이트 보드를 열고 자신의 의견을 적어가며 팀원들과 회의를 진행할 수 있습니다. 그리고 자신의 작업 결과물을 바로 회의에 참여한 모든 이들과 공유할 수 있습니다. "자세한 얘기는 만나서 해"가 아니라 온라인에서 모든 얘기를 끝내고 추후 회의는 더이상 없도록 할 수 있습니다. 협업의 물리적 제약을 극복하는 것이 MS가 추구하는 생산성입니다. 팀원 가운데 누군가가 자택근무를 한다고 해서 커뮤니케이션을 제대로 할 수 없다면 스마트워크라 할 수 없습니다. 기업이 팀즈와 유사한 규모의 영상회의 솔루션을 기업이 구축하려면 많은 비용이 필요합니다. 반면 팀즈는 이렇게 강력한 영상회의 기능을 저렴하게 제공하고 있습니다.

두번째 장점은 MS의 비즈니스 소프트웨어와 연동입니다. 팀즈는 아웃룩, 스카이프 등 MS의 기존 커뮤니케이션 도구와 함께 이용할 수 있습니다. 팀즈에서 아웃룩, 스카이프 등으로 전달받은 메시지를 모두 확인할 수 있고, 이에 대한 답장을 할 수 있습니다. 커뮤니케이션 도구가 따로 노는 사일로화 현상을 방지할 수 있는 팀즈만의 장점입니다.

세 번째 장점은 상대방의 상태를 바로 알 수 있다는 것입니다. 팀즈는 아웃룩에 기록된 일정을 읽어옴으로써 기업 구성원이 별도의 설정을 하지 않아도 현재 어떤 업무를 처리하고 있는지 표시해줍니다. 심지어 퇴근한 상태인 것까지 표시해주지요. 상대방은 기업 구성원이 어떤 상태인지 파악함으로써 이에 맞는 액션을 취할 수 있습니다. 예를 들어 기업 구성원이 미팅 중이라면 미팅이 끝날 때까지 메시지를 보내는 것을 보류할테고, 퇴근한 상태라면 팀즈 대신 아웃룩을 활용해 이메일을 보낼 것입니다. 외근 중이라면 스카이프 기능을 활용해 영상 또는 음성 통화를 진행하려 하겠지요.

네 번째 장점은 안전하다는 것입니다. 시중의 많은 기업용 메신저들이 기업 구성원의 생산성 향상만 고려하지, 기업 정보를 안전하게 관리하는 것에 대한 고민이 부족합니다. MS는 엄격한 보안 개발 정책을 세우고, 모든 제품을 개발할 때 반드시 이를 따르도록 하고 있습니다. 서비스의 기획 > 개발 > 배포 > 사용 등을 진행하며 중간 단계마다 기업이 서비스를 이용하면서 보안 문제가 발생하지 않을지 면밀히 검토하고 있습니다. 팀즈는 이러한 보안 개발 정책하에 개발되어 상용화된 서비스입니다.

다섯 번째 장점은 다양한 확장 서비스를 통해 기업이 원하는 기능을 추가할 수 있다는 것입니다. 팀즈에는 팀즈스토어라는 앱 장터가 존재합니다. 여기에 외부 개발사가 올려놓은 다양한 기능의 앱이 존재합니다. 무료 앱도 있고, 유료 앱도 있습니다. 설문조사, 여행가이드, 번역 등 기업 구성원이 원하는 다양한 기능을 제공합니다. 스마트폰이 앱 장터를 통해 그 가능성을 확장했듯이, 팀즈 역시 팀즈스토어를 통해 그 기능을 확장할 수 있습니다.

여섯 번째 장점은 인공지능입니다. 팀즈는 MS의 업무용 인공지능 기술인 '그래프'가 적용된 인텔리전스 앱입니다. 그래프를 활용해 팀즈에는 음성인식, 신경망 번역, 자동 답장 등의 기능이 추가됐거나 추가될 예정입니다.

Q. 팀즈는 어떤 기업에게 유용한가요?

A. 대기업부터 스타트업까지 모든 기업에게 유용하지만, 아무래도 스타트업이나 중소기업에게 더 유용한 것이 사실입니다. 대기업은 돈이 있으니 원하는 솔루션을 직접 구축할 수도 있습니다. 실제로 팀즈를 채택하지 않고 자체 사내 커뮤니케이션 도구와 스마트워크 솔루션을 구축해 운영 중인 대기업도 많습니다.

반면 스타트업과 중소기업은 이러한 솔루션을 구축할 여력이 없습니다. 이럴때 팀즈가 유용합니다. 팀즈는 MS의 클라우드 데이터센터에서 운영되는 소프트웨어 서비스이기 때문에 서비스 구축을 위해 별도의 인프라가 필요없습니다. 서비스 가입 즉시 이용할 수 있습니다. 서비스 구축과 운영 비용을 최소화하면서 대기업과 대등한 수준의 사내 커뮤니케이션과 스마트워크 시스템을 구축할 수 있습니다.

팀즈는 기업에게 필요한 모든 중앙관리 기능을 제공합니다. 기업의 인사관리 시스템과 연결해 누군가가 입사하면 바로 팀즈를 이용할 수 있게 할 수 있고, 기업 구성원이 퇴사하면 바로 팀즈에서 탈퇴되고 모든 대화 내용이 삭제되도록 할 수 있습니다. 기업 구성원이 자신의 기기를 분실해 기업의 정보가 유출되는 것을 막기 위해 멀티팩터(다중) 인증 기능도 제공하고 있고, 해외에서 이상 접속이 있을 경우 이를 차단하는 기능도 제공합니다. 팀원들이 나눈 대화를 모두 기업 서버에 저장한 후 검색할 수 있고, 팀원들이 공유한 파일을 기업의 저장장치 또는 MS의 클라우드 서버에 백업할 수도 있습니다.

스마트워크와 협업은 팀즈라는 도구만 주어진다고 이룰 수 있는 것이 아닙니다. 이에 맞춰 기업 문화와 구성원들의 의식도 변해야합니다. 스타트업과 중소기업에게 이러한 변화는 자연스러운 일이 되었습니다. 사무실 없이 일해도 높은 생산성을 보여주는 것이 일상화되었습니다. MS는 앞으로도 이러한 기업들의 요구에 맞춰 팀즈를 개량해나갈 것입니다.

Q. 마지막 질문입니다. 라인웍스의 경우 라인과 연동해 기업 외부 파트너들을 관리할 수 있습니다. 팀즈는 기업 외부 파트너들과 어떻게

소통할 수 있나요?

A. 외부 고객을 웹 브라우저를 통해 기업의 사내 팀즈 채팅창에 초대할 수 있습니다. 외부 구성원을 위한 별도의 앱은 없습니다. 외부 구성원을 사내 커뮤니케이션 도구 속으로 불러들이는 것은 언제나 신중해야합니다. 때문에 팀즈는 외부 구성원을 사내로 불러들일 때 관리자에게 알림이 가도록 되어 있습니다.

글 / IT동아 강일용(zero@itdonga.com)