관공서의 업무 능률, PDF 편집 프로그램으로 UP

[IT동아 강일용 기자] 글로벌 문서 표준화에 흐름에 맞춰 많은 국내 기업이 PDF 문서를 활용해 외부용 홍보 자료를 만들고 있다. 관공서와 공기업도 예외는 아니다. HWP 문서 위주로 운영 정보와 홍보 자료를 공개하던 과거의 추세를 버리고 PDF 문서도 함께 제공하기 시작했다. PC, 노트북, 스마트폰 등 어떤 기기에서든 읽을 수 있고, 글뿐만 아니라 그림이나 표도 자유롭게 넣을 수 있다는 장점 때문이다.

이처럼 사용자들은 한층 편리하게 정부의 자료를 접할 수 있게 되었지만, 정작 자료를 정리하고 편집하는 실무자 입장에선 일이 늘어난 만큼 부담을 느낄 수밖에 없다. 특히 PDF 문서는 재수정이 어렵다는 문제가 있다. 처음 문서를 만들 때 꼼꼼히 점검해야 했고, 추후 이상이 발견되면 해당 문서를 폐기하고 새로 만들어야 했다.

다행히 'ezPDF Editor 3.0(이지 피디에프 에디터 3.0)' 같은 국내 SW 기업이 개발한 PDF 편집 프로그램을 조달청이 운영하는 나라장터에서 구매할 수 있게 됨에 따라 실무진들의 부담이 한층 줄어들었다.

얼마 전 이지 피디에프 에디터 3.0을 도입한 서울 동대문 구청의 사례를 통해 PDF 편집 프로그램이 얼마나 업무 효율을 높여 주는지 알아보자.

동대문구청에 근무하는 한정희 주임은 "기존에 사용하던 문서 편집 프로그램은 PDF 편집 기능이 없어서 한 번 만든 PDF 문서를 편집하는데 애로 사항이 많았으나, 이지 피디에프 에디터 3.0 도입으로 문서 업무가 한층 효율적으로 변했다"며, "도입한지 일 주일밖에 되지 않았음에도 변화를 체감한다"고 밝혔다.

현재 관공서와 공기업에서 널리 사용되는 한컴오피스 등에선 PDF 문서 생성만 가능하고, 재편집이 불가능(구버전)하거나 매우 어렵다(신버전). 때문에 PDF 문서 속에서 오탈자가 발견되거나, 추가할 내용이 생기면 해당 문서를 폐기하고 새로만들어야 했다. 이지 피디에프 에디터 3.0은 이러한 문제를 상당 부분 해결해줄 수 있다. PDF 문서 속 텍스트를 편집하고, 문장을 자유롭게 추가할 수 있는 텍스트 편집 기능을 제공하기 때문이다.

한 주임은 "사실 이지 피디에프 에디터 3.0을 이용하면서 가장 많이 이용하는 기능은 JPG, PNG 형식의 이미지 파일을 PDF로 변환하는 기능이다"며, "여러 장의 이미지를 빠르게 하나의 PDF 파일로 합성할 수 있어 편리하다"고 말했다.

관공서와 공기업의 자료는 현재 HWP와 PDF 두 가지 형식으로 제공된다. JPG나 PNG를 바로 제공할 수는 없다. 편집이 쉬워 내용 변경이나 위조의 우려가 있고, 이미지 파일이 여러 장일 경우 열람과 다운로드가 불편하기 때문이다. 이지 피디에프 에디터 3.0은 JPG, PNG 파일을 클릭 한 번으로 손쉽게 PDF 파일로 변경해준다. 여러 이미지에 순서를 매긴 후 이를 하나의 PDF 파일로 병합할 수도 있다. 이를 통해 손쉽게 전자책 형식의 PDF 문서를 만들 수 있다.

여러 PDF 파일을 하나의 PDF 파일로 병합하는 기능에 대한 칭찬도 아끼지 않았다. 한 주임은 " 이지 피디에프 에디터 3.0에서 가장 눈에 띄는 기능이 여러 PDF 파일을 하나로 묶어 주는 기능"이라고 설명했다. PDF 파일을 하나로 묶어서 자료 열람시 사용자들의 불편함을 최소화할 수 있었다.

마지막으로 한 주임은 "최근 관공서 문서 작성과 배포도 PDF 위주로 돌아가는 추세다. PDF를 사용하는 곳이 늘어남에 따라 최소 1주일에 한 번씩은 PDF 문서를 만들고 있다"며, "그런 점에서 PDF 문서 편집 기능을 갖춘 이지 피디에프 에디터 3.0이 구성원들의 업무 효율을 증대시키는데 큰 도움이 되고 있다"고 평가했다.

글 / IT동아 강일용(zero@itdonga.com)