[체험기] 회의를 바꿔 업무능률을 높여라 - 비즈스카이프 체험기

[IT동아 김태우 기자] 앞선 도입기(http://it.donga.com/23581)에서는 IT동아 편집부의 비즈 스카이프 도입 과정에 관해 이야기했습니다. 그 후로 한 달을 지낸 현재의 업무 환경과 모습을 자세히 기록했습니다.

영상에 대한 거부감, 편리함으로 극복

과거 일반폰(피처폰)에 비해 스마트폰에서는 영상통화를 쉽게 이용할 수 있습니다. 아이폰만 하더라도 '페이스타임'이라는 영상통화 기능이 기본으로 제공됩니다. 그런데도 사실상 영상통화를 그리 자주 쓰지 않습니다. 아무래도 연인 사이가 아닌 이상 남자들끼리 얼굴을 보면서 통화한다는 건 심리적으로 거부감이 들기 때문이겠죠.

IT동아 편집부가 비즈스카이프 체험을 결정한 이유는 원격 화상회의 때문입니다. IT동아 편집부는 월요일 오전에 편집 회의를 합니다. 그 이후로는 모두 모여 회의 할 기회가 거의 없습니다. 취재다 외근이다 사무실을 비우다 보니 일정을 맞추기가 쉽지 않기 때문입니다. 더구나 월요일 회의에 참석하지 못하면 일주일 내내 얼굴 한번 못 보는 경우도 허다합니다. 물론 잦은 회의는 업무 효율을 떨어뜨리지만, 반드시 진행해야 할 회의는 어떻게든 얼굴 맞대고 진행해야 합니다.

편집부 기자가 대부분 자리를 비운 어느 날, 편집부 사무실과 각자의 장소에서 비즈스카이프를 통해 원격 화상회의를 진행했습니다. 누구는 기자실, 누구는 커피숍, 또 누구는 외근지, 심지어 휴가인 기자까지, 노트북과 스마트폰으로 비즈스카이프를 실행해 화상회의에 참석합니다. 장소와 방법은 상관 없고, 회의할 수 있는 시간만 서로 맞추면 됩니다. 대부분 영상으로 참여하지만, 상황이나 여건에 따라 음성으로만 참석할 수도 있습니다. 이처럼 영상통화와 음성통화를 동시에 할 수 있다는 유연성은 어떠한 상황에서도 회의를 진행할 수 있게 합니다.

물론 도입 초기에는 영상 때문에 다소 부담스러워 했지만, 3명 이상의 팀원들이 의견을 나눠야 할 때는 모바일 메신저보다는 비즈스카이프의 화상회의를 통해 짧고 굵게, 그리고 확실하게 소통하는 것이 좋다는 걸 알게 되었습니다.

다만, 당연하겠지만 영상통화를 하기 위해서는 PC는 웹캠과 스피커, 마이크를 갖춰야 합니다. 노트북은 웹캠과 마이크, 스피커가 내장돼 있지만, 헤드셋(혹은 스마트폰 이어폰)을 하나 마련해 두면 외부에서 화상회의를 할 때 유용합니다. 이런 면에서 스마트폰과 태블릿PC가 화상통화, 화상회의에는 가장 적합한 기기라 봅니다.

원하는 PC 화면을 공유

특히 비즈스카이프의 화상회의가 좋았던 건 PC 화면을 상대방에게 고스란히 보여줄 수 있다는 점입니다. 여기서는 3가지 형태로 제공되는데요. 데스크톱 프레젠테이션, 프로그램 프레젠테이션, 파워포인트 파일 프레젠테이션이 그것입니다. PC 화면 전체, 특정 프로그램, 이를 테면 파워포인트 파일 화면 등을 상대방에게 그대로 공유할 수 있습니다.

이중 IT동아 편집부는 프로그램 프레젠테이션 기능을 주로 사용했습니다. 기사를 작성하다 보면 동료 기자들에게 의견을 묻거나 편집장과 상의해야 하는 경우가 생기는데, 예전에는 작성 기사 파일을 이메일로 보내고, 모바일 메신저로 이를 알린 다음, 원고 확인 후 의견을 교환하는 과정을 거쳐야 했는데요. 비즈스카이프에서는 기사 파일을 PC에 띄워 프로그램 프레젠테이션 기능을 통해 화면을 같이 보면서 음성 또는 텍스트로 이야기를 나눕니다. 서로 다른 곳에 있지만, 옆에서 같이 노트북 화면을 보면서 의견을 교환하는 것과 비슷한 체험을 할 수 있었습니다.

워드 형식의 문서뿐 아니라 파워포인트 형식의 프레젠테이션 파일도 마찬가지입니다. 일반적으로 파워포인트를 사용해 업무 발표나 브리핑 등을 자주 합니다. 파워포인트 파일 프레젠테이션은 이럴 때 사용하면 좋습니다. 화상 회의 통해서도 일반 회의실에서 프레젠테이션하는 것과 유사하게 발표할 수 있습니다.

다만 화면 공유는 PC에서만 할 수 있으며, 스마트폰에서는 불가능합니다. PC의 공유된 화면을 아이폰과 안드로이드폰에서 볼 수는 있습니다. PC에서 대화 창의 '프레젠테이션' 버튼을 클릭하면 이용할 수 있습니다.

모바일에도 인터넷 전화 쓴다

이전 글에서 언급했듯, 비즈스카이프는 비즈니스용 스카이프에는 없는 기능인 '인터넷 전화'가 제공됩니다. 인터넷 전화는 말 그대로, 인터넷에 연결해 사용하는 전화입니다. 전화선이 아닌, PC처럼 인터넷만 연결되면 국내든 해외든 어디서나 통화할 수 있으며, 일반 유선전화보다 더 저렴한 요금제를 내세우고 있습니다. 그래서 요즘에는 기업에서 인터넷 전화를 많이 쓰고 있는데요(인터넷 전화는 기본적으로 070 국번을 사용해야 하니, 기업 전호번호로 아직까지는 거부감이 다소 있는 듯합니다).

PC에 비즈스카이프를 설치하면 인터넷 전화를 사용할 수 있습니다. 물론 PC에서 인터넷 전화를 쓰려면, 스피커와 마이크가 필요합니다. PC용 헤드셋이 하나 있다면 딱 좋습니다. 인터넷 전화기를 설치해서 PC와는 별개로, 일반 유선전화처럼 사용할 수도 있습니다. 필자는 전화기 없이 PC와 아이폰, 맥북 등으로 사용하고 있습니다. 전화기는 평소 전화 통화가 잦다면 따로 설치하는 게 유리하겠습니다.

인터넷 전화를 스마트폰에서도 그대로 쓸 수 있다는 점이 흥미롭습니다. 아이폰과 안드로이드폰에서 비즈스카이프를 사용하려면 '스카이프 포 비즈니스(Skype for Business)' 앱을 설치해야 합니다. 앱을 내려받고 로그인을 하면, 팀원들과 영상 통화를 할 수 있으며, 주소록에 저장된 번호를 눌러 인터넷 전화로 통화할 수 있습니다. 직접 전화를 걸어 보니 등록된 인터넷 전화 번호가 찍히는 군요.

물론 전화를 받을 수도 있습니다. 해당 인터넷 전화번호로 전화 걸면 스카이프 포 비즈니스 앱의 전화 벨이 울립니다. 게다가 '착신 전화'도 됩니다. 착신 전환할 전화번호로 휴대전화 번호를 입력해 놓으면, 스카이프 포 비즈니스로 연결되지 않는 상황에선 휴대전화로 전환 연결됩니다. 다시 말해, 사무실에 있는 인터넷 전화에 전화가 와도 외부에서 스마트폰을 통해 한 통도 놓치지 않고 받을 수 있다는 말이죠. 단 착신 전화에서는 인터넷 전화번호가 스마트폰에 찍히기 때문에 전화 건 상대방이 누군지 알 수는 없습니다.

와이파이가 가능한 환경에 있다면, 언제 어디서나 스마트폰을 사용해 회사 전화로 '무료로' 통화할 수 있습니다. 요즘엔 대개 휴대전화 번호로 전화를 걸고 받지만, 사무실 전화번호도 여전히 필요하긴 합니다. 비즈스카이프를 사용하니 걸어 다니는 사무실 번호가 생기게 됐습니다. 휴대전화 요금제가 통화 무제한이긴 하지만, 필요에 따라 인터넷 전화로 업무를 보곤 했는데요. 인터넷 전화지만 통화 음질도 깨끗한 편이고, 휴대전화 번호가 노출될 걱정 없이 사용할 수 있어 좋습니다. 게다가 문자 메시지도 보낼 수 있습니다.

만약 휴대전화 통화 무제한 요금제를 이용하지 않는다면, 업무 통화를 개인 휴대전화로 하기가 부담스러운데, 이런 점에서 언제 어디서나 무료 인터넷 전화를 사용할 수 있다는 점은 분명한 장점이 아닐까 합니다.

다소 취약한 메신저 기능

앞서 IT동아는 모바일 메신저를 업무에 활용한다고 언급했습니다. 비즈스카이프에도 이러한 모바일 메신저 기능이 있습니다. 하지만 몇 가지 미흡한 기능이 있습니다.

일단 PC와 스마트폰 등의 채팅 내용이 동기화가 되지 않습니다. 즉 PC에서 나눈 대화 내용을 모바일에서는 볼 수가 없는 것이지요. 이에 대해 LG유플러스 측에 문의해 보니, 현재는 보안 문제로 지원하지 않는다고 합니다. 기업용 메신저니 충분히 그럴 만합니다. 향후 지원할 예정이라 하니 기다려 봐야 하겠습니다.

이외에 모바일 기기에서는 그룹 채팅 개설되지 않습니다. PC에서는 그룹 채팅을 만들 수 있지만, 모바일에서는 1:1 채팅만 됩니다. 영상 통화의 경우 그룹 영상 통화를 할 수 있습니다.

이렇다 보니 비즈스카이프를 사용함에도 여전히 기존의 모바일 메신저를 함께 써야 했습니다. 물론 비즈스카이프의 목적이 모바일 메신저의 역할을 대체하기 위함은 아니지만, 일반 모바일 메신저와 유사한 기능은 제공하길 기대합니다.

비즈스카이프 도입 후 업무 패턴 어떻게 달라졌나?

IT동아 편집부는 비즈스카이프를 한 달 가량 사용했습니다. 그리 긴 시간은 아니지만, 그 사이 알게 모르게 업무 패턴에 변화가 생기기 시작했습니다. 가장 주목할 부분은 업무 시간을 좀더 효율적으로 쓸 수 있게 되었다는 점입니다. 외근이 잦은 직업의 특성 상 회의를 자주 하기 어려워, 회의는 고사하고 한 자리에 모두 모이는 것조차 쉽지 않습니다. 하지만 이제는 3명 이상이 모여야 하는 회의라 해도 장소의 구애를 받지 않게 됐습니다. 어디에 있든 시간만 맞춰 화상회의로 연결하면 되니까요. 활용하기 전에는 몰랐는데, 원격 화상회의가 이렇게 요긴한 줄 이제야 깨달았습니다. 필요할 때 바로바로 회의를 진행할 수 있어, 외근을 미루고 사무실에 대기할 필요가 없으며, 그에 따른 시간 할애, 업무 효율은 나아지는 듯합니다.

전화 통화의 경우 휴대전화 번호는 개인용도, 인터넷 전화는 업무용도로 구분하고 있습니다. 취재 때문에 통화를 빈번하게 하게 되는데, 이전에는 스마트폰 번호를 알려줬다면 요즘은 인터넷 전화번호를 뿌립니다. 아직은 휴대전화로 업무용 전화가 더 많이 오긴 하지만, 시간이 지나면 인터넷 전화의 활용 빈도가 더 높아질 듯합니다.

다만 IT동아 편집부는 아직은 실험 단계이고 전환 단계입니다. 모두가 완벽하게 적응한 건 아닙니다. 지금으로부터 6개월 후, 1년 후에도 비즈스카이프를 계속해서 쓰고 있을지는 장담할 수 없습니다. 하지만 분명한 건, 지난 한 달 동안 사용해 보니 업무적으로 이득이 되는 부분이 적지 않았다는 점입니다.

현재까지는 나름대로 긍정적인 결과를 보이고 있습니다. 사용 시간이 길지 않고 여러 사람이 체험하려다 보니 아직은 익숙치 않은 부분도 있습니다. 이는 시간이 지나면서 자연스레 해결될 거라 예상합니다. 회의 형태가 바뀌니 팀도 업무도 점차 바뀌려 합니다. IT동아 편집부를 비롯해 다른 팀에도 적용된다면, 회사 전반적인 업무 효율이 높아지리라 기대합니다(편집부만큼 회의가 잦은 부서가 또 있습니다). 어쨌든 IT동아는 이제, 화상회의가 됩니다.

글 / IT동아 김태우(TK@itdonga.com)