'오피스큐'로 문서 작성과 관리까지 한 번에 OK!

[IT동아 강형석 기자] 직장인이나 학생들에게 업무 작성은 피할 수 없는 운명과도 같은 일이다. 스마트시대에 아무리 작업이 간편하고 빨라졌어도 성과나 업무 관련 내용들을 정리하는 문서 작업은 반드시 거쳐야 하기 때문이다. 하지만 문서를 작성하는 것은 그렇다 하더라도 이를 관리하고 정리하는 과정 역시 엄청난 스트레스를 불러 온다. 처음부터 문서를 잘 정리하는 습관을 가졌다면 모를까, 그렇지 않으면 머리를 부여잡고 고통의 시간을 보낼 수 밖에 없다.

문서 정리를 폴더나 이름 등으로 잘 했더라도 이를 한 번에 볼 수 있는 방법은 전무하다. 폴더를 일자로 정리하자니 무슨 일을 했는지 적어두거나 기억하지 못하면 하나씩 폴더를 클릭하는 수고를 덜어야 하고, 파일별로 정리하자니 뒤죽박죽 엉키는 파일들의 홍수에 고통을 받는다.

문서 작업과 정리를 간단히 할 수 있는 방법을 고민할 필요가 없다. 아이엠솔루션(IM SOLUTION)의 오피스큐(OfficeQ)는 문서의 정리와 작업을 한 번에 해결할 수 있는 프리웨어로 개인과 기업 모두 활용 가능하다. 무엇보다 설치방식이 아닌 실행파일 구성으로 하드디스크나 이동식 저장장치에 담아 놓으면 언제든 불러 와 작업이 가능하다는 장점이 있다.

문서 관리를 내 마음대로

오피스큐를 실행하면 기본적으로 문서 관리를 위한 창이 등장한다. 대부분의 문서 관리는 좌측에 마련된 창에서 해결할 수 있다. 자세한 기능을 알아보고 싶다면 좌측 상단에 있는 도움말을 클릭하자. 관리 창에서는 사용자가 원하는 대로 문서 정리가 가능하다. 새로운 오피스 데이터베이스(DB)를 생성해서 관리하는 것도 가능하다.

기본 메뉴로는 편집일순 정리와 목차순 정리가 제공된다. 휴지통에는 사전에 지운 파일이 이동하는데. 확실히 지우고 싶다면 휴지통에서 완전 삭제 가능하다.

오피스큐는 데이터간 정보를 연결하는 OLE 방식 지원 문서라면 데이터베이스 안에 저장할 수 있다. 한 문서당 2MB 용량 제한이 있다는 점만 참고하면 된다. 대신 오피스큐 내의 문서 작성에서 문서 삽입을 한 경우, 용량 제한이 없다.

파일 정리는 이미지 뿐만 아니라, 다양한 종류의 파일을 연동해 정리할 수도 있다. 여러 파일이 복잡하게 엉켜있을 경우 활용하면 좋은 기능이다. 링크 파일은 더블클릭으로 바로 실행할 수 있으므로 편리하다. 단, 한 문서당 링크파일의 수는 10개로 제한된다.

문서 목록을 인쇄하거나 필요한 문서를 즉시 검색하자

또 다른 장점은 분류한 문서 목록을 인쇄한다거나 필요한 문서를 빠르게 검색할 수 있다는 부분이다. 목록 인쇄는 창 상단에 있는 아이콘을 클릭하면 된다. 어떤 파일들을 정리하고 기록할 때 유용하다. 인쇄물에는 해당 데이터베이스 내의 파일 제목과 목차, 분류, 문서 종류와 링크파일 정도가 기록된다. 파일이 없으면 인쇄가 되지 않는다.

문서 검색은 창의 우측 상단에 자리하고 있다. 여기에 필요한 키워드를 입력하면 즉시 검색할 수 있다. 사용자의 데이터베이스 내 또는 분류한 폴더 내에서 필요한 문서를 찾아준다.

간단한 문서 작성까지

단순히 문서를 분류하고 검색하는 것에서 그치지 않고 문서를 작성하는 기능까지 품은 것이 오피스큐다. 대부분 오피스 애플리케이션은 미리 설치하지 않으면 쓸 수 없다. 아니면 윈도우 내 기본 제공되는 메모장이나 워드패드 같은 보조 소프트웨어를 써야 한다. 오피스큐는 실행 파일만 있으면, 문서 작성이 가능할 정도로 다재다능하다.

문서 작성은 창 중앙에 있는 '문서추가' 아이콘을 클릭하면 된다. 목록인쇄 옆에 있으므로 찾기 어렵지 않다. 클릭하면 문서 작성 창이 새로 나타난다.

여기에는 기본 글자 기반의 문서 작성을 지원하고 필요에 따라 다른 문서를 삽입하거나 파일 링크를 걸어 둘 수 있다. 워드(Word)나 엑셀(Excel), 파워포인트(Powerpoint) 등 OLE 기반의 문서라면, 걸어두고 원할 때 수정도 가능하다. 워드 문서가 링크되면 워드 아이콘이, 기타 오피스 파일이면 해당 아이콘이 나타난다.

파일을 링크한 아이콘을 한 번 더 클릭하면 삽입 문서를 수정하거나 삭제할 수도 있으며, 링크파일은 이미지나 다른 파일을 걸 수 있다. 추가나 수정, 삭제 모두 가능하다.

문서 삽입 가능한 오피스 파일은 설정에서 따로 변경할 수 있다. 설정은 창 좌측 하단에 위치해 있으므로 찾기 쉽다. 클릭하면 기본 글꼴과 폰트 크기 등 간단한 설정 외에 '오피스 OLE ID' 설정도 지원한다. 이를 한컴오피스나 마이크로소프트의 오피스 애플리케이션과 연동할 수 있다.

하지만 이를 쓰기 위해서는 해당 애플리케이션이 설치되어 있어야 한다. 사용자 PC에 어떤 오피스가 설치되어 있는지 확인하고 선택하도록 하자.

자유롭게 쓸 수 있다지만, 특정 환경에서 실행 안 되는 아쉬움도

문서 작성과 편집, 분류까지 한 번에 해결할 수 있는 오피스큐지만, 아쉬움도 있다. 삽입 문서를 DB에 저장하고 관리하는 방식 때문에 한 번 실행한 애플리케이션을 다른 PC에서 실행하면 오류가 발생한다. 해당 DB 파일을 무시하고 새로 생성하는 식으로 개선한다면 간편하게 이동식 저장매체에 담아두고 활용 가능할 듯 하다.

글 / IT동아 강형석 (redbk@itdonga.com)

※본 기사는 네이버 소프트웨어(http://software.naver.com)의 스페셜리뷰 코너에도 함께 연재됩니다.