이것만 알아도 업무의 신! MS 원노트 꿀팁 5종

[IT동아 이상우 기자] 모든 직원이 같은 사무실에 앉아 근무하던 기존 업무 환경에서 벗어나, 시간이나 공간 제약 없이 회사 동료는 물론, 파트너사와 협업하는 환경으로 변화하면서 '어떻게 협업하는가'가 기업의 중요한 고민거리로 떠오르고 있다. 무료 협업툴을 쓰자니 보안이 신경 쓰이고, 새롭게 전문 툴을 쓰자니 비용이 걱정스럽지 않을 수 없다. 이런 고민이라면, 마이크로소프트(이하 MS) 오피스에 기본 탑재된 '원노트'를 주목해 보자. 그저 메모장이겠거니 생각하고 있다면 오산이다. 원노트는 놀라운 협업 도구이자, 워드, 엑셀, 파워포인트, 아웃룩과도 놀라운 호환성을 자랑하는 오피스 프로그램이다. 그리고 몇 가지 숨은 팁을 알게 된다면 스스로를 '협업의 신'이라 불러도 좋을 것이다. 오늘은 MS 원노트 꿀팁 5종을 소개한다.

1. 멀티미디어 형식으로 메모하고 검색하기

장시간의 마라톤 회의를 진행하면서 회의 내용을 정리하다 보면 메모장과 같이 텍스트만 기입할 수 있는 프로그램이 아쉬울 때가 많다. 때로는 자세한 내용을 그대로 음성으로 녹음할 필요가 있고, 영상으로 녹화하고 싶을 때도 있는데, 그 때마다 다른 기기를 꺼내면 왠지 회의 내용을 놓칠 것 같아 걱정이 앞선다. MD 원노트는 텍스트는 기본이고, 사진, 음성, 영상, 손글씨까지 가리지 않고 메모할 수 있다. 심지어 영상이나 음성 파일에 있는 내용을 검색해 찾아낼 수도 있다(다만 원노트 내부에서 자동 진행되는 인덱싱 작업이 끝나야 음성 내용을 검색할 수 있다).

2. 이미지에 있는 문자를 텍스트로 추출하기

원노트에서 유용하게 쓸 수 있는 또 다른 기능은 그림 파일에 들어있는 문자를 읽어, 텍스트로 변환해주는 OCR(Optical Character Reader, 광학 문자 판독) 기능이다. 이를 사용하면 스캔한 문서 등에서 텍스트를 추출해 수정 가능한 형태로 전환할 수 있다. 또한, 최근 MS가 발표한 오피스 렌즈(Office Lens, 안드로이드/iOS/윈도폰 등에서 사용 가능) 애플리케이션을 활용하면 회의실 화이트보드에 기록한 내용을 즉석에서 촬영해 원노트에 저장하고, 필요한 부분을 수정할 수 있어 회의를 많이 하는 직장인(특히 팀 막내)의 회의록 작성 시간을 단축 시켜줄 것으로 보인다.

3. 인터넷에서 찾은 이미지 자동으로 출처 달기

사무실에서 업무를 하면서 상사로부터 많이 듣는 말 중 하나가 '자료 출처가 어디야?'일 것이다. 성격이 꼼꼼해서 모든 자료에 출처를 함께 달아놓는다면 문제가 없겠지만, 대부분은 출처는 잊는 경우가 많다. 원노트는 출처를 자동으로 기록하는 기능이 있어, 이를 설정해 놓기만 하면 웹에서 복사하는 모든 메모를 출처와 함께 자동 기록할 수 있다.

4. 노트내 섹션별 암호 설정하기

사내에서 협업을 하면서 골치가 되는 문제 중 하나는 보안이다. 업무를 하는데 있어 직급별, 업무별로 공유하는 자료를 선별할 필요가 있는데, 그때마다 자료를 구분해 공유하는 것은 불편하며, 자칫 파일이 잘못된 사람에게 간다면 보안상 위험이 생길 수도 있다. 원노트에는 섹션별 비밀번호를 설정할 수 있어 보안 문제를 해결할 수 있게 해준다.

5. 원노트로 작성한 회의록을 아웃룩과 연동하기

이메일 클라이언트인 아웃룩은 일정을 공유하고, 파일을 전달하고, 업무를 지시하는 데 있어 유용한 프로그램이지만, 협업에 최적화된 툴은 아니다. 이런 아웃룩이 원노트와 연동되면 훌륭한 협업 툴이 된다. 원노트에는 작성한 메모나 회의록을 클릭 한 번으로 아웃룩 메일과 연동할 수 있다.

글 / IT동아 이상우(lswoo@itdonga.com)