국제 표준 문서? PDF 파일을 사용해보자

PDF(Portable Document Format)는 어도비가 개발한 개방형 문서 파일 형식이다. PDF는 운영체제, 플러그인 등 컴퓨터 사용 환경과 관계없이 똑같은 문서 내용 표현할 수 있는 것이 특징이다. 즉 컴퓨터만 있으면 언제 어디서나 똑같은 형태의 문서를 볼 수 있다는 의미다. 또한, 인쇄를 위한 PDF 문서의 경우 언제나 같은 규격으로 인쇄할 수 있다. 여기에 암호화 및 압축 기술을 통해 내용을 변조하기 어려운 것도 장점이다. 이런 특징을 살펴보면 종이 문서의 장점을 그대로 전자화했다고 볼 수 있다.

문서 형식이 공개돼 있으며, 지난 2008년 7월에는 국제표준화기구(ISO)에서 국제 표준으로 인정받았다(ISO 32000-1:2008). 이와 함께 PDF 표준 기술에 관한 협의는 ISO에서 진행한다. 국내의 경우 과거 정부기관은 대부분의 문서를 한컴오피스(HWP) 형태로만 제작했지만, 최근에는 이 PDF 형식까지 함께 제작해 배포하고 있다.

PDF 파일을 만들어보자

우선 PDF 파일을 생성하는 방법을 알아보자. 사실 PDF 파일을 생성할 수 있는 소프트웨어는 다양하다. 예를 들면 마이크로소프트의 워드나 엑셀 등은 물론, 한글과퓨터의 한글, 한셀 등 사무용 소프트웨어 대부분은 '다른 이름으로 저장'에서 PDF 형식을 선택할 수 있다. 뿐만 아니라 어도비의 포토샵(사진 편집), 인디자인(잡지 제작) 등의 소프트웨어도 비슷한 방식이다.

다만 마이크로소프트 원노트의 경우 저장 방식이 약간 다르다. 원노트는 파일을 PC에 저장하는 것이 아니라 클라우드 저장소에 저장하고, 이 정보를 동기화하는 소프트웨어다. 이런 이유에서 '저장'이라는 기능이 없다. 때문에 '내보내기' 항목을 선택해 PDF를 선택해야 한다.

PDF 제작을 위한 전용 소프트웨어도 있다. 어도비의 아크로뱃 11 프로(Acrobat XI Pro)가 대표적이다. 아크로뱃 11 프로는 유료 소프트웨어로, 텍스트나 이미지뿐만 아니라 동영상/음악 등의 멀티미디어 삽입 기능, 저작권 관리 기능, 문서 변환 기능 등을 제공한다.

현재 네이버 소프트웨어에서 제공하는 버전은 30일 체험판이며, 제품 패키지 가격은 60만 원 정도다. 사실 일반 사용자라면 전문적인 PDF 파일을 사용할 일이 드무니 다른 사무용 소프트웨어를 통해 PDF 파일을 만들면 된다. 참고로 어도비 CC(Creative Cloud) 구독자라면 별도의 추가비용 없이 아크로뱃 11 프로를 이용할 수 있다.

PDF 파일을 워드나 엑셀 등 다른 파일 형식으로 변환하는 기능도 지원한다. 사실 이런 기능을 제공하는 소프트웨어는 많으며, 무료 소프트웨어도 있다. 그렇다면 아크로뱃 11 프로만의 차별점은 무엇일까? 간단하다. 출력한 파일의 완성도가 높다. 글씨체를 제외한 대부분의 서식을 그대로 재현하며, 본문뿐만 아니라 표나 그림까지도 놓치지 않고 가져온다. 참고로 기타 변환용 무료 소프트웨어는 서식이 깨지거나 그림 파일을 인식하지 못하는 경우가 대부분이다.

게다가 출력할 수 있는 파일 형식도 다양하다. 워드나 엑셀은 물론, 파워포인트, 이미지, HTML 문서 등 다양한 형식을 지원하는 것도 장점이다.

PDF 파일을 읽어보자

이제 PDF를 읽을 수 있는 소프트웨어를 알아보자. 시중에는 이를 위한 소프트웨어가 상당히 많다. 우선 PDF를 개발한 어도비는 어도비 리더 11(Adobe Reader XI)을 무료로 제공한다. 전체적인 인터페이스를 보면 아크로뱃 11 프로에서 문서 보기 기능만 남겨놓은 모습이다.

어도비 리더 11은 단순한 PDF 파일 읽기 기능 외에도 텍스트 및 서명 추가, 주석 달기 등의 기능을 제공한다. 서명의 경우 손(마우스)으로 그리거나 이미지 파일(서명이나 도장을 스캔한 파일)을 사용할 수 있으며 인증서를 사용한 서명도 가능하다. 다만 텍스트 추가 기능으로는 기존 파일의 텍스트를 수정하거나 제거할 수 없으며, 단순히 새로운 텍스트를 추가하는 것만 가능하다.

만약 일정한 비용을 지불하면 PDF 파일을 제작하는 기능도 추가로 제공한다. 월 9.99 달러(1년 정기 구독 시 월 7.5달러)면 기본적인 기능 외에도 PDF 파일로 변환, 문서 병합해서 PDF로 만들기, PDF 파일을 MS 워드/엑셀,파워포인트 등으로 출력하기, 온라인으로 대형 파일 전송 등의 기능을 제공한다. 이 중 PDF 파일을 MS 워드/엑셀/파워포인트로 변환하기 기능만 이용할 때는 월 1.99달러만 지불하면 된다.

페이지 보기 기능은 한 페이지 보기, 두 페이지 보기 등이 있다. 페이지를 넘기는 방식은 마우스 휠 스크롤이나 페이지 업/다운 버튼을 눌렀을 때 웹 페이지처럼 스크롤 하는 방식과 페이지 자체를 넘기는 방식으로 나뉜다. 이 설정은 상단 메뉴 중 보기 > 페이지 표시에서 변경할 수 있다.

국내 소프트웨어 중에서는 '다뷰인디'가 대표적이다. PDF뿐만 아니라 한글(HWP), 워드(DOC), 엑셀(XLS), 파워포인트(PPT) 등 현존하는 대부분의 문서 형식을 지원한다. 여기에 캐드(CAD) 도면 파일까지 지원하기 때문에 범용성이 높다.

페이지 보기 기능이나 미리 보기 축소판 등 어도비 리더 11과 대부분 비슷한 수준의 기능을 지원하지만, 읽기 기능 외에 특별한 추가 기능은(MS 오피스 등의 문서 형식으로 출력, PDF 파일로 변환 등) 없다.

다뷰인디의 특징적인 기능은 검색이다. 상단 툴바의 검색창에 특정 단어를 입력하고 엔터(혹은 검색 단추)를 누르면 현재 열고 있는 문서의 모든 단어를 검색해준다. 특히 검색 이후 화면 오른쪽에 나타나는 창에는 해당 단어가 들어간 문장과 페이지(쪽)를 보여주기 때문에 조금 더 빠르고 정확하게 원하는 내용을 찾을 수 있다. 종이 책 가장 뒤쪽에 있는 '찾아보기'와 같은 개념이다. 이는 논문이나 PDF 형식의 전자책 같은 파일에서 필요한 자료를 찾을 때 사용하면 좋다.

PDF 파일을 합쳐보자

앞서 말한 것처럼 PDF 파일은 일반 소프트웨어로는 수정하거나 편집할 수 없다. 게다가 파일 본문의 텍스트를 메모장이나 워드프로세서에 그대로 복사 > 붙여넣기 해도 서식이 깨지는 경우가 많다. 그런데 필요에 따라 여러 문서를 하나로 모아야 하는 경우가 있다. 예를 들면 두 개의 워드 파일을 하나로 합쳐 문서를 완성하는 경우다. 만약 두 파일이 모두 워드 파일이라면 단순히 복사 > 붙여넣기 하는 것만으로 텍스트는 물론 본문 서식이나 다양한 객체(사진, 표 등)를 그대로 가져올 수 있다. 반면 PDF 파일은 편집용 소프트웨어 없이 이 작업이 불가능하다. 그렇다면 PDF 파일을 이런 방식으로 합칠 수는 없을까? 이 때는 파일 자체를 병합해주는 소프트웨어를 사용하면 된다.

PDF Merge Tool은 이름 그대로 PDF 파일을 병합(Merge)해주는 소프트웨어로, 간단한 사용 방식이 특징이다. 'Add' 버튼을 누른 뒤 합칠 PDF 파일을 선택하면 된다. 이 방법으로 파일을 찾는 것이 번거롭다면 파일을 창에 끌어다 놓는 것만으로 파일을 추가할 수 있다.

파일 추가를 마쳤으면 오른쪽에 있는 'Move Up/Down' 버튼을 눌러 파일의 순서를 정하자. PDF 파일에 나타나는 문서의 순서는 이 순서와 같으니 참고하자. 이후 순서 정렬을 마치면 좌측 하단의 'Merge' 버튼을 눌러 작업을 완료하면 된다.

글 / IT동아 이상우(lswoo@itdonga.com)

※본 기사는 네이버 소프트웨어(http://software.naver.com/)의 스페셜리뷰 코너에도 함께 연재됩니다